Wie die besten Assistenten ihre Ziele setzen und erreichen

Executive-Assistant-Zielsetzung

Wir werden oft nach der Zielsetzung von Executive Assistant gefragt, sowohl in unserem EA-Gemeinschaften und von unseren Mitgliedern, und es ist ein überraschend kontroverses Thema. Es gibt normalerweise zwei Möglichkeiten.



Es ist entweder -

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Ich bin ein Assistent der Geschäftsleitung. Sollte ich darüber nachdenken, mir Ziele zu setzen? Gilt die Zielsetzung überhaupt für mich? Wie sehen die Ziele von Assistenten der Geschäftsführung überhaupt aus?

Oder…



Hilfe! Mein Chef hat mich nur gebeten, mir zum ersten Mal Ziele zu setzen, und ich habe keine Ahnung, wo ich anfangen soll. Was sind die Ziele des Executive Assistant?!

Je nachdem, wen Sie fragen, ist die Zielsetzung für EAs entweder verdammt wichtig, eine nützliche Übung, aber nicht kritisch, oder… eine völlige Zeitverschwendung.

Nachdem wir eng mit so vielen Assistenten der Geschäftsleitung zusammengearbeitet haben, würden wir argumentieren, dass das Setzen von Zielen nicht nur für einige Assistenten der Geschäftsleitung eine nützliche Übung ist. Es ist tatsächlich entscheidend für den Erfolg in der Rolle.



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Wie wir in unserer jüngsten gefunden haben Status des Executive Assistant-Berichts hat die EA-Rolle stetig an Umfang zugenommen. Die heutigen Assistenten der Geschäftsleitung werden voraussichtlich eine Erweiterung der von ihnen unterstützten Führungskräfte sein. Dies bedeutet, dass viele nicht nur administrative Aufgaben wie das Kalendern, das Buchen von Reisen und das Organisieren von Veranstaltungen ausführen, sondern auch Funktionen überwachen, die früher in den Zuständigkeitsbereich von Personal, Finanzen oder Betrieb fielen. Wir unterhalten uns neue Mitarbeiter gewinnen , Lösen von IT-Problemen, Vergünstigungen verwalten und sogar die Bürokultur leiten. (Wir vermuten, dass Sie sich darauf beziehen können.)

Von Assistenten der Geschäftsleitung wird wahrscheinlich auch erwartet, dass sie strategische Beratung auf hoher Ebene anbieten und neue Wege finden, um das Geschäft voranzutreiben. Dies kann eine Implementierung bedeuten neue Technologie oder Prozesse, die eine messbare Steigerung der Effizienz bewirken oder sich auf das Unternehmensergebnis auswirken.

Deshalb ist das Setzen von Zielen so wichtig. Um diesen hohen Erwartungen gerecht zu werden und neue Funktionen zu erfüllen, müssen die Assistenten der Geschäftsleitung ihre Fähigkeiten und Kenntnisse ständig verbessern. Zielsetzung, insbesondere mit a Arbeitsblatt zur Zielsetzung ist der perfekte Weg, um Ihre Ziele als Assistent der Geschäftsleitung klar zu definieren und sicherzustellen, dass Sie Ihre Fähigkeiten ständig erweitern und weiterhin einen Mehrwert für Ihre Führungskraft und letztendlich für das Unternehmen schaffen.

Die Zielsetzung für Assistenten der Geschäftsleitung bringt natürlich eine Reihe einzigartiger Herausforderungen mit sich.

Liza Goldberg - die unsere moderiert Executive Assistant Communities und ist selbst eine ehemalige EA - zerlegt es so:

Liza-Goldberg„Die Zielsetzung ist für Assistenten der Geschäftsleitung besonders schwierig, da so viele Aufgaben reaktiv sind. Es ist schwer zu planen, wenn Sie nicht genau wissen, woran Sie arbeiten werden. Der andere schwierige Teil ist die Erarbeitung neuer Ziele. Während der Job dynamisch ist, fühlt es sich manchmal auch so an, als würden Sie jeden Tag die gleichen Dinge tun - Planung, Veranstaltungsplanung, Organisation usw. '

Um uns den Weg zu zeigen, haben wir auch die Hilfe unserer außergewöhnlichen Assistentin der Geschäftsführung, Valerie Gomez, in Anspruch genommen. Valerie ist eine erfahrene Assistentin der Geschäftsleitung, die Verwaltungspositionen und Assistenten der Geschäftsführung an Orten wie APD in Texas innehatte und verschiedene Führungs- und Personalfunktionen in großen und kleinen Unternehmen unterstützte. Sie hat sich kürzlich der Herausforderung der Zielsetzung in ihrer eigenen Karriere gestellt und wiegt mit ihren Top-Lektionen und Erkenntnissen aus der Erfahrung.

