Die 9 unbestreitbaren Eigenschaften eines Rockstar Office Managers

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Lernen, wie man ein guter Office Manager ist? Wählen Sie unten Ihren Lieblingstipp!

Es ist kein Geheimnis - in wettbewerbsorientierten Branchen sind Menschen alles.

Das Anziehen und Halten der besten Leute kann Ihr Geschäft buchstäblich machen oder brechen, und der Erfolg hängt davon ab, ob Sie den „Krieg um Talente“ gewinnen.

Die besten Unternehmen wissen, dass man eine Kultur des Engagements und ein Umfeld schaffen muss, in dem die Menschen ihre Zeit verbringen möchten, um zu gewinnen.

Hier wird ein Rockstar-Büroleiter unverzichtbar, jemand, der die Kultur Ihres Unternehmens pflegen und das Schiff in die richtige Richtung lenken kann, wenn Ihr Unternehmen wächst.

Wenn es nur so einfach wäre ...

Der Büroleiter ist eine einzigartige, anspruchsvolle Position. Es braucht eine Vielzahl von Fähigkeiten - und eine erstaunliche Person - um wirklich in der Rolle zu gedeihen.

Gratis Bonus: Holen Sie sich eine PDF-Version des State of The Office Manager-Berichts 2018 . Wir haben 572 Büroleiter befragt, um 10 Imbissbuden zu ermitteln, mit denen Sie Ihre Ziele erreichen und Herausforderungen bewältigen können. Erfahren Sie außerdem, welche anderen Office Manager bezahlt werden (und wie Sie mehr verdienen können)!

Bedenken Sie:

Der Büroleiter ist eine der wenigen Personen (außer vielleicht dem CEO oder leitenden HR-Mitarbeitern), die praktisch täglich mit Mitarbeitern auf allen Ebenen und in jeder Abteilung interagieren.

Bei Dcbeacon sind wir große Befürworter talentierter Büroleiter. Das liegt daran, dass wir das Privileg haben, direkt mit Tausenden von unglaublichen Büroleitern bei einigen der engagiertesten Unternehmen aus dem ganzen Land zusammenzuarbeiten.

Was braucht es also, um einer dieser Büroleiter der nächsten Ebene zu sein? Wie finden und einstellen Sie jemanden, der für diese Rolle perfekt ist?

Wir haben sowohl mit Büroleitern als auch mit den Leuten gesprochen, die sie in einigen Unternehmen eingestellt haben, die es in Bezug auf Kultur und Engagement richtig machen. Hier ist, was sie über die wichtigsten Eigenschaften zu sagen hatten, die Sie benötigen, um ein Rockstar-Büroleiter zu sein.

Der beste Weg, um die Vorschläge in diesem Beitrag zu erstellen, zu verfolgen und zu überwachen, ist mit einer Produktivitätssoftware wie Montag .

1. Beispiellose Flexibilität

Wir haben es immer wieder gehört - Flexibilität war laut den von uns befragten Personen das wichtigste Merkmal. Um ein guter Büroleiter zu sein, muss man mit den Schlägen rollen und in der Lage sein, mit allem umzugehen, was einem in den Weg kommt.

Shannon McLendon, Leiter Operations und Events bei Der bunte Narr , erklärt:

Shannon-Motely-Dummkopf„Ein Büroleiter im Fool ist ein Alleskönner und trägt viele verschiedene Hüte.

Die Dinge ändern sich schnell, also muss ich auf den Beinen denken und proaktiv sein, um Dinge zu erledigen. “

Und es liegt auf der Hand - es gibt keinen „typischen Tag“ für einen Büroleiter. In einer Minute planen Sie möglicherweise eine Offsite-Veranstaltung für 150 Personen, in der nächsten koordinieren Sie die Ankunft eines wichtigen Investors oder helfen bei der Inneneinrichtung eines neuen Büroraums.

Die Fähigkeit, sich anzupassen und zu improvisieren, ist entscheidend.

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2. Stellare Organisation & Follow-Through

organisiert

Dieser zweite Tipp mag wie ein Kinderspiel erscheinen, aber organisiert zu sein ist einer der größten Faktoren für den Erfolg in dieser Rolle. Auch hier ist die Rolle des OM so breit und vielfältig, dass es leicht sein kann, den Überblick über die anstehenden Aufgaben zu verlieren. Und weil Sie häufig Führungskräfte auf C-Ebene unterstützen, haben die meisten Dinge hohe Priorität und die Fehlerquote ist gering.

Lindsey Ingalls, Client Success Manager und Office Manager bei Leadquizzes , bricht es für uns zusammen.

Lindsey-Leadquizzes„Als Büroleiter haben Sie scheinbar eine Million verschiedene Dinge gleichzeitig im Gange und müssen sicherstellen, dass alle erledigt werden. Ich könnte nicht ohne meinen Google-Kalender leben und alle meine Aufgaben und die Zeit, in der ich sie erledigen werde, dort eintragen.

Egal wie klein die Aufgabe ist, selbst wenn sie 5 Minuten dauert, geht sie dort hinein und wird erledigt. “

Es wird jedoch nicht nur organisiert, sondern es ist wichtig genug, um sicherzustellen, dass die Aufgaben, die Sie verfolgen, pünktlich und gut erledigt werden.

3. Vollständige Zugänglichkeit

Ein Büroleiter sollte erreichbar sein - sowohl in Bezug auf die Verfügbarkeit als auch in Bezug auf die Wärme seiner Persönlichkeit. Ihr Team sollte sich wohl fühlen, wenn es sich an den Büroleiter wendet, um Aufgaben zu erledigen, die ihm gehören.

Paul Marshall, Einflussreiche Der Finanzvorstand und Senior Vice President of Operations erklärt, warum er die Barrierefreiheit als die Qualität Nummer eins eines hervorragenden Büroleiters bezeichnet hat:

Paul-Marshall-einflussreich„Vor allem sollte ein hervorragender Office Manager für seine Kollegen zugänglich sein, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter mit maximaler Produktivität arbeiten“, sagt er. „Durch eine personalisierte Erfahrung fühlen sich einzelne Mitarbeiter besonders und geschätzt.

Ein Beispiel dafür, wie wir dies bei Influitive tun, ist ask@influitive.com, wo Mitarbeiter unser Team um alles bitten können, was ihre Arbeitserfahrung verbessert. “

Laut Paul wird dieses Merkmal von Rebecca Shaffer verkörpert, die ursprünglich als Operations Coordinator eingestellt wurde, aber in nur einem Jahr zum Operations Manager / Office Manager befördert wurde.

Hier ist Shannon von The Motley Fool mit einem weiteren Grund, warum Barrierefreiheit in dieser Rolle so wichtig ist:

Shannon-Motely-DummkopfMeine Annäherung hat dazu beigetragen, dass sich Fools wohl fühlen, wenn sie Bedenken haben, und hat dazu beigetragen, gute Beziehungen zu Fools im gesamten Unternehmen zu pflegen.

Spiele bei Meetings zu spielen

Mein größter Erfolg als Büroleiter ist dem Team zu verdanken, das jeden Tag mit mir zusammenarbeitet. Das Vertrauen, das ich in sie habe, um die Extrameile zu gehen und Entscheidungen zu treffen, hat sich als von unschätzbarem Wert erwiesen.

Mein Team kümmert sich um alles, von internen Abläufen über die Planung von Veranstaltungen, Sicherheit, Wartung bis hin zur allgemeinen Zufriedenheit der Mitarbeiter. Ich könnte nicht der erfolgreiche Manager sein, der ich ohne sie bin.

4. Solide Kommunikation

authentisch kommunizieren

Kommunikation ist eine oft übersehene (aber nicht weniger wichtige) Fähigkeit, wenn es darum geht, in der Rolle des Büroleiters erfolgreich zu sein.

Für den Job müssen häufig Ideen aus der C-Suite übernommen und für den Rest des Unternehmens übersetzt werden.

Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie für die Implementierung unternehmensweiter Richtlinien verantwortlich sind. Sie müssen vorsichtig sein, um die Gründe für Ihre Bürorichtlinien zu kommunizieren, um das höchstmögliche Buy-In Ihres Teams sicherzustellen. Sie müssen auch in der Lage sein, Fragen zu antizipieren und sie im laufenden Betrieb zu beantworten.

