Das Handbuch für den endgültigen Projektmanager zum Ausführen eines Remote-Teams

Der endgültige Projektmanager

Als Projektmanager haben Sie möglicherweise eine Hassliebe zu flexiblen Arbeitsvereinbarungen (FWAs).



Die Verwendung eines virtuellen Teams kann Ihnen dabei helfen, Top-Talente von überall auf der Welt anzuziehen und zu halten. Die Verwaltung von Remote-Mitarbeitern erhöht jedoch häufig die Komplexität von Projekten und erfordert die Einstellung von PMs neue Techniken , Tools und Soft Skills zur Bewältigung der Herausforderungen.

Hier sind einige wichtige Herausforderungen, denen Sie möglicherweise begegnen, wenn Sie ein Remote-Team führen, und was Sie tun können, um sie zu überwinden.

Inhaltsverzeichnis



1) Effektiv kommunizieren ohne persönliche Interaktionen

Kommunizieren Sie effektiv und führen Sie ein Remote-Team aus

Die meisten Remote-Mitarbeiter verlassen sich auf schriftliche Mitteilungen wie E-Mail und Textnachrichten. Dies kann jedoch zu Missverständnissen führen, da verbale und nonverbale Hinweise wie Ton und Beugung oder Gesichtsausdruck und Körpersprache keine Nuancen in den Nachrichten vermitteln.

Projektmanager sollten Videokonferenzen zwischen Teammitgliedern fördern und erleichtern . Es gibt eine Reihe von Videokonferenzplattformen Diese sind einfach einzurichten und bieten Funktionen wie HD-Video, Bildschirmfreigabe und Aufnahme. Stellen Sie sicher, dass die Teammitglieder Zugriff auf die Videokonferenzplattform haben, und bieten Sie die erforderlichen Schulungen an, damit jeder die Technologie effizient nutzen kann.

Eine der wichtigsten Komponenten für die Kommunikation mit Remote-Teams sind Einzelgespräche . Diese Besprechungen können Managern Einblicke in die Arbeitsweise der einzelnen Teammitglieder geben und Probleme vorwegnehmen, die zu größeren Problemen werden können.



Suchen Sie in Einzelgesprächen nach Hinweisen darauf, dass Mitarbeiter vor Herausforderungen stehen, z. B. bei ihren Aufgaben in Verzug zu geraten oder Burnout zu erleben. Hier sind einige Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass diese 1: 1-Besprechung effektiv ist:

Nehmen Sie sich Zeit für 1: 1-Besprechungen

Zu viele Besprechungen sind eine Plage für die Geschäftswelt, aber für einen Projektmanager sollten nur sehr wenige Dinge auf der Tagesordnung stehen, die die Leitung ihres Teams ersetzen. Wenn ein Manager diese Besprechung absagt, hat er möglicherweise das Gefühl, dass er in seinem Kalender Zeit für ein dringlicheres Problem öffnet. Laut Elizabeth Grace Saunders, einer Zeitmanagement-Trainerin, ist das Gegenteil der Fall.

Saunders schrieb in a Harvard Business Review Artikel „Es gibt einige offensichtliche Probleme, die sich aus der Absage dieser Besprechungen in Bezug auf die Arbeit Ihrer direkten Mitarbeiter ergeben. Wenn Sie keine vorhersehbare geplante Zeit mit Ihnen haben, kann dies dazu führen, dass Mitarbeiter falsch an etwas arbeiten, was zu unnötigen Notfällen und Zeitverschwendung bei der Behebung von Fehlern führen kann. Oder es kann zu einem Rückgang der Produktivität führen, weil die Mitarbeiter verwirrt und unklar über ihre Prioritäten sind und daher nicht viel erreichen. '

'Wenn Sie keine vorhersehbare geplante Zeit mit Ihnen haben, können Mitarbeiter dazu führen, dass sie falsch an etwas arbeiten, was zu unnötigen Notfällen und Zeitverschwendung bei der Behebung von Fehlern führen kann.'

