Der vollständige 8-Schritt-Leitfaden zur Durchführung eines effektiven virtuellen Meetings im Jahr 2021 [mit Checkliste]

Checkliste für virtuelle Besprechungen

Virtuelle Meetings klingen irgendwie futuristisch…



Bedeutet „virtuell“, dass wir uns alle wie in Science-Fiction-Filmen per Hologramm versammeln?

Setzen wir Headsets auf, um virtuelle Büros zu betreten, die etwas bessere Möbel und Aussichten haben als unsere echte Büros ?

Da fangen immer mehr Menschen an von zu Hause aus arbeiten Viele von uns fragen:



Was ist ein virtuelles Meeting?

Ein virtuelles Meeting ist ein Veranstaltung Das bringt Menschen über das Internet oder ein digitales Netzwerk zusammen, um normalerweise ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Ein gut organisiertes virtuelles Meeting ermöglicht es Menschen, in Echtzeit zusammenzuarbeiten und Informationen auszutauschen, ohne sich am selben physischen Ort befinden zu müssen.

Monica Linares von unserer Status der Facebook-Gruppe des Executive Assistant erklärt weiter:

'Virtuelle Meetings verbinden uns, wenn wir aufgrund von Pandemien, großen Entfernungen, schlechtem Wetter und anderen Blockern nicht zusammen sein können. Wenn diese Treffen gut geplant sind, können wir räumliche Barrieren überwinden, um Arbeitsbeziehungen, Geschäftskontinuität und produktive Zusammenarbeit aufrechtzuerhalten. “



Stimmt! Planung ist das Geheimnis, um den größtmöglichen Nutzen aus Ihren virtuellen Besprechungen zu ziehen.

Willst du noch ein Geheimnis hören?

Die Planung muss nicht schwierig sein, da wir alle Schritte für Sie beschrieben haben.

Um Ihre virtuellen Besprechungen so effektiv wie möglich zu gestalten, lesen Sie die folgenden detaillierten Schritte und laden Sie unsere umsetzbare Checkliste herunter.

Sehen Sie sich unsere 8-stufige Checkliste für virtuelle Besprechungen an

Inhaltsverzeichnis

Ihre Checkliste für virtuelle Besprechungen

Was möchten Sie während Ihres virtuellen Meetings erreichen? G ?

Conduct-Premeeting-Checks

Ihr Ziel kann 'weich' sein (eine gute Zeit mit Kollegen erreichen) oder es kann 'hart' sein (einen Konsens über die modifizierte jährliche Verkaufsstrategie erzielen), aber so oder so: Ein virtueller Meeting-Spielplan hilft Ihnen dabei, das zu tun, was Sie tun müssen.

Virtuelle Besprechungen sind mit einer Reihe von Hindernissen verbunden - technologische Herausforderungen, geringes Engagement und unzusammenhängende Besprechungsabläufe -, die zwischen Sie und Ihr Ziel gelangen können.

Im Gespräch mit Inc., Expertentrainer Lee E. Miller fasste das Problem perfekt zusammen:

„Der größte Fehler, den Menschen machen, ist die Annahme, dass das Beeinflussen, wenn Sie sich von Angesicht zu Angesicht treffen, dasselbe ist wie das Beeinflussen, wenn Sie virtuell interagieren. Es ist nicht. Die Regeln sind unterschiedlich, weil Menschen unterschiedlich reagieren, wenn sie virtuell interagieren. “

Diese Checkliste hilft Ihnen dabei, die Herausforderungen virtueller Besprechungen zu überwinden.

Schritt 1: Machen Sie die Details fest

Tun Sie dies: 1-2 Wochen vor Ihrem virtuellen Meeting

Nail-Down-The-Details

Warum ::

  • Wenn Sie die Details festhalten, können Sie Wege finden, um die Herausforderungen virtueller Besprechungen zu bewältigen. Dazu gehören:
    1. Technologische Schwierigkeiten
    2. Unterbrechungen und Ablenkungen
    3. Mangel an Gesprächsfluss (In Ermangelung physischer Hinweise neigen die Menschen dazu, miteinander zu reden und sich mehr zu unterbrechen)

Wie man ::

  • Stellen Sie sich genau vor, wie Ihr Meeting von Anfang bis Ende abläuft, indem Sie die unten aufgeführten Faktoren berücksichtigen.
  • Dokumentieren Sie Ihren Ablauf als Referenz für zukünftige Planungsschritte.

