11 Tipps für ein effektives Zeitmanagement für vielbeschäftigte Büromanager

Zeitmanagement-Tipps für Büroleiter

Hör auf mich, wenn dir das bekannt vorkommt ...



Sie kommen früh ins Büro, um den Tag zu zerstören und vielleicht einmal pünktlich rauszukommen. Sie erstellen pflichtbewusst Ihre To-Do-Liste und knacken die ersten paar Punkte.

Aber gegen 9:30 Uhr kommen die Unterbrechungen - Ihr Chef braucht Sie, um einen kurzen Auftrag zu erledigen, ein unangekündigter Besucher braucht Aufmerksamkeit, Ihre Mitarbeiterin braucht Hilfe beim Neustart ihres Computers.

Das nächste, was Sie wissen, ist 16:45 Uhr, und Sie haben auf wundersame Weise mehr Dinge auf Ihrer To-Do-Liste als zu Beginn.



Für Büroleiter, eine Gruppe, die zunehmend aufgefordert wird, mit weniger mehr zu erreichen, ist die Zeit besonders knapp.

Dies war eine wichtige Erkenntnis in unserem 2018 Status des Office Manager-Berichts , eine erste Studie dieser Art mit Hunderten von Büroleitern aus fast 70 verschiedenen Branchen. Auf die Frage nach den wichtigsten Herausforderungen antworteten die Büroleiter am häufigsten mit „hoher Arbeitsbelastung / zu wenig Zeit“ (37,5%).

Dies gilt trotz der Tatsache, dass Büroleiter dazu neigen, lange zu arbeiten. Fast die Hälfte der Befragten gab an, durchschnittlich mehr als 8 Stunden am Tag zu arbeiten. 14% gaben 10-Stunden-Tage an.



Eisbrecher-Spiele für Erwachsene

Dieser Zeitmangel ist nicht allzu überraschend, wenn man bedenkt, wie stark der Umfang des Office Managers in den letzten Jahren zugenommen hat. Büroleiter haben nicht nur administrative Aufgaben, sondern auch Veranstaltungsplanung, kulturelle Entwicklung, Onboarding und andere Aufgaben, die traditionell unter HR, Finanzen oder Betrieb fallen.

(PS - Wenn Sie ein Office Manager oder Assistent sind, Treten Sie hier unserer privaten FB-Gruppe bei . Es ist ein OrtKontakte knüpfen, zusammenarbeiten und Ratschläge austauschen, wie Sie das breite Spektrum der Herausforderungen bewältigen können, denen Sie in Ihrer Rolle gegenüberstehen.)

Für Büroleiter ist die Experten Zeitmanagementfähigkeiten sind ein Muss für jeden, der sich in der Rolle auszeichnen möchte.

Deshalb haben wir diese Liste von Office Manager-Time-Hacks zusammengestellt - bewährte Tricks der erfahrensten und erfolgreichsten Office Manager der Welt. Wir haben sie in einige Kategorien unterteilt, damit Sie leichter finden, was Sie brauchen - und hoffentlich ein wenig Zeit sparen!

Der beste Weg, um die Vorschläge in diesem Beitrag zu erstellen, zu verfolgen und zu überwachen, ist mit einer Produktivitätssoftware wie Montag .

Montag Gif

Organisation & Aufgabenverwaltung

Wenn Sie einen kleinen Teil Ihrer Zeit im Voraus in die Organisation investieren, kann sich dies später auszahlen (und Ihnen ernsthafte Kopfschmerzen ersparen).

Auch wenn Sie sich für ziemlich gut organisiert halten, finden Sie hier einige Tipps für Fortgeschrittene.

1. Planen Sie Ihre Woche im Voraus

'Zu versagen zu planen ist planen zu versagen.'

Als Büroleiter ist dies mehr als ein motivierendes Zitat - es ist ein Motto, nach dem man leben muss.

Zumindest sollten Sie Ihren Kalender am Abend zuvor planen, um sicherzustellen, dass Sie als erstes am Morgen den Boden erreichen.

Möchten Sie noch mehr Zeit sparen? Planen Sie Ihre gesamte Woche im Voraus.

Zeitplan Kalender

Mit der wöchentlichen Planung können Sie Ihren Kalender am Ende eines jeden Arbeitstages ohne großen Aufwand schnell anzeigen und optimieren (anstatt jeden Abend von vorne zu beginnen).

Es macht es auch einfacher, ganzheitlich zu planen und Ihre täglichen und wöchentlichen Aktivitäten mit längerfristigen Zielen zu verbinden. Das liegt daran, dass Sie sich bei der täglichen Planung in der Regel auf die Bäume konzentrieren, während Sie bei der wöchentlichen Planung den Kopf nach oben heben und den gesamten Wald sehen können.

