So werden Sie Executive Assistant mit Zero Experience

Executive Assistant Karriere

Sie möchten Executive Assistant (EA) werden, haben aber keine direkt damit verbundene Erfahrung…

Keine Sorge - es gibt Möglichkeiten, Executive Assistant zu werden, selbst wenn Sie gerade die Schule verlassen haben oder einen wichtigen Karrierewechsel anstreben. Hier finden Sie alles, was Sie über den Einstieg in eine Executive Assistant-Rolle wissen müssen.



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Ein Executive Assistant Explainer

Rollenzusammenfassung

Nach unserem Stand des Executive Assistant Report ,'Der durchschnittliche Assistent der Geschäftsleitung muss ein professioneller Problemlöser, ein Meister der Organisation, ein vertrauenswürdiger Vertrauter und ein strategischer Berater sein - alles in einem.'



Assistenten der Geschäftsleitung tragen viele Hüte

Mit anderen Worten, Executive Assistants tragen viele Hüte und infolgedessen auch sieGenießen Sie einige der vielfältigsten, aufregendsten und herausforderndsten Karrieren der modernen Belegschaft. Studenten und Fachleute mit unterschiedlichem Hintergrund und mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Interessen strömen in Positionen als Executive Assistant.

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Während seiner Tätigkeit als EA hat jeder motivierte Fachmann die Möglichkeit, Unternehmen und Büroarbeiten hinter den Kulissen zu führen. Ein Assistent der Geschäftsleitung trifft wichtige Entscheidungen, hat eine wichtige Stimme im Bürobetrieb und in der Politik und trägt oft jahrelang zur strategischen Ausrichtung eines Unternehmens bei.



Spezifische Verantwortlichkeiten

Welche konkreten Maßnahmen ergreifen die Assistenten der Geschäftsleitung, um die obige Zusammenfassung zu erhalten? Hier sind einige, aber sicherlich nicht alle Aufgaben eines typischen Assistenten der Geschäftsleitung:

  • Kalender
  • Planung
  • Organisieren
  • IT-Fehlerbehebung
  • Strategische Beratung
  • Vergünstigungen verwalten
  • Prozesse implementieren
  • Gehaltsabrechnung verwalten
  • Entwerfen Bürolayouts
  • Onboarding / Offboarding
  • Umgang mit Kommunikation
  • Reise koordinieren
  • Ereignisse planen

Schlüsselfertigkeiten

Die meisten Assistenten der Geschäftsleitung besitzen einige, wenn nicht alle Schlüsselfertigkeiten ::

  • Hartnäckiger Einfallsreichtum, um das Unmögliche zu erreichen
  • Die Fähigkeit, unter Druck ruhig zu bleiben und mit allem umzugehen, was auf ihn zukommt
  • Technische Kompetenz zur Behebung von IT-Problemen und zur Suche nach Lösungen
  • Big-Picture-Denken, um vertrauenswürdige Vertraute und Berater für Führungskräfte zu werden
  • Rücksichtslose Priorisierung, um die wichtigen Dinge zu erledigen
  • Ironclad Diskretion, um mit heiklen Informationen umzugehen
  • Tadellose Organisation, um materielle Gegenstände (Lieferungen usw.) und Arbeitsprozesse funktionsfähig zu halten
  • Fähigkeit zum strategischen Multitasking, um wichtige Dinge zu erledigen
  • Übernatürliche Erwartung, auf Probleme zu reagieren, bevor sie zu ausgewachsenen Problemen werden
  • Emotionale Intelligenz, um effektiv mit anderen zu arbeiten
  • Kommunikation auf Expertenebene, um wichtige Punkte in allen Situationen zu vermitteln
  • Schnelligkeit und Entschlossenheit, zur richtigen Zeit das Richtige zu tun
  • Ein Sinn für Humor, der die Dinge immer relativiert
  • Die Fähigkeit, sich zu vernetzen, um eine starke Selbsthilfegruppe aufzubauen und aufrechtzuerhalten
  • Verhandlungsgeschick, um Dinge wie von Zauberhand geschehen zu lassen
  • Analytische Fähigkeiten, um Entscheidungen in allen Situationen zu treffen

Gehalt

Laut dem Büro für Arbeitsstatistik des US-Arbeitsministeriums Executive Assistants verdienen einen Stundenlohn von 57.410 USD (Mittelwert).