Technologie und Ausrüstung ::

  • Erfahren Sie, wie diese Tools für virtuelle Besprechungen funktionieren.
  • Teilen Sie den Teilnehmern grundlegende Tool-Anweisungen mit.
  • Überlegen Sie, welche Funktionen Ihr Tool Ihnen bietet:
    1. Teilnehmer stummschalten / stummschalten
    2. Schalten Sie das Video der Teilnehmer aus
    3. Teilnehmer bei Bedarf entlassen
    4. Legen Sie einen Hintergrund fest
    5. Wenn Sie während des virtuellen Meetings andere Softwareplattformen verwenden müssen, sollten Sie eine Kollaborationsplattform wie z Toasty .
    6. Wählen Sie eine neutrale / professionelle Umgebung, in der Sie das Meeting mit minimaler Unterbrechung abhalten können
    7. Testen Sie Ihr Meeting-Tool auf Ihrem Computer

Pro-Tipp: Es gibt unzählige umfassende virtuelle Besprechungsplattformen, die sich perfekt zum Einrichten einer Besprechung mit Remote-Teilnehmern an mehreren Standorten eignen. Wenn Sie nach einer zuverlässigen Option suchen, Nextiva bietet eine schnelle Einrichtung und eine großartige Benutzererfahrung.

Nextiva-Remote-Work-Software

Engagement::

  • Erstellen Sie eine Teilnehmer-Checkliste, um zu markieren, wie Personen sprechen. Rufen Sie Leute an, die noch nicht an der Reihe waren.
  • Planen Sie, zu Beginn des Meetings eine Rolle zu spielen, damit jeder „Hallo“ sagen kann.
  • Entwickeln Sie eine kurze Reiseroute und eine objektive Zusammenfassung, die Sie zusammen mit Ihrer Besprechungseinladung senden können. Alle Teilnehmer sollten wissen:
    1. Der Zweck des Treffens
    2. Welche Themen werden Sie behandeln?
    3. Wie lange wird das Treffen dauern?

Pro-Tipp: Das Hinzufügen der Besprechungsagenda direkt in die Kalendereinladung ist eine gute Möglichkeit, den Teilnehmern einen schnellen Überblick über die Besprechung zu geben, und dient auch als praktischer Bezugspunkt, falls sie eine Erinnerung benötigen.

  • Setzen Sie die Erwartungen der Teilnehmer.
    1. Laden Sie die Teilnehmer ein, nach bestimmten Teilen des Meetings zu gehen? (Dies könnte das Engagement aufrechterhalten)
    2. Bitten Sie die Teilnehmer, abwechselnd zu sprechen?
    3. Sie können die Stummschalt- oder Handerhöhungsfunktionen der Teilnehmer verwenden, um das Abbiegen zu erleichtern.

Fehlerbehebung ::

  • Warten Sie nur etwa 3 Minuten, bevor Sie mit dem Meeting beginnen.
    • Schalten Sie alle Teilnehmer beim Eintritt stumm, um zu vermeiden, dass sie entgleist werden, wenn Nachzügler hereinkommen.
  • Bitten Sie jemanden, E-Mails von Teilnehmern zu moderieren, die keine Verbindung herstellen können.
    • Als Gastgeber können Sie kein ansprechendes Meeting leiten und gleichzeitig IT-Support leisten.
  • Bitten Sie jemanden (möglicherweise Ihren E-Mail-Moderator), Teilnehmer stumm zu schalten, die 3 Minuten oder länger störende Hintergrundgeräusche gemacht haben. (Wenn Sie diese Personen bitten, sich selbst stumm zu schalten, wird das Meeting nur noch weiter gestört.)
  • Bitten Sie jemanden, Ihr Co-Gastgeber zu sein. Da Sie sich darauf konzentrieren, wichtige Punkte abzudecken, kann diese Person das Engagement überwachen.
  • Setzen Sie sich für eine Strategie zur Problemlösung bei unvorhergesehenen Herausforderungen ein.
    1. Begrenzte Besprechungszeiten lassen keinen Spielraum für zeitaufwändige Fehlerbehebung.
    2. Wenn beispielsweise jemand keine Verbindung herstellen kann, teilen Sie ihm einfach mit, dass Sie ihn vermissen werden, und erinnern Sie ihn daran, dass Sie eine Besprechungszusammenfassung senden.