Freitagnachmittag oder Sonntagabend ist normalerweise die beste Zeit für die wöchentliche Planung, wenn Sie nicht durch eingehende E-Mails abgelenkt werden.

Spirit Day Ideen für die Arbeit

2. Priorisieren Sie mit entscheidenden Ergebnissen

Entscheidende Ergebnisse ist ein System, das Dcbeacon CEO Sean Kelly entwickelte sich in den frühen Tagen seiner unternehmerischen Reise als eine Möglichkeit, bei der Arbeit zu bleiben, als er und seine Geschäftspartner versuchten, große Dinge selbst zu erreichen (d. H. Niemand außer sich selbst zur Rechenschaft zu ziehen).

Die Praxis hat ihm so gute Dienste geleistet, dass er sie bei Dcbeacon aufbewahrte, wo sie die Wachstumskultur und die radikale Rechenschaftspflicht des Unternehmens mitgeprägt hat.

Es funktioniert so:

Entscheidende Ergebnisse gliedern diese großen vierteljährlichen oder jährlichen Ziele in wöchentliche und tägliche Aufgaben, sodass Sie Ihre Zeit mit Aktivitäten mit hohem Hebel verbringen, die Ihre Ziele vorantreiben. Von Natur aus geht Ihr Alltag immer auf diese größeren Ziele zurück.

Entscheidende Ergebnisse Schritt 4

Entscheidende Ergebnisse haben auch einen weniger offensichtlichen Vorteil. Sie kennen Ihre 50 Zeilen lange Aufgabenliste? Sie werden das nie an einem Tag erledigen, was bedeutet, dass Sie den Tag immer mit dem Gefühl beenden werden, dass Sie nicht alles erledigt haben.

Selbst wenn Sie täglich 10 Aufgaben haben, können Sie an einem guten Tag sieben davon erledigen.

Und wirklich - das ist eine großartige Leistung! Sie haben sieben wichtige Gegenstände zerstört. Da Sie jedoch zehn Elemente auf Ihrer Liste hatten, haben Sie immer noch das Gefühl, dass Sie das, was Sie erreichen möchten, nicht abgeschlossen haben.

Wenn Sie sich auf nur drei tägliche Aufgaben konzentrieren, beenden Sie jeden Tag mit der Zufriedenheit zu wissen, dass Sie Ihre drei Aktivitäten mit dem höchsten Hebel abgeschlossen haben.

Hier finden Sie eine ausführlichere Erklärung Informationen zur Funktionsweise des Systems der entscheidenden Ergebnisse sowie eine Tabellenvorlage, die Sie für sich und Ihr Team herunterladen können.

3. Verwenden Sie einen Notizblock im Daily Docket-Stil

Dieser Tipp stammt von OM Extraordinaire Windi aus Indiana:

'Der Wechsel von einer traditionellen Aufgabenliste zu einem täglichen Notizblock war für mich äußerst hilfreich.'

Mit dem Daily Docket können Sie nicht nur Ihren ganzen Tag auf einer Seite anzeigen, sondern auch Termine, Besorgungen, Aufgaben und Notizen trennen, um alles zu organisieren. Es ist einfach und doch effektiv.

Windi stimmt zu:

'Ich mag es, dass es mir hilft, Aufgaben zu priorisieren und Elemente und Erinnerungen für die Person und die Komitees zu verfolgen, die ich unterstütze.'

Sie empfiehlt Dieses tägliche Docket Pad von InkWell Press .

4. Aufgabenverwaltungssoftware

Willst du papierlos gehen? Aufgabenverwaltungssoftware wie Montag und Bienenstock sind zwei sehr beliebte digitale aufgaben und Projektmanagement-Software Dies kann das Verfolgen von Fortschritten bei wichtigen Aufgaben zum Kinderspiel machen.

Spirit Day Ideen für die Arbeit

Heather, eine Büroleiterin aus Los Angeles, erläutert:

„Montag ist hilfreich für die Organisation von Aufgaben für Tage / Wochen / Monate usw. Hive ist beeindruckend für die Organisation meiner großen Konferenzen / Veranstaltungen. Beide Tools können auch mit anderen Personen in Ihrem Team als Tool für die Zusammenarbeit verwendet werden. “

Ablenkungen beseitigen

Wir bei Dcbeacon sagen gern: Wenn Sie schnell fahren möchten, müssen Sie die E-Bremse lösen, bevor Sie Gas geben können.

Mit anderen Worten, Sie können keine hohe Leistung erwarten, ohne zuerst die Dinge zu eliminieren, die Sie zurückhalten.

