Kalenderverwaltung Für Assistenten der Geschäftsleitung, um Zeit und Stress zu sparen

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Wie viel Ihres Tages verbringen Sie mit der Kalenderverwaltung?



Wir hören Sie und wissen, dass Sie viel zu beschäftigt sind, Kalender tatsächlich zu verwalten, um nach Möglichkeiten zu suchen, die Sie möglicherweise können sparen Zeit für die Verwaltung von Kalendern. Außerdem scheinen gute alte Organisationsfähigkeiten Sie nur dann so weit zu bringen, wenn Sie den modernen Kalender übernehmen, sei es für eine Führungskraft, einen Konferenzraum oder ein ganzes Team.

Aus diesem Grund haben wir eine Liste erstellt, um die Kalenderverwaltung für Assistenten der Geschäftsführung zum Kinderspiel zu machen. Diese Tools und Strategien ergänzen Ihre angeborenen Fähigkeiten, sparen Ihnen Zeit und Stress und lassen das Erstellen von Kalenderzauber mühelos erscheinen.

Kategorien:

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Werde bunt

Die zeitlose Praxis der Farbcodierung macht einen Kalender immer verständlicher - und weniger überwältigend für alle, die ihn betrachten. Es kann einige Zeit dauern, bis ein funktionierendes Farbsystem entwickelt ist. Sie können jedoch eine Palette auswählen, die Sie lieben, um den Vorgang ein wenig unterhaltsamer zu gestalten.

Hauptvorteil: Durch die Farbcodierung Ihrer Kalender nehmen Sie keine großen Änderungen an Ihrem Kalenderprozess vor. Sie müssen keine neuen Tools oder Systeme erklären. Sie machen nur die Kalender, die Sie bereits verwenden, einfacher anzuzeigen und zu verstehen.

Wie man es versucht:

  • Überprüfen Sie die Kalender und stellen Sie Ihre 'Eimer' auf. Jeder Eimer erhält seine eigene Farbe. (Einige Eimer umfassen interne, Kunden-, persönliche, wiederkehrende, Erinnerungs- und Reise-Eimer.)
  • Überprüfen Sie die Eimer mit Ihren Teams und Führungskräften. Die Farbabstimmung funktioniert nicht, wenn niemand die von Ihnen ausgewählten Kategorien versteht.
  • Farbcodieren Sie Ihren Kalender, egal ob online, in einer App oder auf Papier.
  • Erstellen Sie ein Regelblatt mit Kurzreferenz, um sich und allen anderen, die bei der Kalenderverwaltung helfen, den Farbcodierungsprozess zu erleichtern.

Behalten Sie die Zeitpläne aller im Auge monday.com

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monday.com bietet eine einfache Möglichkeit, Daten, Zeitpläne und Aufgaben für alle Personen in Ihrer Kalenderverwaltungsliste zu verwalten.

Hauptvorteil: monday.com Mit dieser Funktion erhalten Sie einen Überblick über den Workflow Ihres Teams, sodass Sie sehen können, wo Kalender und Zeitpläne möglicherweise angepasst werden müssen. Sie müssen nicht einmal eine einzige E-Mail senden oder eine einzelne Statusbesprechung abhalten, um zu wissen, wo alle Zeitpläne stehen.

Wie man es benutzt: Erstellen Sie einfach ein kostenloses Konto, laden Sie Teammitglieder ein, fügen Sie Projekte und Zeitpläne hinzu und beginnen Sie mit der nahtlosen Verwaltung von Kalendern und Workflows.

Sperrzeit für Kalenderverwaltung und -planung

Einstellungszeit für die Kalenderverwaltung

Wenn zufällige Sprünge der Kalenderverwaltung immer Ihren Tag verschlingen, sollten Sie die Zeiten strategisch beiseite legen, um sich nur auf die Kalenderverwaltung zu konzentrieren.

Hauptvorteil: Durch das Blockieren der Zeit wirkt die Kalenderverwaltung weniger chaotisch, da Sie alles auf einmal erledigen können, anstatt in zufälligen Schüben zu arbeiten.

Wie man es versucht: Blockieren Sie eine Zeit, in der das Büro nicht zu voll ist, z. B. Freitagnachmittag oder Montagmorgen. Nutzen Sie diese Zeit, um alle von Ihnen verwalteten Kalender anzuzeigen. Erstellen Sie eine kurze Kalenderzusammenfassung, die Sie mit anderen teilen oder einfach für sich behalten können. Die Zusammenfassung ist besonders hilfreich, wenn Sie mehrere Kalender auf Ihrem Teller haben.

Informieren Sie alle über Ihre Zeitblockierungspläne und legen Sie Fristen für Kalenderanfragen fest. Alles, was Sie nicht fristgerecht erreichen, es sei denn, es ist wirklich dringend, wird erst in der folgenden Woche bearbeitet.

Treffen zur Kalenderverwaltung abhalten

Kalendertreffen

Ähnlich wie bei der Zeitblockierungsstrategie können Sie mit Kalenderbesprechungen eine Woche lang stückweise E-Mails und Anfragen in eine Besprechung einbinden, die hoffentlich weniger als eine Stunde dauert.

Hauptvorteil: Diese Besprechungen optimieren die Kalenderverwaltung.

Wie man es versucht: Verwenden Sie Ihre Kalenderverwaltungsfähigkeiten, um eine Zeit zu finden, die für alle geeignet ist, richten Sie eine wiederkehrende Besprechung ein und sehen Sie, wie der Prozess abläuft.

Versuchen Doppelt

Verwenden Doppelt tägliche Briefings mit Kontext zu Besprechungen zu senden.

Der gesamte Kontext der von Ihnen gebuchten Besprechungen geht häufig bei der Übersetzung verloren. Double hilft bei der Lösung dieses Problems, indem es einfach ist, zusätzliche Details, eine Beschreibung der privaten Veranstaltung und Folgemaßnahmen mit Ihrer Führungskraft in einem einfachen Briefing zu teilen Besprechungsprotokollformat .

Hauptvorteil: Fügen Sie zusätzliche Informationen zu Ereignissen hinzu, während Sie sie planen, damit Ihre Führungskraft den Überblick behalten kann, ohne Ihre Zeit zu verschwenden.

Wie man es versucht: Melden Sie sich bei Double auf der Website an und laden Sie die Chrome-Erweiterung herunter. Sie können dann auf einfache Weise nützliche Informationen in Ereignisse einfügen und private Beschreibungen mit zusätzlichem Kontext für Ihre Führungskraft erstellen. Die täglichen Briefings können dann per E-Mail oder über die mobile App gesendet werden.

Wissen, wann man nicht teilt

Probleme mit der Kalenderverwaltung

Wenn Sie sich mit Konflikten und konkurrierender Kommunikation auseinandersetzen mussten, weil zu viele Personen in Ihre Kalender für Führungskräfte, Besprechungen oder Konferenzräume eingegangen sind, haben Sie keine Angst, die Kontrolle zu übernehmen. Bestehen Sie darauf, dass alle Anfragen durch Sie gehen, und vermeiden Sie Doppelbuchungen, Verwirrung und viel unnötige Kommunikation.

Hauptvorteil: Durch die Zentralisierung des Kalenders sparen Sie Zeit, Stress und viel Kommunikationschaos. Es wird auch Ihre verantwortungsvolle Haltung zeigen.

Wie man es versucht: Erstellen Sie ein Mini-Pitch für die Führung, in dem erklärt wird, wie reibungslos der Kalandrierprozess für alle Beteiligten verläuft, wenn Sie die vollständige Kontrolle haben könnten. Bitten Sie sie, die Änderung dem Rest des Teams mitzuteilen, damit Sie keine Federn kräuseln müssen.

Nutzen Sie Ihre interne IT-Abteilung

Wenn Sie eine interne IT-Abteilung haben, nutzen Sie deren Fähigkeiten und erstellen Sie einen benutzerdefinierten Kalender. Der Kalender kann auf Ihrer öffentlich zugänglichen Website oder in einem Intranet gespeichert werden. Vielleicht kann es sogar interaktiv sein.

lustige Bürospiele für Mitarbeiter

Hauptvorteil: Anpassung. Wenn Sie immer beklagen, dass die verfügbaren Online-Tools Ihren Anforderungen nicht ganz entsprechen, ist dies möglicherweise die perfekte Option.

Wie man es versucht: Identifizieren Sie alle Anforderungen, die Sie an einen Online-Kalender haben, und bringen Sie ihn zu Ihrer IT-Abteilung, um zu sehen, welche Magie sie wirken können. Machen Sie mit einer vollständigen Liste der gewünschten Funktionen weiter - es ist keine große Sache, wenn sie nicht alle Ihre Anforderungen erfüllen können.

Kalender drucken und veröffentlichen

ausgedruckter Kalender

Wenn Sie nicht zu technisch werden möchten, können Sie auch freigegebene Kalender ausdrucken und überall veröffentlichen - in Badezimmern, an Türen, im Pausenraum. Sie können sogar Kopien drucken und an kleine Teams oder einzelne Führungskräfte verteilen. Ausdrucke sind nichts Besonderes, aber viele Menschen lieben es immer noch, auf ein einfaches Stück Papier zu schauen, um eine Vorstellung davon zu bekommen, was ihr Tag auf Lager hat.

Hauptvorteil: Gedruckte Kalender ergänzen Ihre anderen Kommunikationsbemühungen im Kalender. Darüber hinaus kann das Drucken dazu beitragen, dass wichtige Zeitpläne hervorgehoben werden.

Wie man es versucht: Wenn Sie einen Drucker und ein Band haben, können Sie loslegen. Wenn Sie ein Designteam haben, das Ihren Kalender zum Platzen bringen kann, holen Sie sich dessen Hilfe, um mehr Augäpfel für wichtige Kalender zu gewinnen.

(- Holen Sie sich mehr sh * t erledigt mit Der Assist - der kostenlose wöchentliche Newsletter Nr. 1 für Assistenten von Assistenten.)

Integrieren Sie Ihren Kalender in Slack

Slack-App-für-Kalender-Management

Slack wird häufig für die Bürokommunikation verwendet und unterstützt Benutzer bei der Verwaltung von Kalendern über eine Vielzahl praktischer Apps, darunter Google Kalender , Kyber , Zapier , Eventbot , und Sunsama .

Hauptvorteil: Mit integrierten Anwendungen können Benutzer Kalender in Slack verwalten, sodass alles an nur einem Ort stattfinden kann. (Vergessen Sie mehrere Registerkarten und den zweiten Bildschirm, den Sie für die Kalenderverwaltung in Betracht gezogen haben.) Mit einer Vielzahl von Slack-Kalenderanwendungen finden Sie eine, die Ihren Anforderungen entspricht. Einige der Anwendungen beziehen Ereignisse sogar direkt aus Ihrem Kalender und veröffentlichen sie auf Slack, damit jeder sie sehen kann.

Wie man es versucht:

  • Ein ... kreieren neuer Arbeitsplatz .
  • Schnittstelle mit den Slack Bots, um herauszufinden, wie alles funktioniert.
  • Durchsuchen Sie die Slack-Kalender-Apps, um herauszufinden, welche für Sie geeignet ist.
  • Verbinde diese App und los geht's!

Verwenden BambooHR-Software

Mit BambooHR können Sie ein informatives Profil für alle Personen erstellen, mit denen Sie arbeiten. So können Sie Geburtstagskalender (und Referenzleckereien), Arbeitsjubiläumskalender, Freizeitkalender und mehr verwalten.

Hauptvorteil: Sie müssen nicht auf vielbeschäftigte Mitarbeiter warten, um die Antwort zu erhalten, die Sie benötigen, um mit den Kalendern fortzufahren. BambooHR stellt Ihnen alle Informationen zur Verfügung, die Sie benötigen.

Wie man es versucht:

Starte ein Kostenlose Testphase und sehen Sie, wie BambooHR Ihnen das Leben erleichtern kann.

Wenn Sie fortfahren, müssen Sie einige Zeit für die Ersteinrichtung aufwenden. Die Mitarbeiter müssen im Voraus viele Informationen eingeben.

Versuchen Sie, Bretter zu schreiben und zu wischen

Wipe-Board-für-Kalender-Management

Mit Write and Wipe Boards können kleine Büros die Kalenderverwaltung optimieren und sogar E-Mails und Kommunikation reduzieren.

Hauptvorteil: Einfachheit.