Executive Assistants arbeiten lange Stunden

Std

Gemäß die meisten Berichte Assistenten der Geschäftsleitung arbeiten lange und oft ungerade Stunden. Diese Positionen sind nicht unbedingt mit einer Clock-In-and-Clock-Out-Mentalität verbunden. Assistenten der Geschäftsleitung müssen bereit und willens sein, sich zu verstärken, wenn der Dienst anruft.

So werden Sie Executive Assistant, wenn Sie neu auf dem Gebiet sind oder die Rollen wechseln

Aufstrebende Assistenten mit wenig Erfahrung können viele Möglichkeiten finden, um die Fähigkeiten zu entwickeln, die sie benötigen, um erfolgreich zu sein, unabhängig davon, ob sie bei Null anfangen oder versuchen, Erfahrungen aus früheren Positionen zu nutzen.

Im Allgemeinen können angehende EAs ihre Karriere beginnen, indem sie jederzeit eine serviceorientierte Mentalität verkörpern. Das beinhaltet:

Übungen an Ihrem Schreibtisch
  • Erfahren Sie mehr über die Best Practices und Ressourcen, indem Sie sich für einen Newsletter anmelden, z Der Assist , die jede Woche neue umsetzbare Informationen und Erkenntnisse liefert.
  • Ständig auf der Suche nach Möglichkeiten, Hilfe zu leisten und ohne zu zögern einzusteigen
  • Immer Prozesse hinterfragen und fragen, wie sie verbessert werden könnten
  • Schnell und hilfreich auf jede Anfrage reagieren
  • Vernetzen Sie sich mit allen und jedem, indem Sie Mitarbeiter fragen, was sie im Unternehmen tun, in welcher Abteilung sie arbeiten, welche Karriereziele sie haben und vieles mehr

Kommen wir nun zu spezifischeren Aufgaben für EA-Hoffnungsträger. Aufstrebende Assistenten können eine Vielzahl von Möglichkeiten erkunden Vernetzung , Ausbildung und Entwicklungsmöglichkeiten, bei denen sie schnell eine Reihe von Fähigkeiten aufbauen können, für deren Erlangung Jahre jahrelanger Berufserfahrung erforderlich wären. Hier sind einige Ressourcen und Ideen, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern!

Nachwuchsassistenten sollten sich freiwillig melden

Freiwilliger, um Erfahrung zu sammeln

Die Experten für Jobsuche bei ZipRecruiter Ich empfehle, mich freiwillig zu melden, um Erfahrungen zu sammeln. Viele Organisationen, insbesondere gemeinnützige Organisationen, benötigen administrative Hilfe von organisierten und motivierten Personen. Sie können auf Online-Aggregatoren nach Möglichkeiten für Freiwillige suchen, einschließlich VolunteerMatch , Catchafire , und Idealist .

Wenn Ihre Karriere brandneu ist ...

Suchen Sie nach Möglichkeiten, die eine umfassende Liste von Verantwortlichkeiten enthalten. Auf diese Weise können Sie Fähigkeiten in so vielen Schlüsselbereichen wie möglich erwerben.

Wenn Sie die Rolle wechseln möchten ...

Ideen zur Mitarbeiterbindung, die funktionieren

Suchen Sie nach Möglichkeiten, die einige Lücken in Ihrer Erfahrung schließen. Wenn Sie beispielsweise bereits ein Meister im Erstellen von Präsentationen sind, aber keine Erfahrung mit dem Planen oder Planen von Geschäftsreisen haben, versuchen Sie, Möglichkeiten für Freiwillige zu finden, bei denen Sie Zeitpläne und Reisepläne verwalten.

Lernen Sie die Werkzeuge und Tricks des Handels

Wie jeder andere Meister eines Handwerks verwenden EAs Werkzeuge und Tricks, um ihre Arbeit zu verbessern, mehr zu erledigen und ihr Leben zu erleichtern. Je mehr Tools und Tricks Sie kennen, desto mehr Tools haben Sie in Ihrer 'Toolbox', die Sie bei Bedarf verwenden können. Sie können sich leicht über neue Tools, Tipps und Tricks informieren, indem Sie sich anmelden Der Assist , ein kostenloser wöchentlicher Newsletter, der speziell entwickelt wurde, um EAs bei ihrer besten Arbeit zu unterstützen.

