Wie man einen Firmenretreat veranstaltet, von dem jeder schwärmen wird

Firmenretreat außerhalb des Geländes

Man kann mit Sicherheit sagen, dass der durchschnittliche Mitarbeiter nicht wirklich weiß, wie viel Arbeit in die Durchführung eines Unternehmensretreats investiert wird.



Seien wir ehrlich, die meisten Mitarbeiter sehen einen Unternehmensrückzug als freien Tag. Für sie ist es nur eine Gelegenheit, ihre Mitarbeiter kennenzulernen, an einigen Teambuilding-Aktivitäten teilzunehmen und vielleicht ein Glas Rosé (oder fünf) zu trinken.

Wenn sie nur wüssten.

Für die Büroleiter, Assistenten, Administratoren und Personalmitarbeiter, die mit der Durchführung dieser Veranstaltungen beauftragt sind, ist dies eine ganz andere Erfahrung.



Liza-Goldberg'Es kann viel Druck bedeuten', sagt Liza Goldberg, ehemalige Dcbeacon Vibe Managerin, die zum Event-Marketing-Superstar wurde. 'Egal, ob es sich um eine Planungssitzung für Führungskräfte handelt oder um einen unterhaltsamen Kurzurlaub für das Unternehmen, es kann sich so anfühlen, als ob alles auf Ihren Schultern ruht.'

Um es klar auszudrücken, sind es der Office Manager, der Executive Assistant oder der Admin, die am häufigsten mit der Planung dieser Offsites beauftragt werden.

Nach Angaben aus unseren jüngsten Berichten über den Status des Office Managers und den Status des Executive Assistant nannten 84% der Office Manager die Veranstaltungsplanung als eine ihrer Hauptaufgaben, während satte 90% der Executive Assistants dies auch sagten.



Wenn sie gut laufen, können Unternehmensretreats eine Menge Wert liefern. Wenn Sie das Büro verlassen und eine neue Umgebung betreten, können Sie neue Ideen entwickeln. Wenn Sie Menschen von verschiedenen Seiten der Organisation zusammenbringen, können Sie Silos auflösen und neue Kooperationen anregen. Darüber hinaus bieten Retreats die Möglichkeit, soziale Bindungen zwischen Teammitgliedern herzustellen und zu stärken, ein wesentlicher Bestandteil von Engagement der Mitarbeiter .

Aber wenn sie versagen, neigen sie dazu, episch zu versagen. Und jeder wird Sie wissen lassen, wenn er unglücklich ist.

Um sicherzustellen, dass Ihr nächstes Unternehmen außerhalb des Unternehmens ein Knaller in Ihrem Team ist, haben wir die Hilfe unserer ansässigen Retreat-Experten in Anspruch genommen - das ist die oben erwähnte Liza und unser aktueller Vibe-Manager Alexis Norman.

Zusammen haben sie eine Reihe denkwürdiger und produktiver Unternehmensretreats veranstaltet und sind hier, um die Geheimnisse ihres Erfolgs zu teilen.

Klären Sie die Ziele von Anfang an

Unternehmensretreats erfordern viel Planung und können teuer werden. Daher ist es eine gute Wette, dass die meisten Unternehmen sie nicht nur für sie tun. Es gibt normalerweise ein bestimmtes Ziel.

Die Gründe für die Koordinierung sind vielfältig.

Es könnte einfach sein, Dampf abzulassen oder zu feiern, nachdem ein Meilenstein erreicht wurde. Es könnte sein, ein Brainstorming für ein ganz bestimmtes Projekt oder eine bevorstehende Herausforderung durchzuführen.

Es könnte sein, die Teambindung zu fördern oder die abteilungsübergreifende Kommunikation zu verbessern. Es könnte sein, die Unternehmenswerte und -kultur zu stärken.

Es könnte eine Kombination all dieser Dinge sein!

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Je früher Sie herausfinden, was dieses Ziel ist, desto besser. Klare Ziele helfen Ihnen bei der Entscheidungsfindung und Durchführung dieses Ereignisses.

wie man einen virtuellen Spieleabend hat

Dies mag offensichtlich erscheinen, aber Sie werden überrascht sein, wie oft Führungskräfte davon ausgehen, dass Sie in Bezug auf Ziele auf derselben Seite sind, ohne sie tatsächlich mit Ihnen zu besprechen. In der Zwischenzeit müssen Sie nur noch raten.

Wie bei so vielen anderen Problemen liegt die Lösung in der Kommunikation. Stellen Sie gezielte Fragen, sobald Ihr Chef die Idee eines Unternehmensretreats aufwirft:

  • Ist das Ziel für alle nur eine gute Zeit zu haben?
  • Was wollen wir daraus machen? Eine Menge neuer Ideen für das dritte Quartal?
  • Geht es um strukturierte Teambildung? Oder eher wie ungezwungene soziale Bindung?

Wenn es mehrere Ziele gibt (sehr gut möglich), stellen Sie sicher, dass Sie und Ihr Chef die Priorität identifizieren. Auf diese Weise können Sie die richtige Wahl treffen, wenn Sie sich über Budgets oder Zeit Gedanken machen müssen.

Liza erklärt:

Liza-Goldberg„Für einen der von mir geplanten Offsites stellte sich heraus, dass Brainstorming ein viel wichtigerer Teil der Veranstaltung war, als ich ursprünglich gedacht hatte. Wir stellten Papier und Stifte zur Verfügung, aber nicht genug, und niemand brachte ihre Computer mit. Viele der Notizen, die die Leute gemacht haben, sind verloren gegangen. “

Dies hätte vermieden werden können, wenn Liza ein klareres Gefühl dafür gehabt hätte, dass es oberste Priorität war, mit einigen soliden Ideen aus diesem Brainstorming von diesem Retreat wegzugehen.

Null auf ein Budget

Lassen Sie uns für eine Sekunde real werden. Wenn es um Retreats geht, wird Ihr Chef wahrscheinlich nach einer Rolex fragen, Ihnen aber das Budget für einen Casio geben.

Die Budgetierung wird eine der größten Herausforderungen sein, denen Sie bei Ihren ersten Unternehmensretreats gegenüberstehen. Auch hier hilft die Priorisierung:

Liza-Goldberg'Egal was passiert, Sie werden innerhalb eines knappen Budgets arbeiten müssen', erklärt Liza. 'Wenn Sie Ihre Prioritäten kennen, können Sie feststellen, ob Sie beim Mittagessen etwas sparen müssen, um diesen großzügigen Veranstaltungsraum zu buchen, oder umgekehrt.'

Ein weiterer wichtiger Teil der Arbeit innerhalb eines engen Budgets - das Verwalten von Erwartungen. Manchmal könnte es sich so anfühlen, als wäre Ihr Chef direkt aus 'My Super Sweet 16' herausgetreten. Sie können den Ferrari-Kuchen und die Diamant-Tiara nicht haben. Wenn Sie realistisch sind, was Sie innerhalb Ihres Budgets erreichen können, vermeiden Sie große Enttäuschungen.

Ein weiterer Tipp - lesen Sie das Kleingedruckte!

alexis-norman'Stellen Sie auf jeden Fall sicher, dass Sie alle Positionen im Vertrag durchgehen - insbesondere, wenn es um Lebensmittel und Alkohol geht', sagt Alexis. 'Veranstaltungsorte sind Meister darin, zusätzliche Gebühren zu erheben, die Ihr Budget in die Luft jagen.'

Buchen Sie einen Veranstaltungsort so schnell wie möglich

Die Buchung eines Veranstaltungsortes sollte eines der ersten Dinge sein, die Sie tun. Wo Sie Ihre Veranstaltung abhalten, kann eine Entscheidung darüber sein, wie sie eingegangen ist. Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, dass Sie so früh wie möglich buchen, um zu vermeiden, dass Sie bei einer Einstellung hängen bleiben, die einfach nicht funktioniert. Je früher Sie buchen, desto besser wird das Angebot.

Zoom-Spiele für die Happy Hour

Woher wissen Sie, dass Sie den richtigen Veranstaltungsort haben? Die Größe Ihrer Versammlung wird viel bestimmen, aber auch hier kommt es wirklich auf die Ziele an.

Wählen Sie einen Ort, der die Aktivität unterstützt, die Sie fördern möchten. Wenn es nur um Bindung geht, benötigen Sie einen Raum mit Aktivitäten und Orten zum Essen und für Kontakte.

Pro-Tipp: Wenn Ihr Team Mitglieder umfasst, die in anderen Teilen des Landes leben, überlegen Sie, wie Sie eine fördern können virtueller Rückzug für entfernte Teams, die möglicherweise nicht persönlich an der Veranstaltung teilnehmen können.

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Wenn fokussierte Arbeit wie Brainstorming wichtiger ist, ist beispielsweise ein Veranstaltungsort am Pool möglicherweise nicht die beste Wahl. Stellen Sie stattdessen sicher, dass Ihr Veranstaltungsort über einen ruhigen Raum verfügt, der relativ ablenkungsfrei ist.

Liza befürwortet auch, die einzigartigen Dinge zu nutzen, die Ihre Stadt oder Region zu bieten hat.

