Der Karriereweg des Verwaltungsassistenten: Aufstiegschancen

Karriereweg des Verwaltungsassistenten

Ein Karriereweg als Verwaltungsassistent kann in viele aufregende Richtungen gehen, mit vielen Wendungen auf dem Weg. Dieser variable Karriereweg besteht zum Teil aufgrund der umfangreichen Verantwortungsliste eines Verwaltungsassistenten, die alles und jeden umfassen kann.



Schauen Sie sich zum Beispiel einfach an, was die Bureau of Labour Statistics Occupational Outlook Handbook sagt Verwaltungsassistenten tun:

„Sekretäre und Verwaltungsassistenten erfüllen eine Vielzahl von Büro- und Verwaltungsaufgaben, die für eine effiziente Führung einer Organisation erforderlich sind. Sie verwenden Computersoftware, um Tabellen zu erstellen. Datenbanken verwalten; und Präsentationen, Berichte und Dokumente vorbereiten. Sie können auch mit Anbietern verhandeln, Verbrauchsmaterialien kaufen und Lagerräume oder Unternehmensbibliotheken verwalten. Sekretäre und Verwaltungsassistenten verwenden auch Videokonferenzen, Faxgeräte und andere Bürogeräte. Spezifische Aufgaben variieren je nach Erfahrung, Berufsbezeichnung und Spezialität. “

Mit anderen Worten,Verwaltungsassistenten machen von allem ein bisschen. Als Ergebnis von alles machen haben die meisten Verwaltungsassistenten die Möglichkeit dazu alles erkunden . Aus diesem Grund kann ein Karriereweg eines Verwaltungsassistenten wie eine kurvenreiche Straße mit vielen verschiedenen Zweigen und Gabeln aussehen. Zum Beispiel können einige Verwaltungsassistenten feststellen, dass sie eine Vorliebe für Budgetierung haben und vom Verwaltungspfad abzweigen, um die Finanzierung fortzusetzen.



Ehrgeizigen Administratoren wird es nie an Möglichkeiten mangeln, in ihren Teams aufzusteigen oder sogar die Abteilungen zu wechseln und neue Rollen zu erkunden. Wenn Sie einer dieser ehrgeizigen Verwaltungsassistenten sind (oder wissen), erfahren Sie alles über Fortschritte im Verwaltungsbereich, indem Sie die folgenden Tipps, Strategien und Ressourcen kennenlernen.

Tipps und Ratschläge

Ziele des Verwaltungsassistenten

Setzen Sie sich SMART-Ziele.

Wenn Sie in Ihrer Karriere vorankommen möchten, müssen Sie sich Ziele setzen, und die besten Ziele sind SMART-Ziele. Die SMART-Strategie zur Zielsetzung ist weit verbreitet und branchenübergreifend anerkannt, da sie effektiv ist. Durch das Festlegen von SMART-Zielen können Sie sicherstellen, dass Ihre Aktionen Ihren Ambitionen entsprechen.



Um sicherzustellen, dass Ihre Ziele intelligent sind, müssen Sie sie wie folgt gestalten:

  • S. spezifisch
  • M. einfach
  • ZU erreichbar
  • R. Elefant
  • T. Namensempfindlich

Wenn Sie Ihre Verwaltungserfahrung nutzen möchten, um beispielsweise eine Karriere in der Eventplanung aufzubauen, würden Sie dieses breite Ziel verfolgen und es SMART machen.

  • Spezifisch: Werden Sie Associate Event Planner in der Marketing- und Kommunikationsabteilung Ihres Unternehmens.
  • Messbar: Sie können die Maßnahmen messen, die Sie zur Erreichung Ihrer Ziele ergreifen. Sie können beispielsweise die von Ihnen eingereichten Bewerbungen sowie die von Ihnen ausgefüllten informativen und formellen Interviews messen.
  • Erreichbar: Zahlreiche Mitarbeiter der Abteilung Marketing und Kommunikation haben Sie dazu ermutigt, offene Positionen zu besetzen, und Sie haben mindestens 10 große Unternehmensveranstaltungen in Ihrem aktuellen Portfolio.
  • Relevant: Da Sie ungefähr 50% Ihrer Zeit damit verbringen, Ereignisse so zu planen, wie sie sind, ist dieses Ziel sicherlich für Ihre Erfahrung relevant.
  • Zeitempfindlich: Das Marketing- und Kommunikationsteam hat gerade eine Erweiterung angekündigt, bei der drei neue Associate Event Planners hinzukommen werden. Sobald sie die Positionen online veröffentlichen, wird dieses Ziel zeitkritisch.

Versuche alles.

