Der 2021 Surest-Leitfaden zum Organisieren eines Office-Ablagesystems

Begrüßen Sie ein neues Jahrzehnt und verabschieden Sie sich von der Verwirrung alter und veralteter Büroablagesysteme. Da es einfacher geworden ist, den besten Weg zu finden, um Papierdateien zu organisieren und neue Ablagetechnologien bei der Arbeit zu integrieren, ist jetzt der perfekte Zeitpunkt, um sich zu organisieren!

Wir haben eine Reihe wichtiger Schritte für Unternehmen jeder Größe festgelegt, die versuchen, ein Büroablagesystem zu integrieren. Willkommen beim Go-to-Office-Handbuch, von der Verwaltung von Computerdateien bis hin zu einfachen Office-Hacks.



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Die Aussicht, ein Büroablagesystem zu starten, zu organisieren oder aufzuräumen, hat die Macht, selbst die Mutigsten unter uns hinter einer Liste anderer, wichtigerer „Aufgaben“ zu verstecken. Du musst dich nicht mehr verstecken! Diese praxiserprobten Tipps helfen Ihnen dabei, Ihr Büroablagesystem in einen präzisen Zustand zu versetzen.

Viele dieser Tipps kamen direkt von unserer Facebook-Gruppe von Büromanagern! Sehen Sie, welche Nuggets an Weisheit unsere Community zu bieten hat, und springen Sie in die Konversation ein. Treten Sie der Gruppe hier bei.



Tipps zur Office-Einreichung Schnellsuche:

Farbcode

Die Menschen haben Farbcodierungen vorgenommen, seit Bürounterlagen - und die Büroablagesysteme, um sie zu organisieren - vor Jahrzehnten zu einer Tatsache des Lebens wurden. Die bewährte Technik der Farbcodierung versagt nie und ist relativ schnell und einfach durchzuführen, selbst wenn Sie über ein besonders komplexes Ablagesystem verfügen. Die Farbcodierung wird Sie dazu inspirieren, Dateien in sinnvolle Kategorien zu sortieren, Dateien schnell zu finden und dem Ablageprozess Spaß zu machen.

Diese Organisationstechnik ist der perfekte Weg, um Papierstapel in geordnete Pakete zu verwandeln, die bestmöglich vorhersehbar sind. Das Beste ist, dass die Farbcodierung sowohl für physische als auch für digitale Dateien funktioniert. Wenn Sie beide Dateitypen organisieren müssen, können Sie problemlos für jede Datei dasselbe Farbcodierungssystem verwenden.



Wie man:

  • Sehen Sie sich alle Dateien an, die Sie zum Organisieren benötigen, und legen Sie einige Organisationskategorien fest. (Es kann einige Durchgänge dauern, um Muster wirklich zu erkennen und Ihre Kategorien zu skizzieren.)
  • Weisen Sie jeder Kategorie eine Farbe zu. (Einige Kategorien umfassen Finanzen, Personal, Verträge und Einrichtungen.)

Überprüfen Sie die Kategorien mit Ihren Teams und Führungskräften. Die Farbabstimmung funktioniert nicht, wenn niemand die von Ihnen ausgewählten Kategorien versteht.

  • Sammeln Sie Materialien für die Farbcodierung. (Dies können farbige Ordner sein, die auf ein Bücherregal gestellt werden sollen, oder einfach bunte Washi Tape-Stücke, die auf Aktenschrankschubladen geklebt werden können.)
    • Swag.com bietet Tonnen von Organisationsprodukten in leuchtenden Farben, die sich perfekt für die Farbcodierung eignen.Diese Auswahlmöglichkeiten haben einen Vorteil gegenüber anderen Optionen, da Sie sie mit dem Logo Ihres Unternehmens oder anderen Designs drucken lassen können.
    • Schauen Sie sich diese anpassbaren Goodies für Büroorganisationen an:

Pop-Desk-Tray-SnckNation-Logo

  • Mach die Farbcodierung! Sortieren Sie Ihre Dateien in farbcodierte Kategorien und spüren Sie den organisatorischen Zen-Zen mit jeder Datei, die Sie ablegen (oder per Drag & Drop), in ein ordentliches, farbcodiertes Gefäß.
  • Erstellen Sie ein Regelblatt mit Kurzreferenz, um sich selbst (beim Hinzufügen neuer Dateien) und allen anderen, die Ihnen in Zukunft bei der Organisation des Office-Ablagesystems helfen, den Farbcodierungsprozess zu erleichtern.

farbcodiertes Ablagesystem

Warum es funktioniert:

Die Farbcodierung ähnelt dem Lernprozess, der als 'Chunking' bezeichnet wird. definiert durch den eLearning Coach als '... die Strategie, Informationen in mundgerechte Teile zu zerlegen, damit das Gehirn neue Informationen leichter verdauen kann.'

Wenn Sie einen Berg Papier farblich kennzeichnen, verwandeln Sie eine zufällige Menge von Informationen in Blöcke, die Sie und Ihr Gehirn leicht sortieren können, wenn Sie etwas Bestimmtes suchen müssen. Wenn Sie eine Rechnung in einem Stapel Papier finden müssen, werden Sie möglicherweise überfordert und geben auf. Wenn Sie jedoch eine Rechnung in Ihrem neuen farbcodierten System finden müssen, müssen Sie nach der grünen Flagge suchen bezeichnet 'Finanzielle Unterlagen'.

Digitalisieren

Wenn Sie Dateien digitalisieren, erstellen Sie im Wesentlichen ein papierloses Ablagesystem. Vielen Menschen fällt es viel einfacher, ein digitales Ablagesystem über ein Papierablagesystem zu organisieren, nachdem jede Papierdatei in ein digitales Format konvertiert wurde. Wenn Sie Ihre Dateien digitalisieren möchten, müssen Sie zunächst Ihre alten Dateien scannen und konvertieren. Dieser Vorgang kann zeit- und arbeitsintensiv sein.

Wie man:

Besonderer Dank für Francisco von unserem Facebook-Gruppe für die Darstellung dieser Hinweise!

  • Entscheiden Sie, wie Dateien digital organisiert werden sollen. Wirst du eine verwenden Out-of-the-Box-Softwarelösung , ein Netzwerklaufwerk, das von Ihrer eigenen IT-Gruppe (Informationstechnologie) verwaltet wird, oder eine kostenlose Cloud-Plattform wie Google Drive ?
  • Verwenden Sie ein zuverlässiges und effizientes Scangerät. (Francisco benutzte a Richo Maschine mit der Fähigkeit, Dokumente zu scannen und an vorab zugewiesene Ordner im Netzwerk zu senden.)

Francisco empfiehlt auch:

„Stellen Sie fest, ob Sie über Cloud-Speicher-Backup-Speicherplatz für Ihre Dokumente verfügen. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie mit Dokumenten umgehen, deren Verlust Kunden, Kunden oder anderen Geschäftsbereichen großen Schaden zufügen kann. “

  • Bestimmen Sie, wer Zugriff auf das Hinzufügen und Organisieren von Dateien in Ihrem System hat.
  • Entwickeln Sie eine standardisierte Namenskonvention für gescannte Dateien. Dadurch können die Dateien in Ihrem papierlosen System leicht gefunden und gesucht werden.
  • Francisco empfiehlt, den Dateinamen Datumsangaben (oder mindestens Jahre) hinzuzufügen, damit Sie leichter wissen, wann Sie sie löschen oder archivieren müssen. Penn Libraries hat eine wunderbare Liste von Best Practices für die Benennung von Dateien um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.
  • Erstellen Sie eine Karte Ihres zukünftigen digitalen Ablagesystems. Machen Sie dieses Modell so präzise wie möglich, damit Sie Probleme mit Ihrem Organisationsschema vorhersehen können. Aktualisieren Sie die Karte, wenn Sie das Projekt abgeschlossen haben, um alle Änderungen zu berücksichtigen, die Sie unterwegs vorgenommen haben. Wenn Sie fertig sind, hilft Ihnen diese Karte dabei, Dinge leicht zu finden, wenn Sie Ihr neues System kennenlernen.
  • Scannen Sie Ihre Dokumente:
    • Verwenden Sie einen Stempel oder Aufkleber, um physische Dateien zu markieren, die bereits in das System gescannt wurden.
    • Wenn Ihr digitales Dateisystem dies zulässt, fügen Sie jedem Dokument Schlüsselwörter hinzu, um das Auffinden von Dateien zu erleichtern.
    • Nehmen Sie sich Zeit, um Fehler zu vermeiden. Selbst ein einfacher Fehler könnte es eines Tages unmöglich machen, eine benötigte Datei zu finden. Das Scannen von Dokumenten in Ihr neues System ist ein zeitaufwändiger Vorgang, aber denken Sie daran: Sie werden irgendwann fertig sein!

Digitalisierungs-Ablagesystem

Warum es funktioniert:

Digitale Ablagesysteme automatisieren den Aspekt des Findens von Dateien in Ihrem Büroablagesystem. Anstatt durch Ordner und Stapel zu blättern und dabei Papierschnitte und Kopfschmerzen zu riskieren, können Sie mit einem digitalen System einige Schlüsselwörter suchen oder Dateien in einer alphabetischen Liste sortieren und leicht finden, was Sie wollen.

Digitale Systeme machen es auch einfach, neue Dateien hinzuzufügen und sogar die Verantwortlichkeiten für die Ablage zwischen Teams zu teilen. Das Setup erfordert viel Arbeit, aber die Zeit und der Stress, die Sie danach sparen, sind es wert.

Legen Sie ein Ablaufdatum fest

Dies mag wie ein Betrug erscheinen, aber eine der besten Möglichkeiten, ein Office-Ablagesystem zu organisieren, besteht darin, die zu organisierenden Dateien zu reduzieren. Das Aussortieren von Dateien nach Inhalten kann schwierig werden, da es schwierig ist zu bestimmen, welche Dateien gespeichert und welche Dateien geworfen werden müssen. Das Verwerfen von Dateien nach Alter bietet jedoch eine sichere, standardisierte Möglichkeit, um zu entscheiden, was Sie werfen können.

Wie man:

  • Legen Sie ein Wegwerfalter für Ihre Dateien fest - 1 Jahr, 5 Jahre, 10 Jahre ... was auch immer für die von Ihnen aufbewahrten Dateien und die Art des Geschäfts, das Sie betreiben, angemessen erscheint.
    • Wenn Sie befürchten, dass Sie die Dateien erneut benötigen, verschieben Sie sie einfach in ein nach Jahr geordnetes Archiv oder einen Ordner. (Dies verhindert zumindest, dass Ihr Hauptdateisystem mit veralteten Dokumenten überfüllt wird.)
  • Erstellen Sie eine wiederkehrende Besprechung in Ihrem Kalender - möglicherweise die erste Woche im neuen Jahr -, um eine massive Dateibereinigung durchzuführen.

Warum es funktioniert:

Durch das Verwerfen alter Dateien bleibt Ihr System sauber, organisiert und relevant. Sie sparen außerdem Zeit, um das System funktionsfähig zu halten, und vermeiden dies verschwenden Zeit, Dateien zu organisieren, die niemand mehr brauchen wird.

Teilen und erobern

gruppiertes Ablagesystem

Wenn die zu organisierenden Dateien nur für bestimmte Abteilungen relevant sind, bitten Sie eine Person in jeder dieser Gruppen, ihre Dateien zu organisieren, während Sie eine übergreifende Dateiverwaltungsstruktur erstellen.

Wie man:

  • Erstellen Sie eine Organisationsstruktur basierend auf der Abteilung, anstatt Kategorien zu verwenden, die Dateien basierend auf übergreifenden Themen wie Finanzen oder Personal gruppieren.
  • Teilen Sie die Dateien entsprechend.
  • Bringen Sie die Dateien zu einem Fachexperten aus jeder Abteilung, vorzugsweise zu jemandem, den Sie kennen, der über erstaunliche organisatorische Fähigkeiten verfügt. Bitten Sie diesen Freiwilligen, die Dateien logisch zu organisieren und einen Schlüssel für Ihre Referenz zu erstellen.
  • Sammeln Sie die organisierten Abteilungsdateien und fügen Sie sie Ihrem übergeordneten System hinzu.

Warum es funktioniert:

Indem Sie die Personen, die die Dateien verstehen und darauf zugreifen müssen, bitten, einen Teil des Organisationsprozesses zu übernehmen, stellen Sie sicher, dass Ihr System funktioniert.

Organisieren Sie Dateien an den Wänden

Montieren Sie die Aktenhalter direkt an Ihren Wänden, anstatt einen Aktenschrank oder ein Regal zu verwenden.

Wie man:

  • Legen Sie Ihre Organisationskategorien fest und definieren Sie, welche Dokumenttypen unter die einzelnen Kategorien fallen.
  • Montieren Sie geräumige Wandhalter in einem der öffentlichen Bereiche Ihres Büros. (Holen Sie sich attraktive Inhaber, die zur Marke Ihres Unternehmens passen, damit diese Bemühungen als Initiative für das Bürodesign dienen.) Beschriften Sie jeden Inhaber nach Hauptkategorie und geben Sie dann an, welche Dateitypen in die einzelnen Dateien aufgenommen werden sollen. Überlegen Sie, wie Sie das Etikett für vielbeschäftigte Mitarbeiter in wenigen Sekunden oder weniger verständlich machen können.

Welche Dateien gehen hier?

  • Rechnungen
  • Quittungen
  • Erstattungsanträge
    • Senden Sie eine E-Mail an alle Mitarbeiter des Unternehmens, um Ihren Prozess zu erläutern. Anstatt Ihnen Dateien zu bringen, können die Benutzer diese direkt den Inhabern hinzufügen.
  • Bereinigen Sie die Dateien bei Bedarf einmal pro Woche.

Ablagesystem an der Wand

Warum es funktioniert:

Ideen für die Geistwoche für die Arbeit

Office-Dateien sind kollektive Ressourcen, daher ist es sinnvoll, sie zu organisieren. Während Sie vielleicht ehrgeizige Pläne haben, das Büroablagesystem in einem perfekt organisierten Zustand zu halten, könnte alles auseinanderfallen, wenn und wann Sie beschäftigt sind. Dieses System stellt sicher, dass die Dateien nach Kategorien organisiert bleiben, anstatt sich in einem zufälligen Haufen zu stapeln.

Nach Wichtigkeit organisieren

Jeder, der jemals Dateien durchsucht hat, versteht den brennenden Wunsch, genau das zu finden, was Sie brauchen, anstatt 100 Dinge zu finden, die Sie nicht brauchen. Versuchen Sie beispielsweise, Ihre Office-Dateien in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit zu organisieren, damit das Abrufen von Dokumenten für alle angenehmer wird.

Wie man:

  • Befragen Sie die Mitarbeiter und fragen Sie, welche Bürodateien sie das ganze Jahr über suchen oder darauf zugreifen müssen. (Machen Sie diese Umfrage obligatorisch und holen Sie bei Bedarf die Hilfe des Managements zur Durchsetzung ein.)

Durchsuchen Sie Antworten und gruppieren Sie Dateitypen entsprechend den Zugriffsanforderungen in Ebenen. (Die oberste Ebene sind laut Ihrer Umfrage die fünf Dateitypen, auf die am häufigsten zugegriffen wird.)

  • Organisieren Sie Ihr digitales oder physisches System nach diesen Kategorien. Stellen Sie sicher, dass Sie auch Subdateien kategorisieren und kennzeichnen. Beispielsweise können Sie Ihre Top-Tier-Dateien als 'Entscheidende Dateien' kennzeichnen und separate Bezeichnungen für 'Belege', 'Verträge' und 'Umfrageergebnisse' hinzufügen.