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Wenn Ihre Karriere brandneu ist ...

Probieren Sie die Tipps und Tricks aus, über die Sie gelesen haben, und legen Sie die Strategien fest, die für Sie sinnvoll sind. Je mehr Sie erkunden, desto schneller werden Sie zum Experten.

Wenn Sie die Rolle wechseln möchten ...

Lesen Der Assist um zu erfahren, wie EAs ihre beste Arbeit erledigen und Ihre eigene Strategie entwickeln, um der beste EA aller Zeiten zu sein, wenn Sie diesen Job bekommen.

Hilfe anbieten

Wenn Sie jemanden bei der Arbeit bemerkt haben, der in letzter Zeit nur ein bisschen zu beschäftigt zu sein scheint, fragen Sie, ob Sie ihm einige administrative Aufgaben abnehmen können. Die Person muss keine Führungskraft sein, um die Fähigkeiten aufzubauen, die erforderlich sind, um Assistentin der Geschäftsleitung zu werden.

Wenn Ihre Karriere brandneu ist ...

Beginnen Sie mit kleinen Aufgaben. Konzentrieren Sie sich darauf, eine Aufgabe zu perfektionieren, bevor Sie sich bereit erklären, etwas anderes zu übernehmen. Auf diese Weise können Sie die Aufgabe meistern, ohne zusätzlich zu Ihren anderen Aufgaben zu viel übernehmen zu müssen. Wenn Sie bei kleinen Aufgaben helfen, erfahren Sie auch, wie lange die einzelnen Aufgaben dauern, und Sie sind bereit zu bestimmen, wie viel zusätzliche Arbeit Sie vernünftigerweise in Anspruch nehmen können.

Wenn Sie die Rolle wechseln möchten ...

Versuchen Sie, Unterstützung in den wichtigsten strategischen Bereichen anzubieten, an denen Sie am meisten interessiert sind. Wenn Sie sich auf Geschäftsentwicklungsstrategien konzentrieren möchten, prüfen Sie, wie Sie in diesen Bereichen möglicherweise helfen können. Erwägen Sie, Hilfe anzubieten, die das Leben wirklich erleichtert. Möglicherweise können Sie bei Strategiesitzungen keine bahnbrechenden Ideen einbringen, aber Sie können sich freiwillig melden, um zu tippen (und zu verbreiten). Sitzungsprotokoll . Auf diese Weise sind Sie bei jedem Meeting anwesend und achten darauf, dass Sie das Wissen erwerben, das Sie benötigen, um später weitere Ideen einzubringen.

Nehmen Sie an Schulungen teil

Beschleunigen Sie Ihren EA-Kompetenzaufbau mit Schulungen. In Kursen können Sie Fähigkeiten aufbauen, oft in kurzen Zeitabständen. Einige Kurse bieten sogar praktische Zertifikate, mit denen Sie Ihre Fähigkeiten überprüfen können, wenn Sie keine direkt damit verbundene Berufserfahrung haben.

Wenn Ihre Karriere brandneu ist ...

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Hier finden Sie Einführungsschulungen, die sich auf grundlegende Fähigkeiten konzentrieren, wie z. B. die folgenden Optionen.

Chippewa Valley Technical College Associate (Online oder persönlich) Abschluss - Executive Assistant

Dieses Top Auswahl des Executive Assistant-Trainings ist perfekt für alle, die versuchen, in das Feld einzusteigen und eine Menge relevanter Lebenslauferfahrung zu sammeln, um eine blühende Karriere zu starten. Der zweijährige Kurs hilft Studenten, sich in umfassende EAs zu verwandeln, die wissen, wie man Zeitpläne verwaltet, Projekte erleichtert, hochrangige Geschäftsleute unterstützt, Präsentationen erstellt und vieles mehr.

Hawkeye Community College - Executive Assistant AAS Degree Online-Kurse

Dieser umfassende Schulungskurs hilft neuen Assistenten der Geschäftsführung, Fähigkeiten zu erlernen, deren Beherrschung andernfalls mehrere Jahre dauern könnte. Daher ist dies eine Idee für alle, die ihre Karriere beschleunigen möchten. Darüber hinaus kann das nachweisbare Wissen, das der Kurs bietet, den Studenten sogar dabei helfen, wünschenswerte Positionen zu finden. Das Programm umfasst Kurse wie Einführung in die Wirtschaft, Angewandte Mathematik, Lohnbuchhaltung und Wirtschaftsethik.