Bevor wir uns jedoch mit den Einzelheiten der Zielsetzung für Executive Assistant befassen, werfen wir zunächst einen Blick auf die allgemeinen Best Practices für die Zielsetzung.

Best Practices für die Zielsetzung

Ziele selbst setzen

Zeit für ein echtes Gespräch. Zielsetzung ist schwer. Nehmen Sie zum Beispiel die Neujahrsvorsätze. Forschung sagt uns, dass nur 8% der Menschen ihre Neujahrsziele erreichen - auch bekannt als 92% der Menschen, die sie setzen, scheitern episch. Und das sind ungefähr 50% der Bevölkerung, die sie überhaupt erst eingestellt haben.

Aber lassen Sie sich nicht entmutigen. Ein Misserfolg ist fast immer das Ergebnis von Zielen, die keinen Sinn ergeben, nicht erreichbar sind oder für die es keinen Plan gibt, um tatsächlich sicherzustellen, dass Sie dort ankommen.

Und weil Sie diesen Beitrag lesen, wird Ihnen das NICHT passieren.

Unabhängig von Ihrer Position gibt es eine Handvoll bewährter Zielsetzungsstrategien, die Ihre Erfolgschancen erhöhen.

TIPP: Verwenden einer Effizienzsoftware wie monday.com hilft Ihnen dabei, Ihre Ziele visuell zu verwalten und zu vernichten! Viele der EAs in unserer Facebook-Gruppe 'State of the Executive Assistant' empfehlen dies als ihre bevorzugte Anlaufstelle für alles, was mit Produktivität und Zielsetzung zu tun hat.

Montag Gif

1. Legen Sie ein Thema fest

Zeigen Sie Ihre Ziele in eine Richtung, indem Sie ein Thema erstellen. Ein Thema vereint Ihre verschiedenen Ziele und stellt sicher, dass sie ein zusammenhängendes Ganzes ergeben.

Ihr Thema könnte 'A Better You', 'Time Well Spent' oder 'Connection' sein.

wie man der beste Assistent der Geschäftsleitung ist

Das Thema „Ein besseres Du“ könnte Ziele in Bezug auf berufliche Entwicklung oder Gesundheit inspirieren - oder beides. Ebenso kann „Time Well Spent“ Ihnen helfen, effizienter bei der Arbeit zu werden, aber es kann Sie auch dazu inspirieren, hochwertige Familienzeit zu sparen oder Zeit für Freundschaften oder Dating vorzusehen.

2. Maximal 5 Ziele setzen…

Ein Schlüssel zum Erreichen Ihrer Ziele ist es, sie erreichbar zu machen. Das beginnt mit der Anzahl der Ziele, die Sie sich gesetzt haben. Sie können 25 oder sogar 10 hochrangige Ziele nicht erreichen. Wir empfehlen, mit 5 zu beginnen. Wenn Sie sich auf einige wichtige Ziele konzentrieren, erhöht sich die Erfolgswahrscheinlichkeit drastisch.

3.… Mindestens ein Ziel für jeden Bereich Ihres Lebens

Zielsetzung für Assistenten der Geschäftsleitung

Professionelle Ziele sind riesig, aber unser Leben ist nicht sauber in Silos unterteilt. Wenn unser persönliches Leben, unsere Gesundheit und sogar unsere Spiritualität an einem guten Ort sind, stellen wir uns auch auf den beruflichen Erfolg ein. Die Kehrseite ist auch wahr - wenn unsere Gesundheit und Beziehungen in Trümmern liegen, ist es viel schwieriger, bei der Arbeit erfolgreich zu sein. Deshalb ist es wichtig, bei der Festlegung von Zielen mehr als nur Ihr Berufsleben zu berücksichtigen.

