So werden Sie ein Office Manager mit null Erfahrung

Wie werde ich Büroleiter?

Wenn Sie wenig Erfahrung in der Verwaltung haben, fragen Sie sich möglicherweise, wie Sie Office Manager werden können. Möglicherweise stellen Sie Fragen wie:



  • Wie bekommen Sie die Erfahrung, die Sie brauchen?
  • Wie können Sie Ihre Erfahrungen für eine Office Manager-Rolle nutzen?
  • Was können Sie erwarten, wenn Sie überhaupt anfangen?

Keine Sorge - wir haben Antworten auf diese und weitere Fragen! Motivierte Fachkräfte können Wege finden, ihre vorhandenen Erfahrungen, Fähigkeiten und Kenntnisse zu nutzen, um eine erfolgreiche Karriere als Büroleiter zu beginnen. Hier finden Sie alles, was Sie über den Einstieg in eine Office Manager-Rolle wissen müssen.

(Wenn Sie ein Office Manager sind, Treten Sie hier unserer privaten FB-Gruppe bei . Es ist ein OrtKontakte knüpfen, zusammenarbeiten und Ratschläge austauschen, wie Sie das breite Spektrum der Herausforderungen bewältigen können, denen Sie in Ihrer Rolle gegenüberstehen.)

Gratis Bonus: Holen Sie sich eine PDF-Version des State of The Office Manager-Berichts 2018 . Wir haben 572 Büroleiter befragt, um 10 Imbissbuden zu ermitteln, mit denen Sie Ihre Ziele erreichen und Herausforderungen bewältigen können. Erfahren Sie außerdem, welche anderen Office Manager bezahlt werden (und wie Sie mehr verdienen können)!



Ein Office Manager-Erklärer

Rollenzusammenfassung

Office Manager unterstützen den reibungslosen Betrieb am Arbeitsplatz, indem sie Workflows, Beziehungen und strategische Initiativen verwalten. OMs entwickeln und setzen Richtlinien durch und stellen sicher, dass ihre Büros die Unterstützung erhalten, die erforderlich ist, um ein florierendes Arbeitsumfeld zu schaffen.

Viele Büroleiter finden sich wieder gleiche Teile sein Büro-Platzwart, Therapeut, Partyplaner, Lohnbuchhalter und vieles mehr.



Büroleiter dienen oft als das wirklich freundliche Gesicht in einem Büro. Sie kümmern sich um Menschen, lösen Probleme und bieten eine dringend benötigte Schulter zum „Weinen“ in schwierigen Situationen, in denen andere Zuhörer selten zu sein scheinen.

Ob es nun darum geht, herauszufinden, warum niemandes Passwörter plötzlich funktionieren, um einen Konflikt zwischen zwei wichtigen Support-Mitarbeitern auszugleichen, die immer wichtigen Aufgaben eines Office Managers gehen weit, um sicherzustellen, dass die Arbeit im Büro erledigt und gut erledigt wird .

Office Manager-Erfahrung sammeln

Spezifische Verantwortlichkeiten

Wenn es darum geht, genau zu bestimmen, was Office Manager jeden Tag tun, ist die Liste der Verantwortlichkeiten lang und variiert je nach Unternehmen, Arbeitsvielfalt, Erfahrung des OM und vielem mehr. Hier sind nur einige der Aufgaben, die die meisten Office Manager zu dem einen oder anderen Zeitpunkt übernehmen werden:

  • Bestandsaufnahme und Bestellung. (Dies umfasst die Bevorratung von Büromaterial, Snacks, Reinigungsmitteln und anderen wichtigen Dingen des täglichen Bedarfs.)
  • Überwachung des Bürobudgets
  • Büroverwaltung verwalten
  • Verfahren entwickeln und umsetzen. (Dies umfasst Sicherheitsverfahren wie Evakuierungspläne, Sicherheitsprotokolle für Gebäude und mehr.)
  • Bürobuchhalter sein
  • Berichte und Präsentationen erstellen
  • Planung von Partys und Veranstaltungen
  • Kümmert sich um die Gehaltsabrechnung, die Rechnungsstellung und vor allem darum, dass alle bezahlt werden
  • Beschließt ein Unternehmensinformations- und Architekturschema
  • Kontaktaufnahme mit wichtigen Bürokontakten, einschließlich Kunden, Lieferanten, Gebäudetechnikmitarbeitern und mehr
  • Entwerfen von Bürolayouts, Umgestaltungen und Renovierungen
  • Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern
  • Manning das Büro Telefon und E-Mail-Konto
  • Vertragsverhandlungen und Abwicklung des täglichen Managements
  • Planung von Bürokonferenzräumen