Schritt 2: Senden Sie Einladungen zu virtuellen Besprechungen

Tun Sie dies: 1-2 Wochen vor Ihrem virtuellen Meeting

Senden von virtuellen Meetings

Warum ::

  • So können sich die Teilnehmer vorbereiten und aufregen. (Es wird auch Ihrem Planungsprozess helfen, eine Anzahl von Mitarbeitern zu haben!)

Was einzuschließen ::

  • Datum und Uhrzeit des Treffens.
  • Technologisches Format.
  • Fügen Sie Links zum Herstellen einer Verbindung sowie Anweisungen hinzu, die Sie in Schritt 1 entwickelt haben.
  • Wenn Sie keine Anweisungen entwickelt haben, geben Sie Links zu Hauptwebsite des Tools oder Benutzerhandbuch.
  • Erwartungen der Teilnehmer. (Vor allem, wenn Sie sich für die Implementierung von Lautsprecherumdrehungen entschieden haben.)
  • Besprechungsplan.
  • Ziele erreichen.

Schritt 3: Senden Sie Erinnerungen an virtuelle Besprechungen

Tun Sie dies: 24 Stunden vor Ihrem virtuellen Meeting

Send-Virtual-Meeting-Erinnerungen

Warum::

  • Dies stärkt das Bewusstsein und erinnert die Teilnehmer an die Vorbereitung.

Was einzuschließen::

  • Eine Aufforderung an alle, die Meeting-Technologie zu testen.
  • Die Details sind in der ursprünglichen Besprechungseinladung aufgeführt.

Schritt 4: Führen Sie Überprüfungen vor dem Meeting durch

Tun Sie dies: 15 Minuten vor Ihrem virtuellen Meeting

Warum::

  • Dies ist wie das Einrichten eines physischen Besprechungsraums vor dem Eintreffen der Teilnehmer. Sie möchten bereit sein, loszulegen, sobald Ihr frühester Teilnehmer eintrifft.

Wie man::

  • Melden Sie sich bei Ihrem Meeting mit Ihren Gastgebern und Moderatoren an.
  • Überprüfen Sie Ihr Mikrofon und Ihre Lautsprecher.
  • Überprüfen Sie Ihre Besprechungseinstellungen, einschließlich aller Teilnehmereinstellungen (Stummschaltung / Kamera aus), die Sie einrichten möchten.
  • Starten Sie einen Warteraum, wenn Ihre Technologie dies zulässt. (Wenn sich jemand ein paar Minuten früher anmeldet, ist dies kein Problem.)
  • Überprüfen Sie Ihren Besprechungsablauf und Ihre Reiseroute ein letztes Mal.

Schritt 5: Starten Sie Ihr virtuelles Meeting mit Stil

Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: Zu Beginn Ihres virtuellen Meetings

Starten Sie Ihr virtuelles Meeting mit Stil

Warum ::

Wie man ::

  • Machen Sie einen Appell, um allen die Möglichkeit zu geben, zu lächeln und sich gegenseitig zu begrüßen.
  • Liefern Sie den in Schritt 1 ausgewählten Eisbrecher.

Zusätzliche Ideen ::

  • Musik spielen
  • Spielen Sie einige Trivia
  • Nehmen Sie an einer Umfrage oder einem Quiz teil
  • Habe eine virtuelle Tanzparty
  • Teile ein lustiges Video, um alle zum Lachen zu bringen

Schritt 6: Seien Sie der beste virtuelle Meeting-Host aller Zeiten

Gehen Sie folgendermaßen vor: Während Ihres virtuellen Meetings

Best-Virtual-Meeting-Host

Warum ::

  • Durch das Hosting werden virtuelle Meetings wirklich durchgeführt oder unterbrochen. Der Host gibt das Tempo und den Ton an und kann das Engagement beeinflussen, sodass die Leute weiter reden, anstatt auf ihre Telefone zu schauen.

Wie man ::

  • Halten Sie sich an Ihren Besprechungsablauf und Ihre Reiseroute. Warum? Dadurch fühlt sich Ihr Meeting organisiert und zielgerichtet an.