Wir empfehlen, mit folgendem zu beginnen:

  • Professionell - Ziele, die Ihre Fähigkeiten erweitern oder Sie in Richtung bewegen das Gehalt oder den Titel, den Sie wollen
  • Beziehungen - Ziele, um mit Familie und Freunden in Verbindung zu bleiben oder romantische Beziehungen zu verbessern (oder zu beginnen)
  • Gesundheit - Ziele in Bezug auf Fitness, Wellness, Ernährung und psychische Gesundheit

Überlegen Sie sich anhand Ihres Themas in jedem dieser drei Bereiche mindestens das Ziel. Vielleicht möchten Sie auch Spiritualität oder sogar Kreativität einbeziehen, wenn diese für Ihre allgemeine Erfüllung wichtig sind.

Der Punkt ist, wenn ein Bereich Ihres Lebens außerhalb der Arbeit nicht dort ist, wo Sie ihn haben möchten, wirkt sich dies tendenziell auch auf Ihr Berufsleben aus. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Bereiche ansprechen, die für Ihre Ziele wichtig sind.

4. Fügen Sie jedem Ziel ein Warum hinzu

Es ist viel wahrscheinlicher, dass Sie sich durchsetzen, wenn Sie einen starken Grund haben, Sie voranzutreiben. Fragen Sie sich, warum Ihnen dieses Ziel wichtig ist. Es kann so hoch sein, als ob Sie ein erfüllteres Leben führen oder Ihre Zukunft selbst stolz machen möchten, oder so pragmatisch wie die Erhöhung Ihres Gehalts, damit Sie mehr reisen können. Finden Sie die Gründe heraus, die jedes Ziel motivieren, und notieren Sie es.

5. Stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele überzeugend sind

Letztendlich sind diese Ziele zu Ihrem Vorteil und für niemanden anderen. Wenn Sie nicht aufgeregt sind, wenn Sie an sie denken, werden Sie nicht auf sie einwirken.

Machen Sie eine Darmkontrolle. Fragen Sie, wollen Sie mit diesen Zielen eine Stunde früher aufstehen, oder fühlen sie sich wie ein Zug an? Vermeiden Sie es, über Ihre Ziele nachzudenken, oder sind sie immer im Vordergrund? Die Antworten auf diese Fragen helfen Ihnen bei der Entscheidung, ob die Ziele stark genug sind.

6. Machen Sie Ihre Ziele spezifisch und messbar und fügen Sie Fristen hinzu

Misserfolg oder Erfolg sollten offensichtlich sein. In der Tat sollte es eine Ja- oder Nein-Frage sein.

Fitness ist hier ein gutes Beispiel:

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„Ich möchte in Form kommen“ ist kein gutes Ziel.

'Ich möchte in drei Monaten 10 Pfund abnehmen' oder 'Ich möchte bis Juni eine sechsminütige Meile laufen' sind besser. Beachten Sie, dass diese Ziele spezifisch und messbar sind und einen Zeitrahmen haben. Sie erstellen einen klaren Maßstab, und es ist leicht zu bestimmen, ob Sie diesen Wert erreicht haben oder nicht.

Ebenso ist „Ich möchte in meinem Job besser werden“ kein gutes Ziel. „Ich möchte bis Ende des Jahres eine professionelle Zertifizierung erhalten“ ist besser.

'Ich möchte mehr vernetzen.' Nicht gut.

'Ich möchte jede Woche eine neue professionelle Verbindung für das dritte Quartal herstellen.' Jetzt reden wir.

Du hast die Idee.

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7. Schreiben Sie sie auf und halten Sie sie sichtbar

Executive-Assistant-Setzen-Ziele-Ziele

Schreiben Sie Ihre Ziele (und Ihr Warum) genau auf und halten Sie sie sichtbar. Das Leben wird dich ablenken. Stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele vorhanden sind, um Sie ständig daran zu erinnern.

Schreiben Sie Ihre Ziele auf Post-its und behalten Sie sie auf Ihrem Desktop-Monitor. Stellen Sie sie zu Hause auf Ihren Spiegel. Machen Sie einen Screenshot von ihnen und legen Sie sie als Telefonhintergrund fest. Stellen Sie in jedem Fall sicher, dass sie Ihre Aufmerksamkeit fordern.