Wie man es versucht:

  • Holen Sie sich eine Kalendertafel zum Schreiben und Löschen oder zeichnen Sie Ihre eigene Kalendervorlage.
  • Lassen Sie nach Ihren Statusbesprechungen am Montag alle herumhängen, um Besprechungen und wichtige Ereignisse wie Geburtstage, Urlaubstage und Arzttermine aufzuschreiben.
  • Legen Sie eine Frist für das Hinzufügen von Dingen zum Kalender fest und teilen Sie diese mit. Nehmen Sie nach Ablauf der Frist das Board und zeichnen Sie alle Ereignisse in Ihrem Online-Kalendertool auf. Halten Sie die Tafel auf dem Laufenden, damit die Leute beim Betreten der Tür darauf verweisen können.

Holen Sie mehr aus Google Sheets heraus

Google-Sheets-Kalender

Google Sheets eignet sich zwar perfekt für die Kostenverfolgung und Berichterstellung, aber auch für die Kalenderverwaltung.

Hauptvorteil : Einfacher Alternative zu Google Tables , Google Sheets sind kostenlos und einfach zu bedienen. Sie ermöglichen es den Mitarbeitern auch, gleichzeitig in einer Tabelle zu arbeiten. Diese Funktion für die Zusammenarbeit eignet sich perfekt für Konferenzräume, Teamkalender und mehr.

Wie man es benutzt: Besuchen Sie einfach die Google Sheets-Website und kostenlos loslegen. Verwenden Sie eine Vielzahl von kostenlose (und attraktive) Vorlagen um Projekte, Kalender, Zeitpläne und mehr zu verfolgen.

Wenn Sie Wochenkalender bearbeiten müssen, können Sie einen Link an das Team senden und alle Schlüsseldaten eingeben lassen. Führungskräfte können Kommentare zu Änderungen und Fragen in das Blatt einfügen. Sie können sogar ein Google Sheet verwenden, um Besprechungsanfragen zu verwalten. Listen Sie einfach die verfügbaren Zeiten auf und lassen Sie die Leute ihre Namen in die benachbarten Zellen einfügen, um ein Zeitfenster zu belegen. Änderungen werden sofort gespeichert, sodass jeder, der gleichzeitig Zeit reserviert, das Update sieht und Sie keine Doppelbuchungen erhalten.

Verwenden Basislager Anfragen entgegenzunehmen und unnötige Folgemaßnahmen zu vermeiden

Basislager-Kalender

Basecamp ist für sein Projektmanagement bekannt und kann Ihnen auch bei der Kalenderverwaltung helfen. Das Tool hilft Benutzern dabei, die Kunst der transparenten Kommunikation zu perfektionieren. Sie können Anfragen entgegennehmen und den Anforderer über den Status der Anfrage auf dem Laufenden halten, damit sie nicht anrufen, Nachrichten und E-Mails senden, um danach zu fragen.

Hauptvorteil: Statusaktualisierungen reduzieren die Zeitverschwendung, wenn Personen den Status ihrer Kalenderanforderung mitgeteilt werden. Das bedeutet Sie haben mehr Zeit um die Kalenderanforderungen tatsächlich abzuschließen.

Wie man es versucht: Fangen Sie an Basislager und teilen Sie dann mit, dass Sie ein neues Kalenderanforderungssystem 'steuern'. Lassen Sie sich im Basecamp von Personen übermitteln, fügen Sie diese hinzu und verwenden Sie dann die Funktion 'Aufgaben hinzugefügt und erledigt', um den Fortschritt zu teilen.

Verwenden Microsoft zu tun für die Aufgabenverwaltung

Microsoft-To-Do-Executive-Assistent-Tool

Mit diesem Tool können Sie sich den ganzen Tag über konzentrieren, indem Sie die intelligente Tagesplanung verstärken. Eine der coolsten Funktionen ist die Möglichkeit, intelligente und personalisierte Vorschläge zur Aktualisierung Ihrer täglichen Aufgabenliste anzubieten.

Hauptvorteil: Sie müssen nicht mehr daran denken, wichtige Aufgaben manuell zu Ihren Kalendern hinzuzufügen, da Sie die Aufgaben-Synchronisierung bereits behandelt haben.

Wie man es versucht: Laden Sie die kostenlose App herunter und verwalten Sie Ihre Aufgaben richtig! Zu den Aufgaben gehören auch plattformübergreifende Unterstützung und schnelle Synchronisierung, mit denen Sie Ihr Leben im Büro, zu Hause oder unterwegs verwalten können. Wenn Sie also einer Führungskraft helfen, die die Gewohnheit hat, Besprechungen und Aufgaben zu vergessen, können Sie mit der Erinnerungsfunktion schnell, einfach und unauffällig stupsen. Ein einfaches Alternative zu Wunderlist und andere ähnliche Management-Tools kann To Do dazu beitragen, dass Assistenten der Geschäftsleitung trotz eines vollen Terminkalenders auf dem richtigen Weg bleiben.

Verwenden Robin Planungssoftware für Konferenzräume

Robin macht die Verwaltung von Konferenzraumkalendern einfacher als je zuvor.

Hauptvorteil: Sie können das Tool so einrichten, dass Mitarbeiter nach Verfügbarkeit, Ausstattung und Standort nach Zimmern suchen können. Sie können alles anzeigen, was gerade passiert, müssen jedoch nicht mehr mühsam nach Räumen suchen, da die Mitarbeiter dies selbst tun können.

Wie man es benutzt:

  • Starten Sie eine kostenlose Testversion oder planen Sie eine Demo.
  • Teilen Sie den Mitarbeitern mit, dass Sie ein Pilotprogramm starten.
  • Lassen Sie das Programm laufen und senden Sie dann eine Umfrage, um zu sehen, was alle über das Tool denken.

Sehen Sie was Vermeiden kann zum RSVP-Tracking bringen

Evite-for-Rsvp-Tracking

Evite bietet weit mehr als nur Cutesie-Partyeinladungen für Ihr Kind… oder Ihre Katze. Mit dem papierlosen Einladungsservice macht es mehr Spaß, Ereignisantworten zu verfolgen und über Ihre Besprechungen zu kommunizieren.

Hauptvorteil: Benutzerfreundliches RSVP-Tracking.

Wie man es benutzt: Melden Sie sich einfach an, erstellen Sie eine Einladung, senden Sie sie aus und verfolgen Sie sie.

Verwenden Sie High-Tech-Tools wie Steelcase RoomWizard

Dieses internetbasierte Raumplanungssystem zielt darauf ab, alle Probleme zu lösen, mit denen Sie konfrontiert sind, wenn Sie versuchen, die Reserven aller Mitarbeiter in Ihrem Büro zu verwalten Tagungsräume .

Hauptvorteil: Das System verfügt über einen einfachen Touchscreen, den Sie außerhalb von Räumen montieren können. Es leuchtet rot, um einen belegten Raum anzuzeigen, und grün, um einen offenen Raum anzuzeigen.

Wie man es benutzt: Probier das aus Produktspezifikationen Seite, um festzustellen, ob RoomWizard für Ihr Büro geeignet ist.

Verwenden Bumerang-Kalender für Google Mail

Steelcase-Room-Wizard

Mit dem Boomerang-Kalendersystem können Sie einem Google Kalender direkt in Ihrer E-Mail Besprechungen hinzufügen.

Hauptvorteil: Besprechungsplanung mit einem Klick, die Sie in einer einzigen E-Mail abschließen können.

Wie man es benutzt: Wenn Sie Google Kalender für Ihre Bürokommunikation verwenden, können Sie Boomerang einfach herunterladen und noch heute verwenden.

(- Holen Sie sich mehr sh * t erledigt mit Der Assist - der kostenlose wöchentliche Newsletter Nr. 1 für Assistenten von Assistenten.)

Lesezeichen Daysoftheyear.com

Wenn Sie im Rahmen Ihrer Kalenderverwaltungsaufgaben jemals lustige Ereignisse zum Kalender hinzufügen müssen, müssen Sie diese Website mit einem Lesezeichen versehen.

Hauptvorteil: Die Website bietet einen Grund, jeden denkbaren Tag zu feiern. (Wussten Sie, dass der 25. Mai tatsächlich ein Handtuchtag ist?)

Was ist ein herzhafter Snack

Wie man es benutzt: Rufen Sie diese Website auf, wenn Ihr Chef Sie das nächste Mal an die 'Office Cheer' -E-Mails erinnert, die Sie senden sollen.

Welche Kalenderverwaltungstools erleichtern Ihnen das Leben? Lass es uns in den Kommentaren unten wissen!