Legen Sie vorher die Erwartungen für das 1: 1-Meeting fest

Sie haben nicht nur 1: 1-Besprechungen in Ihrem Zeitplan, weil Sie fällig sind oder die Unternehmensrichtlinien für Manager gelten. Verwenden Sie diese Besprechungen, um eine Beziehung zu Remote-Teammitgliedern aufzubauen und wertvolle Anleitungen und Rückmeldungen zu geben.

Nehmen Sie sich Zeit, um vor dem Meeting eine Agenda festzulegen, und bitten Sie Ihre Mitarbeiter, dasselbe zu tun. Teilen Sie ihnen diese Agenda im Voraus mit, damit Sie beide klare Erwartungen an das haben, was besprochen wird.

Stellen Sie klare Aktionselemente bereit

Genauso wichtig wie der Aufbau von Beziehungen und die Überprüfung der Arbeit, 1: 1-Besprechungen sollten mit Aktionspunkten für alle Beteiligten enden . Dies stellt sicher, dass Sie und Ihre Mitarbeiter aus jedem dieser Gespräche einen Mehrwert ziehen. Sie könnten beispielsweise einen der neuesten Blog-Beiträge Ihres Autors überprüft haben, und ein Aktionselement könnte darin bestehen, dass er mithilfe der mit ihm besprochenen Techniken einen neuen Inhalt schreibt.

Bei Ihren nächsten 1: 1-Besprechungen können Sie überprüfen, wie diese Techniken in ihrem nächsten Beitrag implementiert wurden.

Es ist auch wichtig, dass Sie Ihr internes Team in die Kommunikation mit Gruppen von Remote-Teammitgliedern einbeziehen. Ermutigen Sie in Teambesprechungen Teammitglieder am selben Ort, sich in die Videoanrufe einzuwählen, damit jeder die gleiche Erfahrung machen kann und Remote-Mitarbeiter keine nonverbalen Hinweise verpassen.

2) Arbeiten Sie über verschiedene Standorte und Zeitzonen hinweg zusammen

Zusammenarbeit über verschiedene Standorte und Zeitzonen hinweg

Remote-Teammitglieder können nicht einfach zu den Schreibtischen ihrer Kollegen gehen kommunizieren und zusammenarbeiten . Um Remote-Teamwork effektiv zu orchestrieren, müssen Sie Erwartungen festlegen und die verwenden richtige Werkzeuge .

Implementieren Cloud-basierte Kollaborationsplattformen für Echtzeitkommunikation, Dateifreigabe und mehr. Diese Anwendungen umfassen Projektmanagement-Software (z. B. monday.com), Unified Communications-Plattform (z. B. 8 × 8), Team-Messaging-Anwendung (z. B. Slack) und Filesharing-Tool (z. B. Dropbox).

Mit diesen Plattformen können Sie alles an einem Ort aufbewahren, um Missverständnisse zu vermeiden. Teammitglieder können sich jederzeit und von überall aus anmelden, um alle Gespräche nachzuholen und Fehler und Verzögerungen zu minimieren.

Ebenfalls, Ziel für Zeitplanüberschneidungen So können Teammitglieder aus verschiedenen Zeitzonen Echtzeitkommunikation (z. B. Video- oder Sprachanrufe) einrichten, ohne dass jemand ungerade Stunden arbeiten muss. Dokumentieren Sie die Zeitzonen und Arbeitszeiten der Mitarbeiter und markieren Sie die überlappenden Zeitfenster in gemeinsam genutzten Kalendern für eine effiziente Planung. Zum Beispiel, Ihr Hauptquartier könnte in EST sein und Sie haben entfernte Teammitglieder, die zwischen der Westküste und Europa verteilt sind. 10 Uhr EST könnte eine gute Zeit sein, damit das Meeting für niemanden zu früh oder zu spät ist.

3) Erstellen Sie gut definierte Workflows

Workflows-Projektmanagement erstellen

Ein Fließband fällt mir ein, wenn ich daran denke, Workflows zu erstellen. Ihre Workflows sollten leicht zu wiederholenden Prozessen folgen können, die herausragende Produkte ausspucken oder erstaunliche Kundenerlebnisse bieten. Diese Workflows bilden eine klare Struktur für die Arbeit, an der Remote-Teams beteiligt sind, und sind das Lebenselixier jedes erfolgreichen Teams.

Workflows können für eine Aufgabe oder eine Reihe von Aufgaben erstellt werden, die auf ein Endziel hin ausgeführt werden . Zum Beispiel sollte Ihre allgemeine Inhaltsstrategie klar definierte Workflows von der Inhaltsidee über das Schreiben, Veröffentlichen bis hin zur Werbung enthalten. Jeder Schritt in der Gesamtstrategie erfordert möglicherweise die Eingabe mehrerer Teammitglieder. Ein möglicher Workflow könnte folgendermaßen aussehen:

  • Das Marketing-Team recherchiert zu Themen, die mit der Zielkundenpersönlichkeit in Einklang stehen.
  • Diese Themen werden vom Management geprüft und genehmigt.
  • Das Schreibteam produziert den Inhalt.
  • Dieser Inhalt wird vom Marketingteam auf Änderungen überprüft.
  • Das Schreibteam nimmt die gewünschten Änderungen vor.
  • Der Inhalt wird vom Marketing-Team genehmigt.
  • Das Schreibteam veröffentlicht den Inhalt.
  • Das Marketing-Team bewirbt den Inhalt über Social Media-Kanäle und E-Mail.

Für diesen Vorgang wären in der Vergangenheit mehrere E-Mails, Telefonanrufe und Besprechungen erforderlich gewesen. Heutzutage trägt die Technologie dazu bei, dass alles mit Tools wie organisiert und automatisiert bleibt monday.com und Bienenstock . Diese Projektmanagement-Plattformen gibt Teams die Möglichkeit, wiederholbare Workflows für bestimmte Projekte zu erstellen, Aufgaben an Teammitglieder zu vergeben, Termine zu erstellen und Projektmanager zur Verfügung stellen mit vollständiger Transparenz.

4) Besetzen Sie Ihre Projekte mit den richtigen Teammitgliedern

Besetzen Sie Ihre Projekte mit den richtigen Teammitgliedern

Der größte Erfolgsfaktor ist definitiv das Team, aber nicht jeder arbeitet gut in einer abgelegenen Umgebung. Ein Mitarbeiter, der in einer Büroumgebung gute Leistungen erbringt, ist in einem Remote-Team möglicherweise nicht so effektiv.

Quarantäne-Schnitzeljagd für Erwachsene

Stellen Sie bei der Rekrutierung für ein Projekt sicher, dass die Teammitglieder die richtige Kombination aus Arbeitsmoral, technischer Kompetenz und persönlichen Eigenschaften für Remote-Arbeit haben. Bei der Suche nach Remote-Teammitgliedern sind folgende Punkte zu beachten:

Macher finden

Macher erledigen einfach alles. Egal, ob sie von einer abgelegenen Insel oder von ihrem Bett zu Hause aus arbeiten. Diese Personen benötigen kein anderes Mikromanagement oder keine andere Aufgabenzuweisung als das allgemeine organisatorische Ziel und die Anleitung zu ihrer Ausrichtung. Hinzufügen von Machern wird Steigerung der gesamten Arbeitsproduktivität von dem Team.

Sie können Handelnde daran erkennen, wie sie auf eine Aufgabe reagieren. Nehmen wir an, Sie hatten gerade ein All-Hands-Meeting, bei dem Sie einen neuen Geschäftsbereich angekündigt haben, den das Unternehmen in 60 Tagen starten wird. Der Handelnde wird sofort zur Arbeit gehen und sich mit Ideen, Strategien und Fragen an sein Management-Team wenden. Der Nicht-Handelnde wird seinen Tag mit dem Warten auf neue Aufgaben im Zusammenhang mit der Ankündigung fortsetzen.

Finden Sie Menschen, denen Sie vertrauen können

Vertrauen ist der Schlüssel in einer Remote-Belegschaft. Sie müssen darauf vertrauen, dass die Personen, die außerhalb Ihres Büros arbeiten, das tun, was sie sagen. Natürlich können Sie einen Teil davon in dem von ihnen gelieferten Arbeitsprodukt überwachen, aber Sie wissen nicht, ob sie zu Hause Stunden oder halbe Arbeitstage investieren, um das Nötigste zu produzieren.

Sie müssen Remote-Mitarbeitern vertrauen, damit das gesamte Konzept funktioniert. Auf der anderen Seite muss das Management Vertrauen zu den Mitarbeitern zeigen, die eingestellt werden. Das Management muss klare und klar definierte Erwartungen für Remote-Arbeiten festlegen und dann darauf vertrauen, dass diese Erwartungen erfüllt werden.

Finde Leute, die schreiben können

Im Gegensatz zu einem Büro am selben Ort, in dem Informationen persönlich gesprochen werden, teilt eine entfernte Belegschaft die meisten Informationen per schriftlicher E-Mail und Chat. Remote-Mitarbeiter, die Dinge erklären und schriftliche Anweisungen geben können, sind für die Kommunikation in Remote-Teams unerlässlich.

Finden Sie Menschen, die ohne soziales Umfeld arbeiten können

Es besteht kein Zweifel, dass Remote-Arbeitsumgebungen weniger sozial sind als am selben Ort. Menschen in entfernten Teams sollten sich natürlich wohl fühlen, wenn sie in einer solchen Umgebung arbeiten - und sogar darin gedeihen. Dies bedeutet nicht, dass Ihre Remote-Mitarbeiter vollständig vom Rest des Teams ausgeschlossen sein sollten. Sie sollten weiterhin die Geselligkeit durch digitale „Wasserkühler“ -Räume wie teamweite Slack-Kanäle fördern. virtuelle Partys und Happy Hour für Videokonferenzen am Freitag. Dies wird sicherstellen, dass die Moral und die Unternehmenskultur zwischen Remote-Mitarbeitern gestärkt werden.

Bitten Sie die Personalabteilung um Hilfe, sowie Rekrutierungsressourcen , um Mitarbeiter zu identifizieren, die gut zu den Remote-Rollen passen. Suchen Sie nach Personen, die selbst motiviert sind, über gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten verfügen, mit Kommunikationstechnologien vertraut sind und über ausgezeichnete Zeitmanagementfähigkeiten verfügen.

Führen Sie bei der Einstellung für eine Remote-Rolle persönliche oder Videointerviews durch, um die zwischenmenschlichen Fähigkeiten der Kandidaten zu beurteilen. Verwenden Sie auch Online-Bewertungen, um bewerten ihre Selbstmotivation und andere Attribute, die sie zu einem effektiven Mitglied Ihres Teams machen.

5) Verstehen Sie Ihre Technologie

Überwindung technologiebezogener Herausforderungen

Von diesem ersten Moment an Remote-Onboarding-Prozess Ein starker Projektmanager muss erkennen, dass die Führung eines effektiven Remote-Teams bedeutet, sich auf Technologien zu verlassen, die von Zeit zu Zeit zu Herausforderungen führen können. Diese Herausforderungen können Sie zwar auf die Probe stellen, sie werden Ihnen jedoch sicherlich dabei helfen, ein besserer Leiter für Ihr Remote-Team zu werden. Wir haben einige Schlüsselbereiche festgelegt, die etwas mehr Aufmerksamkeit erfordern, um langfristig herausragende Leistungen zu erbringen.

Bieten Sie umfassendes Onboarding

Unabhängig davon, ob Sie ein neues Remote-Teammitglied einstellen oder einen aktuellen Mitarbeiter in ein virtuelles Team umwandeln, sollte jeder die verschiedenen Prozesse und Richtlinien verstehen, die mit Remote-Arbeiten verbunden sind.

Dokumentieren Sie alle Vorgänge und teilen Sie sie an einem zentralen Ort. Automatisieren Sie Prozesse, um Workflows zu optimieren, Engpässe zu vermeiden und sicherzustellen, dass nichts durch die Risse fällt. Richten Sie Kommunikationsrichtlinien ein, damit die Teammitglieder verstehen, wie die richtigen Tools für verschiedene Zwecke und die angemessene Reaktionszeit verwendet werden.

Bieten Sie umfassende Schulungen zu den verschiedenen Kommunikations- und Kollaborationsplattformen an, die vom virtuellen Team verwendet werden, und halten Sie alle über die neuesten Funktionen auf dem Laufenden, um die Kosteneffizienz zu verbessern. Es ist wichtig, dass jeder alle Gespräche an einem zentralen Ort aufbewahrt, um Missverständnisse zu vermeiden oder Anweisungen wiederholen zu müssen.

Da Teammitglieder über ihre eigenen Geräte und Netzwerke eine Remoteverbindung zu Ihren Systemen herstellen müssen, sollten Sie die Bedeutung der Cybersicherheit nicht übersehen, damit Sie vertrauliche Informationen und Kundendaten schützen können, um die hohen Kosten von Datenverletzungen zu vermeiden. Hier sind einige der Cyber-Sicherheitsprotokolle, die Sie mit Ihren Remote-Teams einrichten können:

Starke Passwortverwaltung

Schwache Passwörter verursacht 30% der Ransomware-Infektionen allein im Jahr 2019. Viele Leute wiederholen Passwörter in vielen Online-Konten, die sie sowohl aus geschäftlichen als auch aus persönlichen Gründen verwenden. Dies stellt eine enorme Bedrohung für die Cybersicherheit für Einzelpersonen und Unternehmen dar. Darüber hinaus nutzen nur 12% der Menschen Passwortmanager. Unternehmen müssen Kennwortrichtlinien einrichten, z. B. die Verpflichtung von Teammitgliedern, Kennwortmanager wie zu verwenden LastPass . Diese Passwortmanager generieren automatisch sehr schwierige Passwörter für jedes Online-Konto und verschlüsseln sie aus Sicherheitsgründen.

Vermeidung verdächtiger Websites

Es besteht kein Zweifel, dass Ihr Remote-Team sowohl aus geschäftlichen als auch aus persönlichen Gründen im Internet suchen wird. Dies öffnet ihre Geräte letztendlich für potenzielle Cyber-Bedrohungen durch bösartige Websites. COVID-19 ist derzeit ein perfektes Beispiel dafür Tausende gefälschter COVID-19-Websites ständig auftauchen. Zusätzlich dazu, dass alle Remote-Teammitglieder Cyber-Sicherheitstools wie installieren McAfee Auf ihren Geräten sollten sie auch Schulungen zu genehmigten Websites erhalten, auf denen sie ihre Updates erhalten können.

Sichere Verbindungen

Ihr Remote-Team kann bei der Arbeit an Geschäftsaufgaben von unsicheren Standorten aus eine Verbindung zum Internet herstellen. Dies stellt eine enorme Cyber-Bedrohung dar, da Hacker Informationen über diese Endpunkte leicht abfangen können. Erstens sollte Ihre Richtlinie lauten, dass alle Remote-Mitarbeiter nur von einem sicheren Verbindungspunkt aus auf das Internet zugreifen dürfen. Zweitens bieten alle Remote-Teammitglieder mit einer VPN-Lösung dass sie verwendet werden müssen, wenn eine Verbindung zum Internet für geschäftliche Zwecke hergestellt wird.

Onboarding ist ein entscheidender Schritt, um neue Remote-Teammitglieder schnell an Ihre Tools, Workflows und Sicherheitsprotokolle zu gewöhnen. Eine gründliche Einbindung zu Beginn des Beitritts zum Team führt später zu weniger Kopfschmerzen.

Fazit

Das Führen eines Remote-Teams kann manchmal eine Herausforderung sein. Mit den richtigen Strategien und Technologien können Sie jedoch auf die besten Talente zugreifen und die vielen Vorteile der Verwendung einer Remote-Belegschaft nutzen, indem Sie Ihrem Team eine nahtlose Zusammenarbeit ermöglichen und Ihre Projekte pünktlich und im Rahmen des Budgets halten.