8. Schreiben Sie den nächsten Aktionsschritt für jedes nächste Ziel

Jetzt, da Sie Ihre Ziele kennen, brauchen Sie einen Weg, um sie zu erreichen.

Der erste Schritt ist immer der schwierigste. Finde heraus, was das ist und verpflichte dich, es zu nehmen. Beginnen Sie mit diesem ersten Schritt und bauen Sie von dort aus.

9. Finden Sie einen Accountability Partner

Team-Zielsetzung

So wie es wahrscheinlicher ist, dass Sie sich durchsetzen, wenn Ihre Ziele überzeugend sind, ist es auch wahrscheinlicher, dass Sie sich durchsetzen, wenn Sie von jemandem zur Rechenschaft gezogen werden.

Koppeln Sie sich mit jemandem und checken Sie mindestens einmal im Monat ein. Teilen Sie Ihre Ziele in konkrete Schritte auf und verfolgen Sie Ihre Fortschritte dagegen

In der Regel sollte Ihr Partner nicht Ihre Führungskraft sein… und möglicherweise nicht Ihr Ehepartner oder eine andere Person. Ein vertrauenswürdiger Kollege oder Freund ist die bessere Wahl. Es sollte ein Peer sein, dem Sie vertrauen, der aber keine Dinge beschönigt, wenn Sie eine harte Liebe brauchen.

Tipps zur erweiterten Zielsetzung für Assistenten der Geschäftsleitung

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Das sind also die Grundlagen, aber wie bereits erwähnt, ist die Zielsetzung für Executive Assistant etwas anders. Es gibt einige einzigartige Herausforderungen, die Sie berücksichtigen müssen.

Was sind diese Herausforderungen und wie erklären Sie sie?

unterhaltsame Möglichkeiten, um ein Meeting zu starten

Um diese Fragen zu beantworten, haben wir unsere eigene Expertin Valerie Gomez gebeten, uns zu zeigen, wie sie sich der Zielsetzung nähert. Wir haben auch unsere angezapft Executive Assistant Facebook-Community für die Ziele, auf die sie sich derzeit konzentrieren. Hier ist, was sie zu sagen hatten.

Die Herausforderung der Zielsetzung von Executive Assistant

Was sind diese Herausforderungen? Valerie beschreibt es so -

valerie-gomez„Kein Tag ist wie der andere. Was Sie gerade bearbeiten, ändert sich ständig - es ist fast von Minute zu Minute. Und manchmal muss man einfach Magie verwirklichen. “

Ihrer Meinung nach bedeutet dies, dass Assistenten der Geschäftsleitung „Ziele in Bezug auf Fähigkeiten und Taktiken setzen sollten, um mit dem reaktiven Charakter des Jobs umzugehen“.

Konzentrieren Sie sich auf neue Fähigkeiten und Kenntnisse

Als Assistent der Geschäftsleitung ist das proaktive Erlernen neuer Fähigkeiten entscheidend für den Erfolg. Der Schlüssel hierbei ist, sich auf einige spezifische Fähigkeiten und die Mittel zu deren Erwerb zu konzentrieren

Hier einige Beispiele aus unserer Executive Assistant Community ::

  • Shari: 'Ich werde an Schreibkursen teilnehmen, um meine Schreib- und Bearbeitungsfähigkeiten zu verbessern.'
  • Mariëtte: „Ziele setzen, um das WordPress-Website-Management, das E-Mail-Marketing-Management (MailChimp, AWeber, Constant Contact usw.), das Social-Media-Marketing-Management und das Grafikdesign (mit kostenloser Software wie) zu erlernen Canva und PicMonkey) ”
  • Monika hat sich zum Ziel gesetzt, „einen Projektmanagementkurs zu belegen“, um ihre Fähigkeit zu verfeinern, große Aufgaben auf Kurs zu halten und voranzukommen. Sie können Kurse wie diesen belegen und sogar Zertifizierungen an örtlichen Community Colleges erwerben.

Beginnen Sie mit der Beobachtung

Ein weiterer einzigartiger Aspekt der Rolle des Executive Assistant besteht darin, dass Sie zwar immer in erster Linie die Bedürfnisse Ihrer Führungskraft unterstützen, von Ihnen jedoch zunehmend erwartet wird, dass Sie einen Mehrwert in einem breiteren, strategischeren Sinne schaffen. Bevor Sie dies tun können, müssen Sie Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren.