Wenn Sie die Rollen wechseln möchten ...

Finden Sie gezielte Schulungen, um Ihre Fähigkeiten in abgelegenen Gebieten zu verbessern.

Eventrix Executive Assistant Kurs

Dieser praktische Online-Kurs hilft den Schülern, viele der Soft Skills zu entwickeln, die erforderlich sind, um herausragende Assistenten der Geschäftsführung zu sein. Das Programm zielt auf Kommunikation, Zeitmanagement, Chef-bezogene Etikette und sogar Tipps für den Start einer EA-Karriere ab.

Online-Zertifikatsprogramm für kritisches Denken von eCornell

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Alle Jobs erfordern kritisches Denken, aber Executive Assistant-Jobs bringen Anforderungen auf die nächste Ebene. EAs müssen ständig kritisch denken, um wichtige Entscheidungen zu treffen, effektiv mit allen zu kommunizieren, Konflikte zu lösen, die Emotionen anderer zu verwalten und vieles mehr. Dieser Online-Kurs hilft jedem, der über einen beruflichen Hintergrund verfügt, wichtige Fähigkeiten zum kritischen Denken aufzubauen, die für eine EA-Karriere hilfreich sind.

Executive Assistant Konferenz

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Nehmen Sie an Netzwerkveranstaltungen und Konferenzen teil

Wenn Sie Leute in dem Bereich treffen, in dem Sie arbeiten möchten, werden Sie in vielerlei Hinsicht auf Ihre neue Karriere vorbereitet. Sie lernen neue Ressourcen kennen, werden wichtige Trends beobachten und Verbindungen herstellen, die Ihnen helfen können, neue Fähigkeiten zu erlernen oder sogar Möglichkeiten zu finden, von denen Sie sonst nichts wissen würden.

Wenn Ihre Karriere brandneu ist ...

Wählen Sie Veranstaltungen und Konferenzen aus, die eine Einführung in die für das Gebiet relevanten Schlüsselkompetenzen (und Schlüsselpersonen) bieten.

Seien Sie der ultimative Assistent für zweitägige Workshops

Diese Workshops an mehreren Standorten bieten hoffnungsvollen, beginnenden und erfahrenen EAs viele Informationen, um ihre Karriere zu beginnen oder zu verbessern. Die Workshops werden an mehreren Orten und an mehreren Daten angeboten. Obwohl diese Workshops nur persönlich angeboten werden, bieten sie Termine und Orte, die für Assistenten der Geschäftsleitung im ganzen Land gut geeignet sind.

Die Workshops konzentrieren sich auf die klassischen Fähigkeiten, die in abgerundeten Assistenten zu finden sind, einschließlich Kommunikationsfähigkeiten, Organisationstechniken, Problemlösungsstrategien und Karrieremanagementtechniken. Da diese Veranstaltungen motivierte Fachkräfte anziehen, die ihre Arbeit noch besser machen möchten, eignen sie sich perfekt zum Networking und bringen EAs auf allen Ebenen zusammen, um voneinander zu lernen.

Wenn Sie die Rolle wechseln möchten ...

Wählen Sie Veranstaltungen und Konferenzen aus, die Ihnen helfen, Ihre vorhandenen Fähigkeiten abzurunden und ein qualifizierter Kandidat für eine Position als Executive Assistant zu werden.

Das Executive Leadership Support Forum

Die Planer dieses Multi-Location- und Multi-Date-Support-Forums sagen Folgendes über das Potenzial von Executive Assistants: 'Wir glauben, dass Executive Assistants in ihrer Karriere Großes erreichen können.'

Das Forum bringt EAs auf allen Ebenen zusammen, um miteinander zu sprechen, Unterstützung anzubieten, neue Fähigkeiten zu erlernen und vieles mehr.

(- Holen Sie sich mehr sh * t erledigt mit Der Assist - der kostenlose wöchentliche Newsletter Nr. 1 für Assistenten von Assistenten.)

Schon Executive Assistant? Erzählen Sie uns in den Kommentaren unten, wie Sie Ihre Karriere begonnen haben!