Verwenden Sie diese Strategien / Techniken, um Ihre Teilnehmer so angenehm wie möglich zu machen ::

  • Lächeln.
  • Kleiden Sie sich wie für ein persönliches Treffen.
  • Sprechen Sie langsamer als Sie persönlich.
  • Stummschalten von Benachrichtigungen für alle anderen Apps.
  • Konzentrieren Sie sich nur auf das Meeting während seiner gesamten Dauer.
  • Sprechen Sie deutlich und in Ihr Mikrofon.
  • Verlängern Sie die Pausen nach allem, was Sie sagen, damit die Leute genügend Zeit zum Abwägen haben.
  • Stellen Sie „Augenkontakt“ her, indem Sie in Ihre Kamera schauen.
  • Fragen Sie häufig, ob jemand Fragen oder zusätzliche Gedanken hat. (Virtuelle Meetings fühlen sich manchmal wie Fernsehsendungen oder Präsentationen an. Fragen und Eingabeaufforderungen erinnern die Menschen daran, dass sie aktive Teilnehmer und keine passiven Verbraucher sind.)
  • Machen Sie alle 15 Minuten ein Gruppen-Selfie (nur ein Bild Ihres Bildschirms), um Aufmerksamkeit und Augenkontakt zu fördern.
  • Sprechen Sie mit Ihren Händen, um die Teilnehmer zu ermutigen, Sie anzusehen und Augenkontakt herzustellen.
  • Vermeide es, dich selbst anzusehen. (Verstecken Sie Ihre Ansicht, wenn Sie müssen)
  • Bestätigen Sie die Beiträge der Sprecher mit einem stillen Nicken. (Mündliche Kommentare verlangsamen die Besprechung, aber eine physische Bestätigung informiert die Teilnehmer darüber, dass sie gehört wurden.)
  • Rufen Sie Teilnehmer an, die noch keine Gelegenheit hatten, etwas zu sagen.
  • Wenn Ihr Meeting lang ist, machen Sie Pausen.
  • Verwenden Sie zusätzliche Eisbrecher oder Eisbrecher Witze Teilnehmer zu engagieren, die an ihren Schreibtischen bleiben.

Wünschen Sie weitere Tipps? Versuchen Sie, einige dieser Techniken für zu hacken vor der Kamera handeln.

Schritt 7: Beenden Sie Ihr virtuelles Meeting nicht nur, sondern schließen Sie es

Gehen Sie folgendermaßen vor: Bevor Sie sich von Ihrem virtuellen Meeting abmelden

Beenden Sie Ihr virtuelles Meeting

Warum ::

  • Virtuelle Formate ermöglichen es uns, Besprechungen mit einem einfachen Klick auf eine Schaltfläche zu verlassen. Vermeiden Sie den Drang, diesen Knopf zu drücken und zu springen. Schließen Sie Ihr Meeting mit Zweck und Kontrolle.

Wie man ::

  • Fragen Sie, ob jemand andere Gedanken hinzuzufügen hat.
  • Fassen Sie die wichtigsten Punkte zusammen.
  • Fassen Sie die nächsten Schritte zusammen und klären Sie die Verantwortlichen.
  • Teilen Sie den Teilnehmern mit, dass Sie in Kürze eine Folge-E-Mail senden, damit sie darauf achten können.

Schritt 8: Sofort nachverfolgen

Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: Nach Abschluss Ihres virtuellen Meetings

Sofortiges Follow-up

Warum ::

  • Sofortiges Follow-up hilft Ihnen Engagement fortsetzen Während die Teilnehmer Ihr Meeting frisch im Kopf haben.

Was soll in eine Folge-E-Mail aufgenommen werden? ::

  • Zusammenfassung des Sitzungsprotokolls .
  • Zusammenfassung der nächsten Schritte.
  • Wichtige Leistung des Meetings. (Mit etwas Glück entspricht dies Ihrem wichtigsten Besprechungsziel.)
  • Aufzeichnung. (wenn anwendbar)
  • Link zur Zufriedenheitsumfrage oder einfach eine Anfrage, Ihnen direkt eine E-Mail mit Feedback zu senden. (War dieses Treffen nützlich? Warum oder warum nicht?)

Zusätzliche Folgeschritte ::

  • Wenden Sie sich an alle, die Probleme hatten, sich mit dem Event zu verbinden Heimbüro .
  • Sie werden natürlich in Ihre Haupt-Follow-up-E-Mail aufgenommen, aber eine zusätzliche Entschuldigung ist eine nette Geste.