Valerie betont die Rolle der Beobachtung -

„Ich suche oft nur nach Bereichen, in denen wir uns verbessern können, wie wir das Kundenerlebnis oder das allgemeine Gästeerlebnis im Büro verbessern können. So bestimme ich viele meiner Ziele. So gibt es zum Beispiel die Onboarding-Prozess . Mir ist aufgefallen, dass es offensichtliche Verbesserungsmöglichkeiten gibt - speziell für Neueinstellungen könnten wir ihre Erfahrung optimieren, wenn sie für ihren ersten Tag das Gebäude betreten. Daher habe ich mir zum Ziel gesetzt, bis zu einem bestimmten Datum eine bestimmte Anzahl von Verbesserungen für die Personalabteilung vorzuschlagen.

Machen Sie einen kulturellen Temperaturcheck

Team-Zielsetzung

In vielen Büros sind Executive Assistants auch für die Aufrechterhaltung der Büroatmosphäre oder -kultur verantwortlich. Auch hier kann das Setzen von Zielen hilfreich sein. Um jedoch zu wissen, welche Ziele erneut festgelegt werden müssen, müssen die kulturellen Bedürfnisse des Teams ermittelt werden. Laut Valerie gibt es keinen Ersatz dafür, sich mit Kollegen die Ellbogen zu reiben.

„Ich gehe einfach über den Boden und stelle sicher, dass ich die Temperatur überprüfe, was die Leute tun und was sie in Bezug auf die Stimmung brauchen. Meistens werden sie Ihnen sagen, wann sie etwas brauchen, und Sie können darauf basierend Ziele entwickeln. “

Beispielziel

  • Trinken Sie mindestens einmal pro Woche mit einem Teammitglied aus einer anderen Abteilung zu Mittag oder Kaffee, um den Sinn für die Unternehmenskultur zu beurteilen. Identifizieren Sie am Ende des Monats drei Dinge, die gut funktionieren, und drei Bereiche, in denen Verbesserungen möglich sind (mit Lösungsvorschlägen).

Berücksichtigen Sie sowohl persönliche als auch Unternehmensanforderungen

Valerie erinnert uns auch hervorragend daran, warum sich Executive Assistants sowohl auf den Verlauf ihrer eigenen Karriere als auch auf den des gesamten Unternehmens konzentrieren sollten. Nur sich auf die eigene Karriere zu konzentrieren, ist ein Fehltritt, den Sie vermeiden sollten:

„Es gibt Leute, die sich nur auf ihre Rolle konzentrieren. Sie denken: 'Ich muss in meiner Rolle erfolgreich sein', und das war's. Aber es geht nicht nur um mich. So wie ich das sehe, möchte ich jede Gelegenheit finden, die wir in jeder Abteilung verbessern können. Es geht darum, die Abteilungsleiter kennenzulernen, um nicht nur zu sehen, was ich für mich selbst lernen muss, sondern auch, was ich tun kann, um das Unternehmen insgesamt zu verbessern. Ich liebe Dcbeacon als Ganzes wirklich. Ich bin hierher gekommen, um zu arbeiten, weil ich die Mission des Unternehmens liebe. Ich bin ein Teil davon, diese Mission voranzutreiben, also setze ich mir Ziele, die dies widerspiegeln. '

virtuelle Schnitzeljagd für Kinder

Die Assistentin der Geschäftsleitung, Heather, hat in unserem Artikel ein großartiges Ziel im Zusammenhang mit dieser Idee veröffentlicht Facebook Community . Sie hatte es sich zum Ziel gesetzt, „mehr vom Organigramm des Unternehmens auswendig zu lernen. Ich leite 3 Führungskräfte (Vertrieb, Marketing & Engineering). Ich möchte bis Ende des Jahres jedes Teammitglied erkennen können. “

Beispielziel

  • Identifizieren Sie drei Teamanforderungen, auf die Sie Einfluss haben. (Snacks im Büro? Ein Sicherheitssystem zum Einchecken von Gästen? Ein besserer Prozess für die Buchung von Konferenzräumen?)