Liza-Goldberg'Wir sind in LA ansässig und ein Großteil unseres Teams stammt aus dem Mittleren Westen', sagt Liza. 'Deshalb legen wir Wert darauf, unsere Offsites an Orten zu halten, an denen unser Team die großartigen Dinge über Kalifornien erleben kann.' Das könnte bedeuten, an den Strand in Santa Monica, in ein Haus in Malibu oder in ein lokales Weingut zu gehen, damit die Menschen das tolle Wetter erleben können. “

Wenn Sie in der Nähe der Berge wohnen, sollten Sie einen Kurzurlaub außerhalb der Saison in einem örtlichen Skigebiet in Betracht ziehen. Wenn Sie sich in der Nähe einer blühenden Innenstadt befinden, übernehmen Sie ein angesagtes Restaurant oder einen Kunstraum. Finden Sie die Dinge, die Ihre Region einzigartig machen, und markieren Sie sie.

Ein weiterer Faktor - ein Veranstaltungsort mit Erfahrung in der Ausrichtung von Firmenveranstaltungen.

alexis-norman'Ich kann Ihnen nicht sagen, wie hilfreich es ist, mit einem Veranstaltungsort zusammenzuarbeiten, der zuvor einen Retreat durchgeführt hat, insbesondere wenn Sie zum ersten Mal einen solchen planen', erklärt Alexis. „Schauen Sie auf ihrer Website nach, ob sie Mitarbeiter haben, die sich auf Firmenveranstaltungen spezialisiert haben. Suchen Sie nach einem Kontakt für 'Corporate Event Coordinator' oder 'Corporate Services'. Dies sind die Leute, die ihre Erfahrung einbringen können, um Ihre Veranstaltung zu einem Hit zu machen. “

Besuchen Sie die Site im Voraus

Wenn möglich, machen Sie einen Spaziergang durch, um die Lage des Landes zu erfahren. Dies hilft Ihnen dabei, eine Litanei potenzieller Fallstricke zu vermeiden, die Sie noch nicht einmal in Betracht gezogen haben.

Hier ist wieder Liza:

Liza-Goldberg'Wenn es eine Sache gibt, die ich gerne getan hätte, bevor ich meinen ersten Offsite geworfen habe, wäre es, die Site im Voraus alleine zu besuchen, um das Land zu erkunden', erklärt sie. 'Es hätte verhindert, dass einige der Kopfschmerzen, auf die wir stießen, wie Busse verloren gingen oder nicht wussten, wo wir parken sollten.'

Verbinden Sie Ihren Rückzug mit dem Zweck Ihres Unternehmens

Manchmal ist es schwieriger als Sie denken, Ihr Team für einen Offsite zu begeistern. Auch wenn diese Veranstaltungen Spaß machen und entspannend sein sollen, gibt es einige Leute in Ihrem Team, die dies als Ablenkung von der Arbeit ansehen, die sie tun sollten, oder lieber nur einen Tag frei haben möchten.

Steigern Sie das interne Buy-In, indem Sie Ihren Rückzugszweck zielgerichtet gestalten.

alexis-norman„Bei unserem letzten Retreat haben wir Menschen in Teams zusammengestellt und sie um eine Wohltätigkeitsorganisation ihrer Wahl kämpfen lassen“, erklärt Alexis. 'Den Menschen einen Zweck und einen Grund zu geben, sich zu versammeln, hat wirklich dazu beigetragen, die Menschen aufgeregt und engagiert zu machen - es schien für niemanden Zeitverschwendung zu sein.'

Ernennen Sie einen Sicherheitsbeauftragten

Wenn Sie sich vor Ort zurückziehen, ist das Risiko etwas höher als im normalen Alltag.

Es ist zwar unwahrscheinlich, dass Sie Ihr Team direkt in Gefahr bringen, aber Sie befinden sich in einer neuen Umgebung und das Risiko von Verletzungen oder anderen Katastrophen ist erhöht. (Vor allem, wenn Sie Alkohol in die Mischung werfen.)

Es ist eine gute Idee, das Schlimmste zu planen, nur um sicher zu gehen. Hier kommt ein Sicherheitsbeauftragter ins Spiel.

Firmen-Offsite-Sicherheitsbeauftragter

Ihr Sicherheitsbeauftragter sollte:

  • Stimmen Sie zu, den ganzen Tag nüchtern zu bleiben, damit er oder sie im Notfall fahren kann.
  • Kennen Sie den Standort des nächstgelegenen Krankenhauses.
  • Bringen Sie eine Büro Erste-Hilfe-Kit .
  • Kennen Sie CPR.

Der Sicherheitsbeauftragte sollte nicht Sie sein. Auf diese Weise sind Sie immer noch da, wenn Ihr Sicherheitsbeauftragter jemanden ins Krankenhaus fahren muss, um die Veranstaltung durchzuführen.