Sehen Sie sich unsere 8-stufige Checkliste für virtuelle Besprechungen an

Die Leute stellen diese Frage auch über virtuelle Meetings

F: Was sind die Vorteile von virtuellen Meetings?

F: Wie lange sollte ein virtuelles Meeting dauern?

  • A: Virtuelle Besprechungen sollten nicht länger als eine Stunde dauern. Teilen Sie Ihr Meeting in 15-Minuten-Abschnitte auf und machen Sie Pausen, um die Teilnehmer mit Energie zu versorgen. Seien Sie bereit, Ihr Urteilsvermögen zu nutzen. Wenn Sie das Gefühl haben, dass das Engagement gesunken ist, ist es auf lange Sicht möglicherweise produktiver, Ihr Meeting vorzeitig zu beenden.

F: Wie mache ich ein virtuelles Meeting interaktiv?

  • A: Machen Sie ein virtuelles Meeting interaktiv, indem Sie jeden Aspekt Ihres Meetings sorgfältig planen. Dies beinhaltet das Verstehen von Hosting-Techniken, die es den Menschen bequem machen, und das Identifizieren von Engagement-Strategien, die die Teilnahme fördern.

F: Woher weiß ich, ob mein virtuelles Meeting effektiv war?

  • A: Erfahren Sie, ob Ihr virtuelles Meeting effektiv war, indem Sie in Ihrer Follow-up-E-Mail um Feedback bitten. Sie können auch Maßnahmen ergreifen, um Ihr Meeting im Planungsprozess so effektiv wie möglich zu gestalten.

F: Was ist der erste Schritt zur Durchführung eines effektiven virtuellen Meetings?

F: Warum funktionieren virtuelle Meetings im Jahr 2021?

  • A: Virtuelle Meetings funktionieren im Jahr 2021, weil unser Bedarf an Remote-Meetings größer ist als je zuvor, unsere Meeting-Technologie besser als je zuvor ist und unser Wissen darüber, was virtuelle Meetings erfolgreich macht, von Tag zu Tag wächst.

F: Was brauche ich, um ein virtuelles Meeting zu starten?

  • A: Um eine virtuelle Besprechung zu starten, benötigen Sie einen vorzeigbaren Arbeitsbereich, einen Laptop oder Desktop-Computer, eine zuverlässige Internetverbindung, eine virtuelle Besprechungssoftware, Besprechungsteilnehmer und eine gute Frage zum Eisbrecher. Weitere Schritte zum Planen virtueller Besprechungen finden Sie hier.

F: Gibt es Möglichkeiten, das Engagement von Remote-Mitarbeitern in meinem virtuellen Meeting zu verbessern?

  • A: Verbessern Sie das Engagement von Remote-Mitarbeitern in Ihrem virtuellen Meeting, indem Sie Rollen spielen, Fragen zum Eisbrecher verwenden, Ihren Meeting-Zeitplan und Ihre Ziele teilen und Ihr Meeting sorgfältig moderieren, um sicherzustellen, dass alle teilnehmen.

F: Was ist der Zweck eines virtuellen Meetings?

  • A: Der Zweck eines virtuellen Meetings besteht darin, Menschen digital zusammenzubringen, um wichtige Themen zu diskutieren, kritische Ziele zu erreichen oder gesunde Geschäftsbeziehungen aufzubauen und aufrechtzuerhalten.

F: Wie soll ich mein virtuelles Meeting starten?

  • A: Sie sollten Ihr virtuelles Meeting beginnen, indem Sie eine kurze Frage zum Eisbrecher stellen. Erfahren Sie, wie Sie Ihr virtuelles Meeting planen, hosten und beenden können.

F: Wie soll ich mein virtuelles Meeting beenden?

  • A: Beenden Sie Ihr virtuelles Meeting, indem Sie abschließende Gedanken sammeln und wichtige Punkte und nächste Schritte zusammenfassen. Sie sollten auch planen, unmittelbar nach dem Meeting eine Folge-E-Mail zu senden. Weitere Tipps zur Planung virtueller Besprechungen von Anfang bis Ende finden Sie hier.

Gibt es etwas, das wir verpasst haben? Bitte lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen!