So führen Sie ein produktives Einzelgespräch durch: Tipps, Tagesordnungen und Fehler, die Sie vermeiden sollten

Wie man ein produktives Einzelgespräch führt

Wenn Sie einen Chef hatten, der nicht an regelmäßige Einzelgespräche glaubt, werden die folgenden Ausreden wahrscheinlich ziemlich vertraut klingen:



'Das ist viel Zeit in meinem Kalender. Ich kann mich einfach nicht jede Woche darauf festlegen. '

'Ich bin kein Mikromanager. Mein Team ist in der Lage, sich selbst zu verwalten. “

'Wenn mein Team mich braucht, weiß es, wie es mich erreichen kann.'



Das Problem bei dieser Denkweise ist, dass sie den Punkt völlig verfehlt.

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Wenn Sie das Einzelgespräch abweisen, geschieht dies auf eigene Gefahr. Wie wir weiter unten darlegen, erfüllen diese Besprechungen mehrere wichtige Funktionen, nicht zuletzt, um Ihr Team auf Erfolg vorzubereiten und Herausforderungen zu meistern, bevor sie zu vollständigen Problemen werden.

Ganz zu schweigen davon, dass Ihre Rolle eher reaktiv als proaktiv wird, wenn Ihr Team nur in Krisenzeiten mit Ihnen zusammenarbeitet.



Unsere Daten deuten darauf hin, dass Manager, die die Bedeutung von DRs unterschätzen, leider eher häufig sind.

In unserem Bericht zur Unternehmenskultur - einer eingehenden Untersuchung der Unternehmenskulturen aus einer Vielzahl von Branchen in den USA - gaben mehr als 60% der Befragten an, dass sie wöchentlich kein Feedback von ihrem Manager erhalten haben.

Und das ist eine Schande, denn regelmäßige Einzelgespräche gehören zu den besten Werkzeugen im Repertoire eines Managers.

Hier ist der Grund.

Der Fall für Einzelgänger

In der Wirtschaft ist das Sagen, dass Meetings scheiße sind, so, als würde man sagen, dass Wasser nass oder der Himmel blau ist. Niemand wird mit Ihnen streiten.

Unsere allgemeine Verachtung für Besprechungen stigmatisierte jedoch auch die Einzel- oder „Direktbericht“ -Sitzung (DR). Infolgedessen vernachlässigen die meisten von uns dieses wichtige Management-Tool.

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Um fair zu sein, kann die Teilnahme an einem 30-minütigen (oder längeren) Meeting mit all Ihren direkten Berichten eine Menge wertvoller Kalenderimmobilien beanspruchen. Was macht das Einzelgespräch also wert?

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Sie sparen Zeit

Es mag nicht intuitiv erscheinen, aber es ist wahr. Ein ständiges Treffen mit Ihrem Chef oder ein direkter Bericht ermöglicht es Ihnen, auftretende Probleme zu lösen oder - noch besser - ihnen einen Schritt voraus zu sein, bevor sie beginnen.

Sie erstellen eine Rückkopplungsschleife

Ein regelmäßiges Meeting hilft dabei, einen Dialog zwischen Ihnen und Ihrem direkten Bericht herzustellen, der wichtige Daten für die Verwaltung Ihres Teams enthält. Das Teammitglied lernt, wo es sich konzentrieren muss, und der Manager kann die Strategie auch basierend auf den Eingaben des Mitarbeiters anpassen.

Sie helfen Ihren Mitarbeitern bei der Priorisierung

Die Zeit Ihres Teams ist eine endliche Ressource - nicht anders als die anderen Ressourcen, die Sie verwalten, wie z. B. das Budget.

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Genauso wie Sie entscheiden müssen, wo Sie Ihr Budget investieren möchten, müssen Sie Prioritäten setzen, wie Ihre Mitarbeiter ihre Zeit investieren. Als Manager ist es Ihre Aufgabe, Ihren direkten Mitarbeitern dabei zu helfen, die Aktivitäten mit dem höchsten Hebel zu ermitteln und ihre Anstrengungen entsprechend zuzuweisen.

Sie helfen den Mitarbeitern, die Ziele zu verfolgen

Für einige Mitarbeiter sind es nur Bäume und kein Wald.