Liza Goldberg, unsere großartige Vibe Managerin hier bei Dcbeacon hat die interne Kommunikation zu einem unverzichtbaren Bestandteil ihres Repertoires gemacht.

Liza-Kopfschuss„Interne Kommunikation in dieser Rolle ist so wichtig.

Jede Woche bin ich vor dem gesamten Unternehmen, kündige neue Aktivitäten an oder erkläre Richtlinien, und ich muss sicherstellen, dass ich dies auf eine Weise tue, die den Bedürfnissen des Teams entspricht, alle Details richtig macht und auch erklärt klar die Gründe dafür - ob es sich um eine neue Parkrichtlinie handelt oder um unser nächstes Teambuilding außerhalb des Standorts. “

(Unterhaltsame Tatsache: Liza hat den begehrten Value Victor Award des Unternehmens für etwas mehr als einen Monat gewonnen - sie rockt!)

5. Unangemessener Optimismus

Wenn Leute das Büro besuchen - ob es sich um einen potenziellen Neueinstellungen, einen möglichen Investor oder einen zukünftigen strategischen Partner handelt - ist der Büroleiter normalerweise die erste Person, die sie sehen, und sein Verhalten hilft dabei, diese ach so kritischen ersten Eindrücke zu formen.

Die meisten guten Büroleiter haben eine natürlich positive Einstellung und ein warmes Auftreten. Aber die eigentliche Herausforderung kommt an diesen unvermeidlichen schlechten Tagen. Jeder hat sie - Tage, an denen wir lieber nur im Bett bleiben - und es kann verlockend sein, Ihre Stimmung Ihre Persönlichkeit verdunkeln zu lassen. Der Büroleiter hat diesen Luxus jedoch nicht, da sein Verhalten einen direkten Einfluss auf das Unternehmen hat. Rockstar-Büroleiter wissen, dass sie ein fröhliches Gesicht zeigen müssen, auch wenn es ihre Stimmung im Inneren möglicherweise nicht vollständig widerspiegelt.

Dcbeacon CEO Sean Kelly stimmt zu:

„Eine natürlich sprudelnde Haltung ist ein Muss. Selbst wenn Sie unten sind, müssen Sie ein positives Gesicht machen.

Sie sind das Zentrum der Moral - deshalb nennen wir es eher einen 'Vibe Manager' als einen Büroleiter. '

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6. Magische Kreativität

Kreativität

Der Büroleiter eines Unternehmens ist zunehmend für die Büroatmosphäre verantwortlich. Aus diesem Grund lautet der offizielle Titel unseres Büroleiters 'Vibe Manager'. Die Büroatmosphäre gibt den Ton für den Rest des Geschäfts an und trägt dazu bei, die Kultur zu schaffen, die wir brauchen, um produktiv und kreativ zu sein und unsere Ziele jeden Monat zu erreichen.

Die Aufrechterhaltung einer Kultur und einer Stimmung erfordert beträchtliche Kreativität. Büroleiter beschäftigen sich mit Dingen wie Innenarchitektur und Veranstaltungsplanung.

Nehmen wir zum Beispiel die Planung einer Veranstaltung außerhalb des Unternehmens - etwas, das die meisten Mitarbeiter wahrscheinlich für selbstverständlich halten. Nur eine lustige, neue Aktivität zu entwickeln, die jedem Spaß macht, ist eine Herausforderung.

Sie müssen sich überlegen, was wir vorher noch nicht getan haben. Was würde unser gesamtes Team gerne tun? Was können wir im Rahmen des Budgets tun? Wie wird diese Aktivität dazu beitragen, die Kultur zu unterstützen, die wir brauchen, um erfolgreich zu sein? Es ist eine große Herausforderung und erfordert ernsthaftes Umdenken.

(Zum Glück haben wir ein paar ideen du kannst dir ausleihen.)

7. Unerschütterliches Selbstvertrauen

Selbstvertrauen

Diese Rolle erfordert häufig die tägliche Interaktion mit CEOs und COOs. Sie müssen also zuversichtlich sein, um sich ihren Respekt zu verdienen.

