Wie man ein Experte für Geschäftsreiseplanung ist

Geschäftsreiseplanung

GeschäftsreiseplanungGist ein Vollzeitjob, vielleicht sogar ein Überstundenjob. Wenn Sie eine Reiseplanung auf Ihrem Teller haben, die auf einer umfassenden Liste anderer Aufgaben steht, können Sie wahrscheinlich einige Tipps, Tools und Checklisten verwenden, um Ihnen das Leben zu erleichtern. Wir haben Planungsressourcen zusammengestellt, die Sie auf jedes Planungsszenario für Geschäftsreisen anwenden können, unabhängig davon, ob Sie ein Unternehmen sind virtueller Assistent oder im Haus.

Der beste Weg, um die Vorschläge in diesem Beitrag zu erstellen, zu verfolgen und zu überwachen, ist mit einer Produktivitätssoftware wie Montag .

Tipps zur Geschäftsreiseplanung

Befolgen Sie diese Tipps, um die Planung von Geschäftsreisen für jede Reise reibungslos und effizient zu gestalten.

1. Entwickeln Sie einen Leitfaden für die Planung von Geschäftsreisen. Der Leitfaden beschreibt einfach Ressourcen und Ansätze, die für Sie gut funktioniert haben. Es ermöglicht jedem, einzuspringen und bei Reiseplänen zu helfen, ohne das Rad neu zu erfinden. Wenn Sie Monate ohne Reisepläne verbringen, hilft Ihnen der Reiseführer dabei, sich an die Best Practices zu erinnern, die Sie seit Ihrer letzten Planungssitzung festgelegt (aber möglicherweise vergessen) haben. Vergessen Sie nicht, Ihre Hausaufgaben zu machen, wenn es darum geht Reisemanagement , da dieser Leitfaden im Laufe der Zeit weiter wachsen und sich verbessern wird. Folgendes sollten Sie in Ihren Reiseführer aufnehmen:

  • Genehmigungsprozesse. Können Sie ein Hotelzimmer ohne Zustimmung des Chefs buchen oder müssen Sie es zuerst von einem ganzen Ausschuss leiten lassen?
  • Bevorzugte Anbieter, Hotels und Reisedienstleistungen. Sie könnten Stunden damit verbringen, Flüge und Hotels zu recherchieren und niemals erkennbare Unterschiede feststellen, außer vielleicht geringfügig unterschiedlichen Preisen. (Mit anderen Worten, was als Due Diligence erscheint, kann in der Welt der Reiseplanung Zeitverschwendung sein.) Sobald Sie Ihre bevorzugten Reiseressourcen ausgewählt haben, können Sie direkt zu diesen wechseln und stundenlange Voruntersuchungen umgehen. Die Rückkehr zu denselben Ressourcen schafft Konsistenz, erleichtert die Aufteilung der Verantwortlichkeiten für die Reiseplanung und spart Ihrem Unternehmen Geld, indem Sie die Treueprogramme optimal nutzen. (Siehe Tipp 2.)

2. Wählen Sie bevorzugte Reiseanbieter aus, melden Sie sich für Treueprogramme an und speichern Sie. Selbst Experten für Geschäftsreisen schwören laut diesem Tipp auf diesen Tipp Geschäftseingeweihter . Für den Gelegenheitsreisenden scheinen Treueprogramme leere Belohnungen zu versprechen. Um Geschäftsreisekunden zu wiederholen, summieren sich die Vorteile und Einsparungen des Treueprogramms. Nehmen Sie an Programmen für so viele Reiseanbieter wie möglich teil - Fluggesellschaften, Autodienste, Hotelketten, Restaurants, Züge, Tankstellen und mehr.

3. Legen Sie für jeden (allgemein) flexiblen Reiseaufwand Cut-Off-Budgets fest. (Sie können beispielsweise entscheiden, dass Hotelzimmer niemals 300 USD pro Nacht überschreiten sollten.)

4. Notieren Sie das ideale Buchungsfenster für jeden Reiseservice, basierend auf Ihren Erfahrungen. Vielleicht sollten Sie einen Autoservice 1 Woche im Voraus, ein Hotel 1 Monat im Voraus und einen Flug 2 Monate im Voraus buchen.

5. Notieren Sie sich Anbieter, die Angebote anbieten weil Sie sie gut kennen oder weil Sie in der Vergangenheit verhandelt haben.

6. Frühling für eine Mitgliedschaft in der Flughafenlounge. Wie Treueprogramme mögen Lounge-Mitgliedschaften für den sparsamen, gelegentlichen Reisenden unnötig erscheinen, für Unternehmen und häufige Geschäftsreisende jedoch eine Flughafenlounge hat große Vorteile . Reisende können ihre Arbeit erledigen, zwischen den Flügen ein Nickerchen machen, Telefonkonferenzen abhalten, sich mit anderen Reisenden vernetzen oder sogar Reisebegleiter unterhalten, die möglicherweise auch Kunden oder potenzielle Kunden sind

7. Priorisieren Sie Fluggesellschaften, die pünktliche Flüge anbieten. Einer von Die beliebtesten Reise-Hacks von INC Durch die Bevorzugung von Transportdiensten, die pünktlich ankommen und abreisen, können Reisende viel Zeit und Stress sparen. Außerdem könnte ein verspäteter Langstreckenflug den Erfolg einer gesamten Reise aufgrund fehlender Verbindungen, Zeitzonensprung und mehr gefährden.

Tools für die Reiseplanung von Unternehmen

Tools für die Reiseplanung von Unternehmen

Zeitzone Ninja

Zeitzone Ninja macht das Planen von Besprechungen und Ereignissen über Zeitzonen hinweg zum Kinderspiel.

Warum es so toll ist: Die Benutzeroberfläche berechnet die Zeiten für Sie, sodass Sie nie genau herausfinden müssen, wie spät es an einem anderen Datum oder an einem anderen Ort sein wird.

TripIt
Mit TripIt können Sie Informationen von Flügen, Hotels, Restaurants und Mietwagen an einem Ort organisieren. Es verfügt sogar über eine automatisierte Reiseroutenfunktion, mit der Sie wichtige Informationen mit Ihren Reisenden teilen können.

Warum es so toll ist: Dieses Tool erstellt im Wesentlichen Reiserouten für Sie. Sie buchen die Reisevorbereitungen und leiten Bestätigungs-E-Mails an TripIt weiter. Das Tool fügt alle Details zu Ihrer Master-Reiseroute hinzu.

Kosten

Dieses Tool ändert die Art und Weise, wie Sie mit Reisekosten umgehen.

Warum ist es so toll? : Expensify automatisiert den Reisekostenprozess. Scannen Sie Ihre Belege, um Expensify aufzufordern, in Ihrem Namen einen Bericht zu erstellen und einzureichen. Expensify bietet sogar eine Funktion zum Erfassen von reisebezogenen Transaktionen und zum Erstellen von Berichten, mit denen Sie die Gesamtkosten einer Reise verfolgen können.

Hotelampfang

Wie du bleibst
Verwenden Sie diese App, um ein Zimmer für nur wenige Stunden zu buchen und eine Vielzahl von An- und Abreisebedürfnissen zu berücksichtigen.

Warum es so toll ist: Diese App befreit Sie von den Einschränkungen der typischen Check-In- und Check-Out-Zeiten im Hotel. Laden Sie einfach die App herunter und geben Sie Ihren Hotelstandort und Ihre Einstellungen ein. Die App bietet Optionen, die Ihren Anforderungen entsprechen.

Stimmen Sie überein

Concur verfügt über eine integrierte Technologie, die die Art und Weise, wie Sie Reisekosten verfolgen, revolutioniert.

Warum es so toll ist: Es bietet einen tiefen Einblick in die Kostenverfolgung und sogar in die Kostenprojektion. Planer können sich vor, während und nach der Reise umfassend über die Reisekosten informieren.

Award Wallet

Verfolgen Sie alle Ihre Award-Programme an einem Ort mit Award Wallet.

Warum es so toll ist: Indem Sie Ihre Auszeichnungen im Auge behalten, hilft Ihnen Award Wallet dabei, Ihre Belohnungen zu maximieren (und optimal zu nutzen).

SkyRoam

Holen Sie sich ein Gerät und ein Datenabonnement, um überall unbegrenztes WLAN zu nutzen.

Warum es so toll ist: Mit SkyRoam können Reisende wirklich sicher sein, dass sie ihre Arbeit mit WiFi an jedem Ort und zu jeder Zeit erledigen können.

GroundLink

Mit diesem Service können Sie ganz einfach Fahrer in Großstädten auf der ganzen Welt buchen.

Warum es so toll ist: Der Service hat an alle Details gedacht, die das Leben eines Geschäftsreisenden wirklich erleichtern. GroundLink verfolgt Ihren Flug, um die Abholzeiten anzupassen, und bietet sogar 100% transparente Preise vor der Buchung.

Transit App

Laut Transit App begann der Service mit einer Frage: „Wann kommt meine Fahrt hierher?“ Mit der App können Sie Transitinformationen in der Nähe in Echtzeit direkt von Ihrem Telefon aus überprüfen.

Warum es so toll ist: Sie können Reisedetails eingeben, um in Echtzeit Anleitungen und Updates von der App zu erhalten. Sie werden sehen, wie viele Haltestellen Sie noch haben, wann Sie Ihren Transit nehmen müssen und vieles mehr.

Weltnomaden

Diese Reiseversicherungsgesellschaft trägt dazu bei, Geschäftsreisen sicherer und intelligenter zu machen.

Warum es so toll ist: Diese Firma hilft Reisenden, sich darauf zu verlassen, dass sie versorgt werden, wenn während einer Reise etwas schief geht.

GetThere

Mit dieser Online-Ressource für das Reisemanagement können Sie jeden Aspekt der Geschäftsreiseplanung verwalten.

Warum es so toll ist: Das Tool verfügt über eine Integrationsoption für Reiserichtlinien, mit der festgelegte Reiseplanungsregeln einfach befolgt werden können.

WikiTravel

Die Köpfe, die Ihre bevorzugte freie Enzyklopädie erstellt haben, haben auch einen riesigen Crowd-Sourcing-Reiseführer erstellt.

Warum es so toll ist: Echte Reisende schreiben den WikiTravel-Inhalt, sodass Sie sicher sein können, dass die Informationen und Tipps, die Sie erhalten, relevant und nützlich sind. Jeder Ort hat sogar Bleib sicher und Bleib gesund Abschnitte, um ängstliche Reisende zu beruhigen und zu informieren.

Trippy

Erhalten Sie Antworten auf Ihre schwierigsten Reisefragen, die selbst Google nicht beantworten kann.

Warum es so toll ist: Wenn Sie Reiseinformationen wünschen, möchten Sie normalerweise mit jemandem sprechen, der dort war, wo Sie gerade sind. Sie möchten Antworten von jemandem mit Erfahrung aus erster Hand. Mit Trippy können Sie diesen sicheren Rat einholen, ohne auf den Komfort Ihres Computers verzichten zu müssen.

Checklisten für Geschäftsreisen

Reise-Checkliste

Reise-Checkliste:

  • Buchen Sie den ausgehenden Transport
  • Rücktransport buchen
  • Zwischenreisen buchen
  • Unterkunft buchen
  • Erstellen Sie gemeinsam nutzbar Reiserouten
  • Buchen Sie Meetings und Veranstaltungen und aktualisieren Sie Kalender
  • Kaufen Sie alle relevanten Pässe und Tickets
  • Erstellen Sie Kopien relevanter Dokumente, einschließlich Pässe, Ausweise und Tickets
  • Schließen Sie alle Präsentationen und Aufzugsstellplätze ab
  • Erstellen und drucken Sie ein Blatt mit kritischen Reisekontakten
  • Verschieben Sie Meetings und Engagements nach Hause, die sich mit den Reisedaten überschneiden
  • Erstellen Sie eine wichtige Aufgabenliste vor der Abreise
  • Erstellen und teilen Sie die Checkliste für die Verpackung

Verpackungscheckliste:

  • Outfits für jeden Tag
  • Pyjama
  • Trainingskleidung
  • Arbeitsnotwendigkeiten, einschließlich Arbeitscomputer, Telefone und Headsets
  • Ausweise und Pässe
  • Schuhwerk
  • Netzteile
  • Bücher
  • Notizbücher
  • Visitenkarten
  • Karten und Ausdrucke
  • Reiseroutendokumente
  • Kosmetik und Toilettenartikel
  • Reservierungsausdrucke
  • Erste-Hilfe-Kasten, einschließlich Medikamente

Vorlagen für die Geschäftsreiseplanung

Reiseroute für Geschäftsreisen

Verwenden Sie diese Listen als schnelle Vorlagen, um relevante Reisedetails zu erstellen, aufzuzeichnen und weiterzugeben. Wie Sie der folgenden Liste entnehmen können, können Sie nur einige wichtige Details austauschen, um verschiedene Arten von Reisen zu planen.

Verkaufsreisen

  • Gesamtankunftszeit und -datum:
  • Gesamtabfahrtszeit und -datum:
  • Datum und Uhrzeit des Check-in der Unterkunft:
  • Datum und Uhrzeit des Check-out der Unterkunft:
  • Daten, Zeiten, Dauer und Orte für jedes Verkaufstreffen:
  • Zwischenbesprechung Transportdetails:
  • Essenszeiten:
  • Pausenzeiten:

Konferenzreisen

  • Gesamtankunftszeit und -datum:
  • Gesamtabfahrtszeit und -datum:
  • Datum und Uhrzeit des Check-in der Unterkunft:
  • Datum und Uhrzeit des Check-out der Unterkunft:
  • Daten, Zeiten, Dauer und Orte für jede Konferenzsitzung:
  • Daten, Zeiten, Dauer und Orte für jede Netzwerksitzung:
  • Daten, Zeiten, Dauer und Orte für Teilnehmerversammlungen:
  • Arbeitsfenster:
  • Essenszeiten:
  • Konferenzpausenzeiten:

Pitch-Meeting-Reisen

  • Gesamtankunftszeit und -datum:
  • Gesamtabfahrtszeit und -datum:
  • Datum und Uhrzeit des Check-in der Unterkunft:
  • Datum und Uhrzeit des Check-out der Unterkunft:
  • Daten, Zeiten, Dauer und Orte für jedes Pitch-Meeting:
  • Detaillierte Reiseroute für jedes Pitch-Meeting:
  • Essenszeiten:

Rückzugsreise

  • Gesamtankunftszeit und -datum:
  • Gesamtabfahrtszeit und -datum:
  • Datum und Uhrzeit des Check-in der Unterkunft:
  • Datum und Uhrzeit des Check-out der Unterkunft:
  • Detaillierte Reiseroute für jeden Tag:
  • Entspannungsfenster:
  • Essenszeiten:

Was sind Ihre bevorzugten Tipps für die Planung von Geschäftsreisen? Lass es uns in den Kommentaren unten wissen!