Wenn es um Produktivität geht, bedeutet dies, Ablenkungen zu vermeiden. Hier erfahren Sie, wie Sie die Ablenkungen minimieren, die Ihre Zeit jeden Tag kosten.

5. Verwenden Sie ein Ticketingsystem für eingehende Anfragen

Eine der größten Herausforderungen für Office Manager besteht darin, dass Teammitglieder aus der gesamten Organisation häufig zu Ihnen kommen, um ihre Probleme zu lösen. Es kann nicht nur schwierig sein, all diese eingehenden Anfragen zu verfolgen, sondern diese ständigen Unterbrechungen verhindern auch, dass Sie die wichtigen Dinge erledigen.

Ein Ticketingsystem sorgt dafür, dass nichts durch die Ritzen rutscht, und ermöglicht Ihren Teamkollegen, ihre Anfrage zu protokollieren, während Sie Ihre Anfrage unterbrechen Arbeitsablauf .

Office Manager Norah ist ein Fan von ZenDesk für diesen Zweck.

„Ich habe ZenDesk so eingerichtet, dass die Leute mir eine E-Mail an eine spezielle Büro-E-Mail-Adresse senden können, und es wird ein Ticket in ZenDesk erstellt“, erklärt sie. 'Auf diese Weise kann ich meine Tickets verwalten und sie als vollständig markieren, wenn sie fertig sind!'

Wenn ZenDesk in Ihrem Unternehmen keine Option ist, finden Sie hier eine DIY-Lösung von OM Megan.

„Ich habe [eine Excel-Tabelle], die ich in einem Netzwerk habe, das ich aktualisiere.

Wenn mir jemand eine E-Mail sendet, in der er mich auffordert, etwas zu tun, werde ich sie auf diese Liste setzen. Ich habe es als die Aufgaben eingerichtet, die ich habe.

Oben habe ich Aufgaben, die in der Warteschleife liegen. Ich habe wiederkehrende Aufgaben, wie sie sind, welche Aufgabe sie haben, welchen Status sie haben, wann die Fälligkeitstermine vorliegen, wer verantwortlich ist, an wen sie gesendet werden müssen, und dann habe ich Aufgaben, die in Bearbeitung sind . Alles ist veraltet.

Jede Woche mache ich ein neues Blatt, damit ich alte durchgehen kann.

Es geht nur darum, fleißig zu sein und es zu aktualisieren. Außerdem drucke ich die E-Mail-Anfrage mit einer E-Mail aus und behalte den Stapel Papier mit den zu erledigenden Aufgaben. Dann werde ich es mit meiner Liste vergleichen, um sicherzustellen, dass es dort ist und fertig ist. '

Megan war großzügig genug, um eine Excel-Vorlage bereitzustellen, mit der Sie ihr System selbst ausprobieren können. Sie können diese Vorlage hier herunterladen .

6. Stellen Sie Ihr Telefon auf Graustufen ein

Graustufen-iPhone

Haben Sie sich jemals gefragt, warum diese kleinen Benachrichtigungspunkte in all Ihren Apps rot sind? Es ist kein Zufall.

App-Hersteller haben ihre Designs unermüdlich getestet und wissen, dass ein roter Punkt mit einer Zahl für uns fast unmöglich ist, der Überprüfung zu widerstehen. Um das Engagement für ihre Apps zu maximieren, haben sie Ihr Smartphone effektiv zur effizientesten Ablenkungsmaschine der Welt gemacht.

Die gute Nachricht ist, dass es eine einfache Möglichkeit gibt, dagegen anzukämpfen: Schalten Sie Ihr Telefon in den Graustufenmodus.

Eine lustige Sache passiert, wenn diese kleine Benachrichtigungsnummer in Ihrer Instagram-App grau statt leuchtend rot ist. Sie sind plötzlich viel weniger versucht herauszufinden, wer Ihren letzten Beitrag kommentiert hat.

Gewichtsverlust Herausforderungen bei der Arbeit

Hier erfahren Sie, wie es geht für das iPhone .

7. Verwenden Sie die Pomodoro-Methode

Multitasking. Wir sind alle schrecklich darin.

Unser Gehirn ist einfach nicht darauf ausgelegt, mehr als eine komplexe Aufgabe auf hohem Niveau auszuführen. (( Es ist Wissenschaft .)

Die Pomodoro-Methode ist a Zeitmanagement-Technik Auf diese Weise können Sie sich über einen überschaubaren Zeitraum auf eine Aufgabe festlegen - 25 Minuten. Studien haben gezeigt, dass sich die meisten Menschen durchschnittlich 45-50 Minuten lang nur auf eine Aufgabe mit einem hohen Leistungsniveau konzentrieren können.

Gehe zu omato-timer.com und probieren Sie es selbst aus.