Schlüsselfertigkeiten

Erfahrener Office Manager

Die meisten Büroleiter verfügen über einige, wenn nicht alle dieser Schlüsselkompetenzen:

  • Unaufhaltsame Energie
  • Analysekapazität
  • Emotionale Intelligenz
  • Fähigkeit, Situationen zu verstehen und darauf zu reagieren, die sowohl komplexe informative als auch zwischenmenschliche Beziehungen beinhalten
  • Fähigkeit, gut zuzuhören
  • In Sprache und Schrift kommunizieren
  • Anpassungsfähigkeit
  • Selbstversorgung
  • Führung
  • Flexibilität
  • Organisatorische Fähigkeiten
  • Zeiteinteilung
  • Follow-through, um Projekte von der Initiierung bis zur Fertigstellung zu begleiten
  • Auge fürs Detail, um große und kleine Details zu berücksichtigen

Gehalt

Laut Glassdoor beträgt die durchschnittliche Grundvergütung pro Jahr für Office Manager 53.528 USD pro Jahr.

Std

Büromanager müssen alles tun, um einen reibungslosen Betrieb der Büros zu gewährleisten. Diese große Herausforderung geht gelegentlich mit langen Nächten, frühen Morgenstunden und gelegentlich mit Wochenenden einher. Die meisten Büroleiter arbeiten jedoch zu denselben Zeiten wie ein typischer Mitarbeiter in ihrem Unternehmen. Viele Durchschnittswerte liegen immer noch zwischen 9 und 5, aber die Stunden eines OM variieren genauso stark wie die der übrigen Mitarbeiter in ihren Unternehmen.


So werden Sie Office Manager, wenn Sie neu im Feld sind oder die Rollen wechseln

Nehmen Trainingskurse

Ausbildung

Mithilfe von Kursen können Sie eine Vielzahl relevanter Office Manager-Kenntnisse in Niederdruckeinstellungen aufbauen. (Sie helfen Ihnen auch beim Aufbau von Fähigkeiten, deren Erlernen einige Jahre dauern kann.)

  • Wenn Ihre Karriere brandneu ist ...

Finden Sie einen Kurs, der alle grundlegenden Office Manager-Kenntnisse abdeckt. Dies wird Ihnen helfen, die meisten „Seile“ zu lernen, bevor Sie überhaupt anfangen. Das Online Office Administrator School des US Career Institute . Der umfassende Kurs bietet unzählige Bereiche, auf die sich angehende Büroleiter konzentrieren sollten. Zu den abgedeckten Kompetenzen gehören Schreiben, Mathematik, Kommunikation, Computerkenntnisse, zwischenmenschliche Beziehungen, Dateiverwaltung und vieles mehr.

  • Wenn Sie die Rollen wechseln möchten ...

Finden Sie einen Kurs, der eine oder mehrere Fertigkeiten abdeckt, die Sie vertiefen möchten. Schauen Sie sich die wichtigsten Verantwortlichkeiten und Fähigkeiten oben an und finden Sie heraus, an welchen Elementen Sie arbeiten möchten. Die Allgegenwart von Online-Schulungen macht es einfach, ein Angebot für nahezu alle Fähigkeiten zu finden. Zum Beispiel die Die American Payroll Association bietet einen Kurs zur Implementierung von Best Practice für die Lohn- und Gehaltsabrechnung an . Der Kurs nutzt Fallstudien, um abstrakten Konzepten Kontext hinzuzufügen. Aufstrebende Büroleiter, die bei der Planung von Besprechungen besser werden möchten, können sich mit dem befassen Vorbereitung der Certified Meeting Professional (CMP) -Prüfung der Professional Convention Association Management Association Optionen, um zu lernen, wie Sie beeindruckende Meetings planen, die selbst die schwierigsten Teams beeindrucken.