Führungsqualitäten entwickeln

Wir gehen manchmal davon aus, dass Führungsqualitäten Managern oder Führungskräften auf C-Ebene vorbehalten sind, aber Führungsqualitäten können auch ein Schlüssel zum Erfolg in der Rolle des Executive Assistant sein.

Glaubst du es nicht?

Es gibt tatsächlich Ähnlichkeiten mit der Rolle eines Executive Assistant und der eines Managers oder Leiters.

Auf den Service kommt es an. Die besten Führungskräfte vergeben und delegieren nicht nur, sie dienen anderen. Sie bieten Unterstützung, indem sie Hindernisse beseitigen, eine Vision formulieren und allen helfen, ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Führungskräfte müssen großartige Kommunikatoren, Beobachter und Motivatoren sein. Sie müssen in der Lage sein, dringende Probleme sofort zu lösen, aber auch über das langfristige Gesamtbild nachdenken.

Das klingt natürlich sehr nach den besten Assistenten der Geschäftsführung.

Unabhängig von Ihrem geplanten Karriereweg können Führungsqualitäten von großem Nutzen sein, und es gibt zahlreiche Möglichkeiten, als Assistent der Geschäftsleitung zu führen.

Beispielziele

  • Community-Mitglied Sandra hat sich zum Ziel gesetzt, „an der Entwicklung meiner Führungsqualitäten zu arbeiten“, während April Maroney, Assistent der Geschäftsleitung, das Buch „Governance as Leadership“ las, um ihr die Einstellung einer Führungskraft in ihrer Rolle zu vermitteln.

Finde einen Mentor oder trete einer Community bei (unsere!)

Wir empfehlen, entweder einen Mentor zu finden oder einer Online-Community beizutreten, in der Sie Ideen sammeln, Ratschläge für schwierige Situationen einholen oder einfach Unterstützung und Ermutigung finden können, wenn Sie diese benötigen. Erraten Sie, was? Sie müssen nicht einmal lange suchen, denn wir haben zwei Orte, an denen Sie heute Ihre neue EA-Familie finden und mit ihnen in Verbindung treten können:

  • Der Assist , ein wöchentlicher E-Mail-Newsletter, bietet Tipps, Tricks und Unterstützung für EAs, die mehr erreichen möchten, während sie sich beruflich und persönlich weiterentwickeln. Heute anmelden !
  • Zustand des Assistenten der Geschäftsleitung , unsere florierende Facebook-Community, ist ein Traumzentrum von EA, um Ratschläge zu erhalten, an lebhaften Diskussionen teilzunehmen und mit anderen motivierten EAs zu chatten. Hier beitreten .

Beispielziel

  • Nehmen Sie in diesem Quartal an drei professionellen Networking-Veranstaltungen oder Konferenzen teil und führen Sie mindestens drei wichtige Gespräche, die zu einer Folge-E-Mail oder einem Telefonanruf führen.
  • Finden Sie einen Mentor, dessen Karriereweg ich nachahmen möchte.

Stress bewältigen

erstmaliger Assistent-Zielsetzung

Ein weiterer Schwerpunkt liegt im Umgang mit Stress. Der Job lohnt sich, kommt aber nicht ohne einen angemessenen Anteil an Stressfaktoren aus. Deshalb hat sich Valerie Ziele für die Meditation gesetzt:

„Meditieren wird viel helfen. Ich habe mir zum Ziel gesetzt, jeden Morgen um 8:30 Uhr zu meditieren. Das hat mir geholfen, ruhiger zu werden und einfach nicht so ängstlich zu sein. Es ist gut, sich von der Arbeit zurückzuziehen, eine Weile zu meditieren, nur einen Schritt zu machen und sich zu entspannen. '

Beispielziel

  • Meditiere drei Wochen lang täglich (zweimal täglich zehn Minuten) mit einer Meditations-App. Notieren Sie sich am Ende eines jeden Tages den Stress, um den Fortschritt zu verfolgen.

Hoffentlich haben wir festgestellt, dass die Zielsetzung des Executive Assistant ein entscheidender Schritt ist, um Ihr berufliches Potenzial auszuschöpfen.

Haben Sie in der Vergangenheit versucht, Ziele zu setzen? Was hat funktioniert? Was nicht?

Lass es uns in den Kommentaren wissen.