Teil dieses Selbstbewusstseins ist die Fähigkeit, von Zeit zu Zeit zurückzudrängen. So viel Sie möchten, können Sie nicht für alle alles sein, und Sie müssen Prioritäten setzen. Nein sagen zu lernen ist wichtig.

Lindsey von Leadquizzes erklärt:

Lindsey-Leadquizzes„Ich bekomme täglich Anfragen von Leuten im Büro nach Dingen, die‚ notwendig 'sind und die sie sofort erledigen möchten, und es ist wichtig, Grenzen zu setzen, damit das gesamte Büro davon profitieren kann.

Nur weil eine Person möchte, dass die Bürotemperatur auf 78 eingestellt wird, heißt das nicht, dass das gesamte Büro damit zufrieden wäre. Man muss ein gesundes Gleichgewicht halten, um das ganze Büro glücklich zu machen. “

8. Jedi-ähnliche Vorfreude

Proaktiv zu sein und zukünftige Bedürfnisse zu antizipieren, ist eines der besten Vermögenswerte, die ein Büroleiter haben kann.

Ein Großteil der Arbeit ist reaktiv, und das kann eine der größten Herausforderungen sein - auf die unzähligen Anfragen zu reagieren und Prioritäten zu setzen, die ein Büroleiter aus dem gesamten Unternehmen erhält. Eine Möglichkeit, Ihren Workflow zu optimieren und reaktive Aufgaben zu reduzieren, besteht darin, diese zu antizipieren und zu planen.

Liza Goldberg von Dcbeacon erweitert diese Idee:

Liza-Kopfschuss„Du musst ständig deine Augen und Ohren offen halten.

Sie sind eine der wenigen Personen im Unternehmen, die eine wirklich ganzheitliche Sichtweise auf viele Themen haben, und es liegt in Ihrer Verantwortung, sowohl die Bedürfnisse zu antizipieren als auch sicherzustellen, dass Sie die Punkte für Personen und Abteilungen verbinden, die habe nicht den Vorteil deiner Perspektive. “

9. Scharfe emotionale Intelligenz und unerschütterliche Gelassenheit

Wie bereits erwähnt, haben Sie als Büroleiter mit Menschen auf allen Ebenen zu tun - von einfachen Mitarbeitern über die C-Suite bis hin zu allem dazwischen. Dies bedeutet Tonnen verschiedener Persönlichkeiten - einige herausfordernder als andere. Als Büroleiter müssen Sie in der Lage sein, mit allen umzugehen.

Sean Kelly, CEO von Dcbeacon (jemand, der ein oder zwei Dinge über die Arbeit mit hervorragenden Büroleitern weiß), erläutert:

„Das Wichtigste, was einen Rockstar-Büroleiter ausmacht, ist ein hohes Maß an emotionaler Intelligenz. Sie haben mit jedem im Unternehmen zu tun und erleben viele verschiedene Emotionen und Einstellungen.

Wenn Menschen Dinge anfordern, tun sie dies oft nicht unbedingt mit so viel Respekt, wie sie sollten. Aber Sie müssen es in Kauf nehmen, gelassen bleiben und belastbar sein. Diese Eigenschaften sind für den Erfolg in der Rolle von unschätzbarem Wert. “

Und während das Lesen und die Berücksichtigung der emotionalen Bedürfnisse Ihres Teams von entscheidender Bedeutung sind, können Sie auf der anderen Seite keine dünne Haut haben und ein großartiger Büroleiter sein. Ein ebener Kopf und die Gelassenheit angesichts des Drucks sind ein notwendiges Attribut.

Es braucht viel, um ein großartiger Büroleiter zu sein . Manchmal ist es sogar noch schwieriger, einen zu finden.

Die Bedeutung der Kultur wird jedoch nicht so schnell verschwinden, und daher wird die Rolle des Büroleiters nur noch an Bedeutung gewinnen.

Deshalb müssen Sie jemanden finden, der die meisten (oder alle) dieser Eigenschaften verkörpert. Die richtige Passform zu finden mag wie eine unmögliche Aufgabe erscheinen, aber vertrauen Sie uns, es lohnt sich.

Hat Ihr Unternehmen einen großartigen Büroleiter? Geben Sie ihnen einen Gruß in den Kommentaren unten!

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