Das heißt, es fällt den Mitarbeitern leicht, sich mit den Details der täglichen Ausführung zu beschäftigen. Einzelgespräche Es ist großartig, einen Schritt zurückzutreten und sicherzustellen, dass sich ihre Bemühungen zu einem größeren Ganzen summieren.

Sie sind eine Chance für Wachstum und Lernen

Durch das Auftauchen von Herausforderungen können Sie und Ihr direkter Bericht gemeinsam Strategien entwickeln, um diese zu überwinden und ihre Fähigkeiten zu erweitern. Es ist auch eine gute Idee, etwas Zeit für die berufliche Entwicklung zu reservieren (oder eine ganze Sitzung der beruflichen Entwicklung zu widmen). ein kritisches Stück des Engagements der Mitarbeiter .

Sie helfen bei der Aufbewahrung

Wachstumschancen, Kommunikation und die Verfolgung höherer Ziele sind alles Möglichkeiten, um Ihr Team auf Erfolg vorzubereiten, was ein wichtiger Faktor ist Mitarbeiterbindung .

Darüber hinaus besteht einer der größten Vorteile darin, dass diese Besprechungen lediglich zeigen, dass Sie sich darum kümmern.

Indem Sie das Meeting zu einer Priorität machen, sagen Sie, dass sie Priorität haben, und erinnern Ihren direkten Bericht daran, dass Sie für ihre Unterstützung da sind.

Dieses Gefühl trägt wesentlich dazu bei, ein engagierteres, engagierteres Team zu schaffen, das auf lange Sicht eher bestehen bleibt.

Die Kunst der DR

Jetzt, da wir uns alle einig sein können, dass Einzelgespräche die Knie der Biene sind, ist es erwähnenswert, dass sie NUR dann wirksam sind, wenn Sie sie richtig durchführen.

Da unterschiedliche Teams unterschiedliche Anforderungen haben, haben wir uns von drei verschiedenen Managertypen beraten lassen - dem Vertriebsleiter, dem Direktor und dem C-Level-Manager -, damit Sie bessere Einzelgespräche führen können.

Laura-Kopfschuss brendan-headshot Ryan-Kopfschuss

Hier ist, was sie zu sagen hatten.

Laura - Verkaufsleiterin

Laura ist Vertriebsleiterin bei Dcbeacon und leitet ein Team von durchweg herausragenden Vertriebsmitarbeitern, die als „The Wolf Pack“ bekannt sind. Hier sind ihre Top-Tipps, wie man Killer eins zu eins hält.

Konsistenz

Eines der besten Dinge, die Sie tun können, ist, sich an die Verpflichtung in Ihrem Kalender zu halten.

Laura-Kopfschuss'Wöchentliche Meetings, die gleichzeitig geplant sind, bei Regen oder Sonnenschein, ermöglichen es beiden Parteien, sich auf Fragen auf beiden Seiten vorzubereiten, und ermöglichen Brainstorming.'

Die Regelmäßigkeit von Einzelgesprächen ermöglicht tiefere Einblicke und strukturiertere Gespräche, als wenn ihre Mitarbeiter tagsüber nur 5 bis 10 Minuten ihrer Zeit in Anspruch nehmen.

Fokus

Laut Laura ist es wichtig zu bedenken, was Eins-zu-Eins NICHT ist. Es handelt sich nicht um umfassende Statusaktualisierungen. Schließlich gibt es effizientere Möglichkeiten, Metriken zu verfolgen. Bei Einzelgesprächen sollte es vielmehr darum gehen, einige spezifische Themen zu vertiefen.

Vorbereitung und Fokussierung stehen dabei im Vordergrund.

Laura-Kopfschuss„Vorbereitet zu sein und nicht zu viel zu tun, ist der Schlüssel, um das Beste aus Ihrem Einzelgespräch herauszuholen.

Übungen, die Sie an Ihrem Schreibtisch machen können

Ich versuche, mich auf nur eine Handvoll Gegner zu konzentrieren, nach denen ich meine Mitarbeiter fragen kann (im Vergleich zur gesamten Pipeline), damit wir genug Zeit haben, um bei jedem Schritt Fortschritte zu erzielen. “

Format

Laura befürwortet eine halbstündige Sitzung, die in drei Abschnitte mit ungefähr gleicher Zeit unterteilt ist - Metriken, Pipeline und Strategie.

Persönliche Note

Laura-Kopfschuss'Es ist auch wichtig, jedes wöchentliche Einzelgespräch als Check-in zu nutzen.

Es ist hilfreich, sich mit dem Gefühl zu verbinden und es zu berühren, bevor wir uns auf ein metrisches Gespräch einlassen. '

Größter zu vermeidender Fehler - Ein monolithischer Ansatz

Laura warnt davor, dass ein One-Size-Fits-All-Ansatz bei Ihren Einzelgesprächen vermieden werden sollte.

Laura-Kopfschuss„Jeder Mitarbeiter hat unterschiedliche Stärken und Fähigkeiten.

Es ist wichtig, sie als Manager zu identifizieren, damit Sie darauf aufbauen und sie in allen Bereichen unterstützen können, die einen Engpass verursachen. '

Brendan - Director of Member Success

Brendan verwaltet ein sechsköpfiges Team im Mitgliedererfolgsteam von Dcbeacon, das Manager und einzelne Mitarbeiter umfasst. Er trifft sich mindestens einmal pro Woche mit jedem von ihnen. Hier sind seine Best Practices.

Geben Sie das Eigentum von Direct Report

Es ist schwer, Brendans Einzelgespräche von seinem Führungsstil zu trennen - ein Modell, das Brendan mit seinem typischen Sinn für Humor beschreibt.

brendan-headshot„Ich sage allen meinen Mitarbeitern dasselbe, dass mein Job durch die Linie zusammengefasst werden kann, die Bono während der Einführungszeremonie der Rock'n'Roll-Hall of Fame von Bruce Springsteen gegeben hat. Sie nennen ihn den Boss, aber er arbeitet für uns. '

Im Kontext eines Einzelgesprächs bedeutet dies, dass er in erster Linie da ist, um auf ihre Bedenken einzugehen und Unterstützung anzubieten.

Dies bedeutet auch, dass es an dem direkten Bericht liegt, die Tagesordnung festzulegen. Während Brendan mit einem tiefen Wissen über ihre Leistungsmetriken vorbereitet ist, liegt der Fokus immer auf ihren Bedürfnissen.

Format

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Brendan hat sechs DRs pro Woche und begrenzt sie je nach Position auf 30 Minuten oder eine Stunde. Aber sie beginnen und enden immer auf die gleiche Weise.

brendan-headshot'Ich beginne immer mit der Frage' Wie geht es dir? 'Und ende mit der Frage' Kann ich noch etwas für Sie tun? '

Laut Brendan hilft ihm die erste Frage, das Gespräch zu lenken. Wenn der Mitarbeiter sich wegen etwas Sorgen macht, sagt ihm dies, wo er sich zuerst konzentrieren soll. Die letzte Frage stärkt Brendans Rolle als Dienerführer und bietet zusätzliche Unterstützung, sobald die Aktionspunkte festgelegt wurden.

Größter zu vermeidender Fehler - Nicht nachverfolgen

Laut Brendan besteht die einzige Möglichkeit, sicherzustellen, dass diese Sitzungen wertvoll sind, darin, Verwandeln Sie Ihr Gespräch in Aktion .

brendan-headshot'Es ist sehr wichtig, die Punkte zu verfolgen, die im Einzelgespräch besprochen wurden.

Stellen Sie sicher, dass Sie den Fortschritt eines bestimmten Bereichs, der besprochen wurde, überprüfen und auf Verbesserungen oder ähnliches Verhalten hinweisen. “

Dieser Imperativ geht in beide Richtungen:

Mitarbeiter des Monats Idee

brendan-headshot'Wenn es sich um eine Anfrage handelt, der Sie nachgehen müssen, haben Sie besser eine Antwort oder eine Erklärung. Das Einzelgespräch besteht darin, Vertrauen zwischen beiden Parteien aufzubauen, und Sie müssen auch Ihren Beitrag leisten.'

Wie der Chef sagt: 'Zwei Herzen erledigen den Job.'

Ryan - Präsident und COO

Ryan ist Präsident und COO von Dcbeacon. Er trifft sich mit jedem Abteilungsleiter des Unternehmens, hauptsächlich mit Mitarbeitern auf VP- und Director-Ebene. Hier ist sein Rat für den C-Level-Manager.

Richten Sie direkte Berichte für den Erfolg ein

Nach Ansicht von Ryan sollte es das Hauptziel aller Ihrer Einzelgespräche sein, Ihren direkten Berichten die Unterstützung zu geben, die sie benötigen.

Ryan-Kopfschuss„Der Hauptgrund für Einzelgespräche besteht darin, sicherzustellen, dass sich jedes Mitglied meines Teams in der Lage fühlt, seine Ziele zu erreichen und den Spielplan für den Erfolg zu haben.

Kein Teammitglied sollte das Gefühl haben, dass es seine Räder dreht oder unter Wasser. Dies ist die Gelegenheit, um sicherzustellen, dass sie einen Plan haben, von dem sie überzeugt sind, dass sie ihn erreichen können, und eine gute Richtung, um vorwärts zu kommen - mit meiner vollen Unterstützung. “

Vereinbaren Sie die Tagesordnung

Anstatt zu verlangen, dass seine direkten Berichte mit Gesprächsthemen zum Treffen kommen, hält Ryan es für wichtig, sich vorher auf die Tagesordnung zu einigen. Um sicherzustellen, dass dies geschieht, lässt er sich von seinem Team die wichtigsten Werbebuchungen vorab zusenden, damit er sicherstellen kann, dass sich das Meeting auf genau die richtigen Dinge konzentriert.

Ryan-Kopfschuss„Ich bitte meinen direkten Bericht, mir vor dem Treffen eine Tagesordnung vorzulegen, damit ich bestens darauf vorbereitet bin, bei der Lösung ihrer Probleme zu helfen oder Antworten auf ihre Fragen zu geben.

Ich werde die Tagesordnung manchmal mit zusätzlichen Themen zurückschicken, von denen ich glaube, dass sie für uns wichtig sind, um sie zu überprüfen. “

Es kann ein wenig hin und her dauern, aber diese Übung hilft Ihnen, sich auf die wichtigsten Dinge zu konzentrieren und Ihre gemeinsame Zeit zu maximieren.

Hören Sie zu und stellen Sie Fragen

Für Ryan ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass Ihre direkten Mitarbeiter mehr über die Herausforderungen wissen, vor denen sie stehen, als Sie, da sie sie leben und atmen. Aus diesem Grund ist es am besten, zuzuhören, was sie zu sagen haben.

Ryan-Kopfschuss'Gehen Sie nicht davon aus, dass Sie alles wissen, was gerade passiert oder was sie in Bezug auf ein bestimmtes Problem oder Thema getan haben oder noch nicht getan haben.

Machen Sie dies zu einer Gelegenheit für sie, Vordenker zu sein und Wege zu finden, um ihre Ziele erfolgreicher zu erreichen. “

Mit allen Informationen können Sie jetzt gemeinsam eine Lösung finden.

Schieben Sie Ihr Team, um zu wachsen

Ein weiterer weniger offensichtlicher Vorteil von Einzelgesprächen sind die Wachstumschancen, die sie bieten. Da Sie ständig Herausforderungen überprüfen, gibt es nie einen Mangel an Möglichkeiten.

Ryan-Kopfschuss'Der andere Hauptgrund für Einzelgespräche besteht darin, mein Team dazu zu bringen, über den Tellerrand hinaus zu denken und wirklich danach zu streben, ihre Ziele zu erreichen und zu übertreffen.'

Ryan verfolgt einen sokratischen Ansatz für das Wachstum seines Teams. Anstatt Antworten zu geben, lässt er seine direkten Berichte tiefer gehen, indem er gezielte Fragen stellt.

Ryan-Kopfschuss„Ich nutze diese Zeit mit ihnen, um Fragen zu stellen und sie dazu zu bringen, Dinge zu sehen, die sie selbst vielleicht nicht gesehen haben.