Tomaten-Timer

8. Planen Sie Ablenkungen

Seien wir ehrlich, es ist unrealistisch zu glauben, dass Sie niemals Ihr Telefon abheben werden, um soziale Medien, Ihre Lieblingsnachrichtenseite oder den eingehenden Text Ihrer Mutter zu überprüfen.

Stellen Sie sich nicht auf ein Scheitern ein, indem Sie unrealistische Erwartungen an sich selbst stellen. Planen Sie stattdessen Zeit ein, um ein- oder zweimal am Tag zehn oder fünfzehn Minuten lang weniger als produktiven Aktivitäten nachzugehen.

Wenn wir Zeitplan sagen, meinen wir, dass Sie tatsächlich 'Blick auf soziale Medien' in Ihren Kalender aufnehmen. Wenn Sie sich ab und zu Ihre Lieblingsablenkung erlauben, wird dies weniger verlockend und hilft Ihnen, den größten Teil Ihres Tages auf dem Laufenden zu bleiben.

Kommunikation

Ich habe kürzlich ein Interview mit geführt Seth Epstein , einer der besten kreativen Führungskräfte in Los Angeles, und er sagte etwas, das wirklich ins Schwarze getroffen hat - fast jedes Problem im Leben oder im Geschäft kann mit besserer Kommunikation gelöst werden.

Die Probleme, mit denen Office Manager konfrontiert sind, sind normalerweise keine Ausnahme. Viele der Herausforderungen, die sich systemisch oder sogar unlösbar anfühlen, können häufig durch eine bessere Kommunikation behoben werden. Hier sind einige Kommunikationstipps, die Ihnen das Leben erleichtern und Ihnen auf lange Sicht Zeit sparen.

9. Verwenden Sie Slack für die interne Kommunikation

Interne Messaging-Apps bieten gegenüber der E-Mail für die interne Kommunikation einige deutliche Vorteile, darunter Benutzerfreundlichkeit, größere Transparenz und die Integration in Tonnen von Apps von Drittanbietern. Sie sind eine großartige Möglichkeit, Informationssilos zu entfernen, die durch E-Mails entstehen.

Office Manager Norah empfiehlt Slack:

„Wir verwenden Slack häufig und es eignet sich hervorragend für die schnelle Kommunikation und das Delegieren von Aufgaben.“

schlaffe Snacknation

10. Streben Sie nach Klarheit

Es mag wie gesunder Menschenverstand erscheinen, aber wir haben dies immer wieder von Office-Managern gehört - stellen Sie sicher, dass die Erwartungen und Ergebnisse von Anfang an klar sind. Sie sparen auf lange Sicht jede Menge Zeit.

Es ist wirklich so einfach wie Fragen zu stellen, wenn etwas nicht ganz klar ist.

Gewichtsverlust Herausforderungen bei der Arbeit

Ein weiteres großartiges Sprichwort: Probleme werden mit zunehmendem Alter nicht besser. Wenn sich ein Projekt überwältigend anfühlt, aus dem Ruder läuft oder einfach nicht funktioniert, tun Sie eher früher als später etwas dagegen.

Auf lange Sicht sparen Sie immer Zeit, um Ihren Chef eher früher als später anzusprechen.

11. Sag einfach nein

Wie oft am Tag werden Sie von jemandem in Ihrer Organisation unterbrochen, der gerade Hilfe bei etwas benötigt? Wie oft hören sie auf zu überlegen, ob Sie an etwas Wichtigem arbeiten?

Ich würde wetten, dass diese Antworten 'viel' und 'nie' sind.

Unterbrechungen dieser Art sind wahrscheinlich die häufigste Art und Weise, wie Office-Manager aus der Bahn geraten und Zeit damit verschwenden, sich neu zu konzentrieren.

Es mag verlockend sein, ein „Ja“ -Mann oder eine „Ja“ -Frau zu sein und instinktiv zu allem Ja zu sagen, aber Nein zu Anfragen zu sagen, die nicht zu unternehmenskritischen Zielen beitragen, ist eine absolute Notwendigkeit - und kann ein Lebensretter sein, wenn es darum geht Zeit verwalten.

Gratis Bonus: Holen Sie sich eine PDF-Version des State of The Office Manager-Berichts 2018 . Wir haben 572 Büroleiter befragt, um 10 Imbissbuden zu ermitteln, mit denen Sie Ihre Ziele erreichen und Herausforderungen bewältigen können. Erfahren Sie außerdem, welche anderen Office Manager bezahlt werden (und wie Sie mehr verdienen können)!

Welche Tipps und Tricks haben Sie entwickelt, um sich Zeit zu nehmen? Teile sie in den Kommentaren unten!