Warum es funktioniert:

Jeder möchte ein Dateisystem, das genau das vorwegnimmt, wonach er sucht. Wenn Sie Ihr System nach der „Mehrheitsregel“ organisieren, haben Sie die besten Chancen, ein Dateisystem zu erstellen, das genau das liefert, was die Benutzer benötigen.

Planen Sie eine regelmäßige Organisation

Selbst das beste Büroablagesystem bleibt nicht für sich organisiert. Denken Sie am besten daran und planen Sie ein wenig Arbeit, um das System wöchentlich zu organisieren. Immer wieder ein wenig Aufwand zu leisten, ist weniger überwältigend als der Versuch, nicht verwaltete Dateien im Wert von einem Jahr auf einmal zu bereinigen.

Wie man:

Richten Sie eine wiederkehrende Kalendererinnerung ein und denken Sie daran, diese Aufgabe heilig zu halten. Bitten Sie einige Mitarbeiter um Hilfe, um sich selbst zur Rechenschaft zu ziehen und die wöchentliche Veranstaltung zum Spaß zu machen. (Sie können auch eine Belohnung festlegen, um Ihre organisatorische Motivation zu steigern.)

Organisieren von Dateien täglich

Warum es funktioniert:

Die Organisation eines Systems ist viel realistischer und überschaubarer als die Organisation eines Systems von Grund auf einmal im Jahr.

Laufende Arbeit von abgeschlossener Arbeit trennen

Dieser geniale Tipp von Mind Tools vereinfacht das gesamte Ablagesystem. Sie können weiterhin Dateien für abgeschlossene Projekte organisieren. Wenn Sie sie jedoch von Dateien trennen, die sich auf die laufende Arbeit beziehen, wird das Auffinden von Dateien viel schneller und effizienter.

Wie man:

  • Behalten Sie alle vorhandenen Kategorisierungstechniken bei, die für Sie funktioniert haben, fügen Sie jedoch zwei übergeordnete Kategorien hinzu: 'Abgeschlossen' und 'In Bearbeitung'.
  • Fügen Sie Zeitstempel oder Beschriftungen hinzu, um Dateien nach dem erwarteten oder tatsächlichen Fertigstellungsdatum zu gruppieren.
  • Fügen Sie Ihrem Kalender alle erwarteten Fertigstellungstermine hinzu, damit Sie wissen, wann es Zeit ist, etwas zu organisieren.

Warum es funktioniert:

Dateien, die sich auf laufende Arbeiten beziehen, sind logischerweise diejenigen, auf die die Benutzer am meisten zugreifen müssen. Die Organisation eines Ablagesystems nach Dringlichkeit und Häufigkeit des Zugriffs ist eine der besten Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Ihr Ablagesystem nicht nur effizient, sondern auch praktisch ist organisiert.

Bonusart: Finden Sie einen Weg, um die Organisation Ihres Ablagesystems unterhaltsam oder zumindest machbar zu gestalten. Vielleicht geht es darum, schöne Organisationsmaterialien zu besorgen, die die Arbeit angenehm machen, oder einen Mitarbeiter zu rekrutieren, der Ihnen hilft, damit Sie während der Organisationssitzungen qualitativ hochwertige Gespräche führen können.

Finden Sie einfach heraus, wie Sie das Organisieren von Dateien für Sie erledigen können. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass die wichtige Aufgabe des Organisierens von Dateien nicht zu einer Angst wird.

Können Sie jemals zu viele Organisationstipps haben? Wir denken nicht! Teilen Sie Ihre Tipps unten mit, damit wir alle super organisierte Büros genießen können!

P.S. Viele dieser Tipps kamen direkt von unserer Facebook-Gruppe von Büromanagern! Sehen Sie, welche Nuggets an Weisheit unsere Community zu bieten hat, und springen Sie in die Konversation ein. Treten Sie der Gruppe hier bei.

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