Dies ist nicht die Zeit für mich, alle Ideen einzubringen. Es ist vielmehr eine Möglichkeit, das Gespräch als Leitfaden für die Ermittlung besserer und innovativer Lösungen zu verwenden. '

Größter zu vermeidender Fehler - Gehen Sie nicht davon aus, dass Sie es besser wissen

Da Ryans Hauptaufgabe bei diesen Besprechungen darin besteht, die Unterstützung zu bieten, die seine direkten Mitarbeiter benötigen, um ihre Probleme zu lösen und ihre Ziele zu erreichen, besteht der größte Fehler, den Manager machen, darin, so zu handeln, als hätten sie immer die richtigen Antworten.

Ryan-Kopfschuss„Zu oft versuchen Manager, die‚ klügste Person im Raum 'zu sein und geben einfach ihre eigenen Antworten oder Lösungen, anstatt die andere Person einzubeziehen, um ihnen zu helfen, die Antwort oder Lösung zu finden, um vorwärts zu kommen.

In meiner Position arbeite ich mit einem Team von Vizepräsidenten zusammen, die die wirklichen Experten sind - nicht ich. Sie wissen, wie man ein eigenes Team oder eine eigene Abteilung leitet.

Der Wert, den ich am häufigsten bieten kann, besteht darin, am besten zu verstehen, welche Hindernisse sie daran hindern, ihre Ziele zu erreichen. “

Beispiel für eine Eins-zu-Eins-Agenda

Wie Sie sehen, können die Best Practices für Einzelgespräche je nach Situation variieren, es gibt jedoch nur wenige allgemeine Threads, die durchgehend ausgeführt werden. Hier ist eine Beispielvorlage mit den Grundlagen für ein 30-minütiges Meeting. Sie können es jederzeit an Ihre Bedürfnisse anpassen.

30 Minuten insgesamt

1. Persönlicher Check-In (~ 2 Minuten)
Beginnen Sie damit, zu beurteilen, wie die Woche für Sie verläuft. Sind sie gestresst? Aufgeregt? Vorsichtig? Eine Frage wie 'Wie geht es dir?' ist eine großartige Möglichkeit, das folgende Gespräch zu lenken.

2. Topline-Elemente (~ 20 Minuten)
Lassen Sie Ihren direkten Bericht mit drei zu diskutierenden Punkten vorbereiten. Dies sind die Dinge, bei denen sie Hilfe brauchen oder die Sie abwägen müssen.

Dies ist Ihre Chance, ein Brainstorming durchzuführen, Fehler zu beheben und Lösungen für die Probleme zu finden, mit denen sie konfrontiert sind. Denken Sie daran, Ihre Aufgabe ist es, ihnen zu helfen, die Hindernisse zu beseitigen, die ihren Fortschritt behindern.

Dies bedeutet nicht, ihnen die Antworten zu geben. Oft ist es das Zuhören und das Stellen gezielter Fragen, die Ihrem direkten Bericht helfen, die richtige Lösung zu finden.

Geschenkideen für das Arbeitsteam

3. Zielerreichung / Entscheidende Ergebnisse für die Woche (~ 5 Minuten)
Jetzt haben Sie die Möglichkeit, kurz zu überprüfen, wie Ihre direkten Berichte ihre Ziele verfolgen, und sicherzustellen, dass sie genau wissen, wie sie in der kommenden Woche Fortschritte erzielen werden. Helfen Sie ihnen, die drei Aktivitäten mit der höchsten Hebelwirkung zu identifizieren und zu priorisieren. Diese Zeit ist auch eine Gelegenheit, sie daran zu erinnern, einen Schritt zurückzutreten und eine Bestandsaufnahme des Gesamtbildes vorzunehmen.

4. Aktionselemente (~ 2 Minuten)
Sobald der Weg nach vorne frei ist, ist es jetzt an der Zeit, Aktionselemente zuzuweisen und Fristen festzulegen. Stellen Sie sicher, dass Sie sich über die Verantwortlichkeiten im Klaren sind. Es sollten keine Unklarheiten bestehen.

5. Fragen Sie: 'Wie kann ich Ihnen sonst helfen?' (~ 1 Minute)
Nehmen Sie sich zum Schluss eine Minute Zeit, um diese einfache Frage zu stellen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Sie Ihrem direkten Bericht immer die volle Unterstützung bieten, die er benötigt, um erfolgreich zu sein.

Wie können Sie Ihre Einzelgespräche optimal nutzen? Lass es uns in den Kommentaren unten wissen.

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