Da Verwaltungsassistenten ein bisschen von allem tun, haben sie viele Möglichkeiten, eine Reihe von Fähigkeiten aufzubauen und eine breite Palette von Interessen zu erkunden. Probieren Sie alles aus, um den Karriereweg des Verwaltungsassistenten voranzutreiben. Wenn Sie jemand bittet, bei einem neuen Projekt zu helfen, probieren Sie es aus. Wenn Sie etwas wirklich erkunden möchten, bieten Sie Ihre Unterstützung an. Je mehr Sie wissen und je mehr Projekte Sie in Ihren Lebenslauf aufnehmen können, desto besser können Sie vorankommen.

Vernetzung

Netzwerk.

Der Alleskönner-Aspekt der Arbeit eines Verwaltungsassistenten besteht auch darin, viele Leute zu treffen. Administratoren, die in ihrer Karriere auf- oder absteigen möchten, sollten versuchen, jede organische Interaktion, die sie während eines durchschnittlichen Arbeitstages haben, optimal zu nutzen. Ein paar freundliche Worte heute könnten bedeuten, dass Sie eines Tages als erster von einer Stellenausschreibung erfahren.

Bitten Sie um mehr Verantwortung.

Suchen Sie nach noch mehr Möglichkeiten, wie Sie helfen können, insbesondere in den Bereichen, in denen Sie sich weiterentwickeln oder weiterentwickeln möchten. (Es ist auch hilfreich zu überlegen, welche Bereiche Ihrem Unternehmen den größten Nutzen bringen.)

Dokumentieren Sie Ihre Fortschritte und Erfolge bei allem, was Sie übernehmen, und nutzen Sie Ihre Erfahrung, um Ihre Karriereziele zu erreichen.

In unserem Leitfaden über das Bitten um eine Gehaltserhöhung, Office Manager Megan empfohlen „Führen Sie eine detaillierte Liste aller Aktivitäten, für die Sie verantwortlich sind. Wenn Sie diese klar präsentieren, können Sie Ihren Wert überprüfen. “ Rufen Sie diese Liste auf, wenn Sie der Führung mitteilen möchten, warum Sie für eine Beförderung bereit sind.

Rezension

Ständig nach Verbesserungen streben.

Eine der besten Möglichkeiten, um erfolgreich durch eine Verwaltungskarriere zu navigieren und aufzusteigen, besteht darin, vorhandene Fähigkeiten zu kultivieren und zu verbessern und Ihr höchstes Potenzial zu erreichen. Sie können mit Ihrem Manager zusammenarbeiten, um Folgendes zu bestimmen:

  • Bereiche der Verbesserung
  • Bereiche, in denen Sie bereits hervorragende Leistungen erbringen und das Potenzial haben, diese zu meistern

Nachdem Sie diese Bereiche festgelegt haben, können Sie mit Ihrem Manager einen persönlichen Entwicklungsplan erstellen, in dem die Schwerpunktbereiche und spezifischen Schritte beschrieben sind, die Sie zur Verbesserung und Verfeinerung Ihrer Fähigkeiten unternehmen können.

Ressourcen und Tools

Internationale Vereinigung der Verwaltungsfachleute (IAAP) - Career Resources Center

Die International Association of Administrative Professionals (IAAP) setzt sich für jede Person ein, die in einem Verwaltungsberuf beschäftigt ist. Die Organisation stellt Ressourcen bereit, mit denen Fachleute ihren Wert für ihre Unternehmen und den gesamten Bereich vertiefen können. Das Karriere-Ressourcenzentrum ist eine hervorragende Ausgangsbasis für jeden Fachmann, der auf dem Karriereweg eines Verwaltungsassistenten navigiert. Zu ihren Karriere-Ressourcen gehört die Beratung zu allen Aspekten der Karriereentwicklung, vom Lebenslauf bis zum Vorstellungsgespräch.

Verwaltungsassistent Ereignisse

Die Office Ninjas Adminingling Events Series

Laut dem Homepage der Veranstaltungsreihe Die 'OfficeNinjas 'Admingling' -Veranstaltungen rüsten Ninjas mit der Kraft kollektiver Intelligenz aus, indem sie sich in einer lebendigen Umgebung mit lokalen Administratoren vernetzen, Herausforderungen austauschen, neue Ideen erarbeiten und Lösungen austauschen.

Diese gelegentlichen Networking-Events fördern die Karriereentwicklung, indem sie Administratoren zusammenbringen, um Ideen und Geschichten auszutauschen. Ein Gespräch bei einer dieser Veranstaltungen könnte zu Ihrem nächsten Karriereschritt führen.

Beispielziele und -strategien

Strategien setzen

Ziel: Vom Verwaltungsassistenten zum Assistenten der Geschäftsleitung

Die Strategie:

  • Nutzen Sie Ihre wöchentlichen Besprechungen mit hochrangigen Büroleitern, um sich über aktuelle ungedeckte Bedürfnisse zu informieren.
  • Ergreifen Sie die Initiative und arbeiten Sie daran, diese Bedürfnisse in Ihre bestehenden Aufgaben einzubeziehen. (Dies ist eine besonders gute Strategie, wenn die Führungskraft oder der Manager, mit der Sie arbeiten, noch keinen Assistenten der Geschäftsleitung hat. In diesem Fall können Sie beginnen, Aspekte einer Rolle als Assistent der Geschäftsleitung zu übernehmen, während Sie Ihre derzeitigen Aufgaben fortsetzen.)
  • Fordern Sie Feedback von der Führungskraft an und finden Sie heraus, ob die zusätzliche Arbeit, die Sie leisten, hilfreich ist. Wenn Sie sicher sind, dass Sie einen unbestreitbaren Wert bewiesen haben, planen Sie ein Meeting. Besprechen Sie Ihre Ziele und erfahren Sie, was Sie sonst noch tun müssen, um Executive Assistant zu werden.

Ziel: Wechseln Sie vom Verwaltungsassistenten zum Office Manager

Die Strategie:

  • Nehmen Sie sich etwas Zeit, um die Vorgänge im Büro zu beobachten.
    • Wenn Ihr Unternehmen bereits einen Office Manager hat, beobachten Sie die Dinge, um die sich die Person in dieser Position kümmert.
    • Wenn in Ihrem Unternehmen kein Office Manager vorhanden ist, notieren Sie sich wichtige Aufgaben, die möglicherweise durch die Risse fallen.
  • Wenn Ihre Rolle ausreichend flexibel ist, übernehmen Sie einige Office Manager-Aufgaben.
    • Wenn Ihr Unternehmen bereits über einen Office Manager verfügt, fragen Sie die Person in dieser Position, ob Sie etwas tun können, um zu helfen. Erklären Sie, dass Sie daran interessiert sind, eines Tages Office Manager zu werden, und finden Sie heraus, ob der aktuelle Office Manager bestimmte Karriereziele hat. Indem der aktuelle Office Manager Ihnen einige Aufgaben zum Lernen gibt, kann er auch Zeit für die Verfolgung von Interessen in Bezug auf die berufliche Entwicklung gewinnen.
    • Wenn Ihrem Unternehmen ein Office Manager fehlt, beginnen Sie einfach mit Bereichen, die für Sie am interessantesten sind. Stellen Sie sicher, dass Sie zusätzliche Aufgaben dokumentieren, die Sie übernehmen, und melden Sie sich regelmäßig bei sich selbst, um sicherzustellen, dass keine Ihrer Kernaufgaben durch die Ritzen fällt.

Ziel: Vom Verwaltungsassistenten zum Personalfachmann

Die Strategie:

  • Identifizieren Sie Bereiche Ihres Jobs, die sich erheblich mit den Funktionen der Personalabteilung überschneiden.
  • Überlegen Sie, wie Sie diese Arbeitsbereiche verbessern können, und erwägen Sie sogar zusätzliche Aufgaben, die Sie übernehmen könnten, um den Prozentsatz der Zeit zu erhöhen, die Sie für Personalfunktionen aufwenden.
  • Informieren Sie Ihren Vorgesetzten über Ihre Interessen und teilen Sie die Ideen mit, die Sie sich ausgedacht haben. Stellen Sie sicher, dass Ihr Vorgesetzter Ihre Pläne genehmigt und bereit ist, Ihre Fortschritte und Erfolge in den Bereichen Human Resources zu dokumentieren.
  • Richten Sie Informationsinterviews mit dem aktuellen Personalabteilungsteam ein. Identifizieren Sie vor Ihrem Meeting eine bestimmte Rolle, die Sie möglicherweise übernehmen möchten. Teilen Sie während des Meetings mit, was Sie in Ihrer aktuellen Rolle getan haben, und finden Sie heraus, welche anderen Erfahrungen Sie möglicherweise für Ihre Zielposition berücksichtigen müssen.
  • Sammeln Sie die Ratschläge, die Sie von der Personalabteilung und Ihrem Vorgesetzten erhalten haben, um einen schrittweisen Aktionsplan zu erstellen, in dem Sie alle empfohlenen Maßnahmen abschließen und sich vor Ihrer nächsten jährlichen Überprüfung auf Ihre Zielposition bewerben können.

Haben Sie Erfahrung im Navigieren auf dem Karriereweg des Verwaltungsassistenten? Wir würden gerne hören, was Sie unterwegs gelernt haben. Teilen Sie Ihr Wissen in den Kommentaren unten.