Bitte die 'Influencer'

Egal was Sie tun, Sie können nicht allen gefallen - seien Sie also strategisch.

Liza-Goldberg'Ein Teil davon hängt nur davon ab, Ihr Team zu kennen', erklärt Liza. 'In jedem Unternehmen gibt es eine Handvoll' Influencer ', deren Meinung sich auf andere auswirken wird.'

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Wenn sie nicht glücklich sind, ist im Grunde niemand glücklich. Es ist wichtig herauszufinden, wer Ihre Influencer sind und die kleinen Dinge zu tun, um sie auf dem Laufenden zu halten.

Transport arrangieren

Es ist normalerweise keine Option, dass alle Teammitglieder ihre eigenen Autos nehmen. Es ist zu chaotisch, Sie werden wahrscheinlich nicht genug Parkplätze vor Ort haben und jeder wird zu unterschiedlichen Zeiten ankommen und Ihren Zeitplan aus dem Gleichgewicht bringen. (Wenn Sie in einer Stadt mit guten öffentlichen Verkehrsmitteln leben, besitzt der größte Teil Ihres Teams möglicherweise nicht einmal Autos.)

Die Swoop App ist eine großartige Option, die wir in der Vergangenheit genutzt haben, um Menschen sicher ins Büro und zurück zu bringen.

alexis-norman„Wir haben einen großartigen Service namens Swoop genutzt, um unser Team auf die Baustelle zu bringen“, erklärt Alexis. 'Das Beste daran ist, dass sie mit vielen Veranstaltungsräumen in der Stadt zusammenarbeiten und tatsächlich viele Ratschläge hatten, wie die Veranstaltung zum Erfolg führen kann.'

Planen Sie den Tag auf ein T, aber bauen Sie Pufferzeiten ein

Stellen Sie Ihrem Team eine Reiseroute zur Verfügung. Dies wird dazu beitragen, dass die Veranstaltung reibungslos verläuft, aber Pufferzeiten wie Wasserpausen, Cocktailstunden und Geselligkeit einbauen. Es wird immer unvorhergesehene Verzögerungen geben. Wenn Sie also in dieser Flexibilität backen, bleibt Ihre Veranstaltung auf dem Laufenden.

Seien Sie vernünftig in Bezug auf Alkohol

Trinken oder nicht trinken?

Ob Ihr Offsite das Trinken beinhaltet oder nicht, liegt beim Management und liegt daher außerhalb Ihrer Kontrolle. Wenn Ihr Unternehmen jedoch auf Ihrem Retreat Alkohol anbietet, stellen Sie sicher, dass genügend Wasser zur Verfügung steht. Eine gute Faustregel ist, so viel Wasser wie Alkohol zu haben. Wenn Sie also 15 Flaschen Wein haben, halten Sie auch 90 Flaschen Wasser bereit (nehmen Sie sechs Gläser pro Flasche an).

Ein weiterer Schlüssel - vergessen Sie nicht, Essen zu servieren, bevor Sie den Alkohol ausschöpfen. Auf nüchternen Magen zu trinken ist ein Rezept für eine Katastrophe. (Und für die Aufzeichnung zählen Wackelpudding nicht als Essen.)

Und natürlich, wenn Leute trinken, kein Fahren. Das ist es nie wert. Keine Ausnahmen.

Schauen Sie sich unseren Beitrag an bei der Arbeit trinken Weitere Tipps.

Viel Spaß

Denken Sie schließlich daran, dass Unternehmensretreats dem gesamten Team zugute kommen. Und wissen Sie, wer ein super wichtiger Teil des Teams ist? Sie!

Sicher, leichter gesagt als getan. Als Person, die die Veranstaltung leitet, werden Sie unweigerlich ein größeres Verantwortungsbewusstsein verspüren. Aber Sie sollten es sich trotzdem zum Ziel setzen, an Aktivitäten teilzunehmen, etwas vom Essen zu probieren und sich mit Ihren Teamkollegen zu verbinden.

Liza erklärt:

Liza-Goldberg„Ob es bedeutet, ein Reinigungspersonal einzustellen, damit Sie erst um Mitternacht am Veranstaltungsort festsitzen, oder ob Sie nur zwanzig Minuten brauchen, um zu atmen, etwas zu essen und ein Glas Wein zu trinken, müssen Sie Stellen Sie sicher, dass Sie auch etwas aus der Veranstaltung herausholen. Denken Sie daran, dass diese Veranstaltungen für das gesamte Team gelten - und das schließt Sie ein. “

Was sind die wichtigsten Dinge, die bei der Planung eines Unternehmensretreats zu beachten sind? Was haben wir vermisst?

Lass es uns in den Kommentaren unten wissen.

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