Holen Sie sich eine Office Manager-Zertifizierung

Mit Office Manager-Zertifizierungen können Sie potenziellen Arbeitgebern zeigen, dass Sie über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, um Office Manager zu werden.

Zum Beispiel die IAAP (Internationaler Verband der Verwaltungsfachleute) bietet die

Certified Administrative Professional (CAP) . Diese Zertifizierung wird sowohl brandneuen als auch wechselnden Karrieren Auftrieb verleihen. Jeder, der diese eingehende Prüfung besteht, wird als Meister auf diesem Gebiet anerkannt. Wenn Sie keine Erfahrung haben, hilft Ihnen diese Zertifizierung, Fähigkeiten aufzubauen und der Welt zu beweisen, dass Sie über diese verfügen.

Nehmen Sie an Netzwerkveranstaltungen und Konferenzen teil

Konferenzen und Networking-Events bringen viele Menschen zusammen, die genau das tun, was Sie tun (oder was Sie eines Tages tun möchten). Infolgedessen bieten diese Veranstaltungen die perfekte Gelegenheit, Veteranen nach ihren Erfolgstipps zu fragen. (Und Sie können diese Art von Lernumgebung nicht neu erstellen, selbst wenn Sie große Büros haben!)

  • Wenn Ihre Karriere brandneu ist ...

Nehmen Sie an Catch-All-Konferenzen teil, um unzählige erfahrene Office Manager zu treffen und alle wesentlichen Fähigkeiten für Ihr Fachgebiet kennenzulernen. Ein Ereignis wie Pryors Verwaltung mehrerer Prioritäten, Projekte und Fristen trifft die perfekte Wahl für neue Office Manager.

  • Wenn Sie die Rollen wechseln möchten ...

Probieren Sie Veranstaltungen mit dem Schwerpunkt auf der Entwicklung von Führungsqualitäten aus, die Ihre Karriere auf die nächste Stufe heben können. Zum Beispiel Dale Carnegie® Training Zuversichtlich, durchsetzungsfähig, verantwortlich: Entwicklung der Einstellungen von Führungskräften wird erfahrenen Fachleuten helfen, die die Rolle des OM übernehmen möchten, die Fähigkeiten aufzubauen, die für schwierige Entscheidungen erforderlich sind.


Es gibt einen Weg zu einer florierenden Karriere als Office Manager, unabhängig davon, ob Sie Ihre Karriere von vorne beginnen oder von der Rolle des Executive Assistant oder Office Coordinator wechseln. Hier sind einige Tipps, die Ihnen den Einstieg erleichtern, unabhängig davon, wo Sie sich in Ihrer Karriere befinden.

Spiele bei Meetings zu spielen

Fangen Sie an, Ihre Hörfähigkeiten zu verbessern

Hörfähigkeiten

Ein Teil der inoffiziellen Fähigkeiten eines Office Managers besteht darin, von Zeit zu Zeit eine Arbeitsplatztherapie durchzuführen. Mitarbeiter, die begonnen haben, ihre Muskeln aufzubauen, indem sie gelernt haben, jedem zuzuhören, den sie sehen, werden diese besondere Aufgabe leichter bewältigen können, wenn es an der Zeit ist, sie leichter zu nehmen.

Trinkgeld: Möchten Sie wissen, wie Sie am einfachsten Menschen dazu bringen können, sich zu öffnen? Lächle und mache Augenkontakt mit allen. Der erste Schritt, um ein Meister-Zuhörer zu werden, besteht darin, diese ansprechbare Person zu werden, der sich jeder öffnet.

  • Wenn Ihre Karriere brandneu ist ...

Sprechen Sie mit allen über alles. Stellen Sie offene Fragen, um Menschen zum Teilen zu bewegen. Was beschäftigt dich in letzter Zeit? Worauf freust du dich am meisten, diese Woche und dieses Jahr zu arbeiten? Seien Sie neugierig, stellen Sie Fragen und achten Sie auf alles, was die Leute sagen. Je mehr Sie dies tun, desto einfacher wird es, genau zu lernen, welche Fragen zu stellen sind, und genau herauszufinden, was Menschen in bestimmten Situationen hören müssen.

  • Wenn Sie die Rollen wechseln möchten ...

Wenn Sie einige Male im Büro waren, konzentrieren Sie sich darauf, Ihre bereits etablierten Hörfähigkeiten so gut wie möglich zu verbessern. Ihr Ziel ist es, die Menschen dazu zu bringen, Sie als „ inoffizieller Bürotherapeut Und vertrauenswürdiger Vertrauter, bevor Sie überhaupt eine OM-Rolle übernehmen.

Um Ihre emotional intelligenten Fähigkeiten als Bürotherapeut zu schärfen, werfen Sie Ihre grundlegende Definition des Zuhörens weg. Sie können jemandem genau zuhören und sich trotzdem nur auf das konzentrieren, was Sie als nächstes sagen möchten. Konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, zuzuhören und entsprechend zu reagieren. Denken Sie beim Sprechen darüber nach, wie er sich fühlen könnte. Was möchten sie vielleicht hören, um sich besser zu fühlen? Bestätigen Sie Ihre Annahmen, indem Sie Fragen stellen, bevor Sie Ihre nachdenkliche Antwort geben.

Steigen Sie ein, um Probleme zu lösen, auch wenn sie nichts mit Ihren regulären Aufgaben zu tun haben

Probleme lösen

Wenn es um Büroprobleme geht, werden die meisten Mitarbeiter zu Recht blind. Sie haben zu viele andere Dinge zu tun und zu viele Fristen, um sich mit den Problemen zu befassen, die an einem bestimmten Tag im Büro auftreten. Wenn Sie jedoch ein Office Manager sind, fällt jedes Problem - vom Durcheinander im Konferenzraum bis zum Fehler im Abrechnungsbericht - in Ihren Zuständigkeitsbereich. OM-Hoffnungsträger sollten sich daran gewöhnen, alle Büroprobleme als ihre eigenen zu betrachten. Dies wird ihnen helfen, sich daran zu gewöhnen, alles zu übernehmen, was ihnen in den Weg kommt, und es wird ihnen auch helfen, die Fähigkeiten zur Problemlösung aufzubauen, die sie zur Lösung von Problemen benötigen.

Trinkgeld: Einige Experten verwenden die IDEALES Modell (und Akronym), um sich einem Problem zu nähern. Hier sind die Schritte:

  • ich das Problem dentifizieren
  • D. Definieren Sie den Kontext
  • IS Lösungen erforschen und bewerten
  • ZU ct
  • L. Ich schaue zurück, um zu sehen, was funktioniert hat
  • Wenn Ihre Karriere brandneu ist ...

Halten Sie Ausschau nach Problemen in allen Bereichen und Aspekten des Jobs. Wenn Sie gerade erst anfangen, möchten Sie lernen, wie Sie mit möglichst unterschiedlichen Problemen umgehen können.

  • Wenn Sie die Rollen wechseln möchten ...

Welche potenziellen Probleme lassen Sie sich am wenigsten sicher fühlen? Suchen Sie nach diesen Problemen, um Ihre Fähigkeiten zur Problemlösung abzurunden. Als Office Manager müssen Sie auf alles vorbereitet sein. Daher sollte die Diversifizierung Ihrer Kompetenzen Priorität haben, wenn Sie die Rollen wechseln und es gewohnt sind, sich nur mit einem engen Bereich von Problemen zu befassen.

Wenn Sie ein Office Manager sind, möchten wir wissen, wie Sie angefangen haben! Helfen Sie angehenden Büromanagern und teilen Sie Ihre Geschichte in den Kommentaren unten.

(PS - Wenn Sie ein Office Manager sind, Treten Sie hier unserer privaten FB-Gruppe bei . Es ist ein OrtKontakte knüpfen, zusammenarbeiten und Ratschläge austauschen, wie Sie das breite Spektrum der Herausforderungen bewältigen können, denen Sie in Ihrer Rolle gegenüberstehen.)

Gratis Bonus: Holen Sie sich eine PDF-Version des State of The Office Manager-Berichts 2018 . Wir haben 572 Büroleiter befragt, um 10 Imbissbuden zu ermitteln, mit denen Sie Ihre Ziele erreichen und Herausforderungen bewältigen können. Erfahren Sie außerdem, welche anderen Office Manager bezahlt werden (und wie Sie mehr verdienen können)!