Meistern Sie die häufigsten Aufgaben als Executive Assistant

Meistern Sie die häufigsten Aufgaben als Assistent der Geschäftsleitung

Herzlichen Glückwunsch zum Executive Assistant (EA)! (Wenn Sie noch auf der Suche nach einem Auftritt sind, herzlichen Glückwunsch an Ihre Zukunft.) Sind Sie bereit, alle Ihre Aufgaben als Executive Assistant mit Anmut und Ausgeglichenheit zu erledigen? Sind Sie bereit, Ihre Manager zum Weinen zu bringen, in Ehrfurcht vor Ihrer Exzellenz? Okay; Vielleicht werden wir ein bisschen mitgerissen, aber wann hat ein bisschen Ehrgeiz jemals jemanden verletzt?



Füttern Sie Ihren eigenen EA-Ehrgeiz mit unserem Leitfaden zum Verständnis und zur Beherrschung der häufigsten Aufgaben als Executive Assistant.

Aufgaben des Executive Assistant

Die folgenden Verantwortlichkeiten stammen alle aus unserem Jahr 2018 Status des Executive Assistant-Berichts (SOTEAR), einschließlich direkter Rückmeldungen von 417 Assistenten der Geschäftsleitung, die in 34 verschiedenen Branchen in den USA tätig sind.

Wir haben die Verantwortlichkeiten von den häufigsten - Aufgaben, die der höchste Prozentsatz der Befragten angibt - bis zu den am wenigsten häufigen zusammengefasst. Auf diese Weise können Sie daran arbeiten, die gemeinsamen Aufgaben zu meistern, mit denen Sie wahrscheinlich in einer Executive Assistant-Rolle konfrontiert werden, und sich dann von dort aus nach unten arbeiten.



Kalender verwalten und planen

96% der Assistenten der Geschäftsleitung geben an, dies zu tun

Zu den Aufgaben des Executive Assistant gehört die Kalenderverwaltung

Nagel es: Masterplanung und Kalenderverwaltung durch organisiertes Bleiben.

Wenn Sie sich nur an eines erinnern: Entwickeln Sie ein System zum Organisieren von Informationen und behalten Sie den Überblick, sobald Informationen eingehen. Wenn Sie beispielsweise eine Besprechungsanfrage für Ihre Führungskraft erhalten, verarbeiten und zeichnen Sie diese auf, damit Ihr System weiter funktioniert (und Sie nicht versehentlich Zeitfenster doppelt buchen, wichtige Ereignisse vergessen usw.).



wie man der beste Assistent der Geschäftsleitung aller Zeiten ist

Warum ist Organisation der Schlüssel zur Planung und Kalenderverwaltung?

Übung am Schreibtisch sitzen

Wir werden hier alle Regeln brechen und mit Fragen antworten. Was haben diese drei Verantwortlichkeiten gemeinsam?

  • Arbeiten mit mehreren Personen und Zeitplänen, um Zeitpläne zusammenzustellen
  • Senden von sinnvollen Kalenderaktualisierungen
  • Buchen Sie niemals einen wichtigen Kunden doppelt

Sie haben wahrscheinlich viel gemeinsam, aber wir wollen, dass sie alle viele Informationen kennen und verarbeiten müssen, einschließlich Datum, Uhrzeit, Name und mehr. Der beste Weg, um Informationen zu verarbeiten, besteht darin, die Informationen zunächst organisiert zu halten. Jemand wäre niemals in der Lage, eine dieser Aufgaben zu übernehmen, wenn er nicht bereits ein System zum Aufzeichnen und Organisieren von Zeitplänen und Kalendern entwickelt hätte.

Legen Sie sich auf einen Prozess für die Kalenderverwaltung und -planung fest und halten Sie sich daran. Wir haben einige zusammengezogen Tipps speziell dazu . Sie beinhalten:

  • Farbkodierung
  • Blockieren der Arbeitszeit, nur um Kalender und Zeitpläne zu verwalten
  • Verwenden hilfreicher Kalenderwerkzeuge

Melden Sie sich an, bevor Sie mit unserer Liste beginnen Der Assist , der kostenlose wöchentliche Newsletter mit kuratierten Informationen, die so hilfreich sind, dass EAs sagen, sie wissen nicht, ob sie sie mit Freunden teilen oder die Geheimnisse für sich behalten sollen. Erhalten Sie Tipps und Informationen, wie unten beschrieben, die jede Woche direkt in Ihren Posteingang geliefert werden.

Reisekoordinierung

92% der Assistenten der Geschäftsleitung geben an, dies zu tun

Zu den Aufgaben des Assistenten der Geschäftsleitung gehört die Reiseplanung

Nagel es: Wenn es um Reisekoordination geht, sind Effizienz und Konsistenz der Schlüssel.

Wenn Sie sich nur an eines erinnern: Hören Sie auf, das Rad (oder in diesem Fall die Reiseroute) jedes Mal neu zu erfinden, wenn Sie die Fahrt koordinieren müssen. Verwenden Vorlagen stattdessen.

Vorlagen machen die Reiseplanung schneller, effizienter und konsistenter. Dies ist ein Gewinn für den Planer und den Reisenden.

Du kannst auch einen Go-to-Prozess einrichten jedes Mal zu folgen, wenn Sie eine Reise planen müssen. Zum Beispiel könnten Sie überlegen:

  • Auswahl der bevorzugten Reiseanbieter für jede Reise
  • Erstellen Sie Checklisten, um sicherzustellen, dass Sie keine Details verpassen
  • Festlegen von Zeitplänen, damit Sie wissen, wann was zu tun ist

Veranstaltungsplanung

90% der Assistenten der Geschäftsleitung geben an, dies zu tun

Zu den Aufgaben des Assistenten der Geschäftsleitung gehört die Veranstaltungsplanung

Nagel es: Lassen Sie sich von Ihrem Publikum beibringen, wie man ein großartiger Veranstaltungsplaner ist.

coole Sachen für deinen Schreibtisch

Wenn Sie sich nur an eines erinnern: Steigern Sie Ihre Fähigkeiten zur Veranstaltungsplanung indem Sie um Feedback von Personen bitten, die an Ihren Veranstaltungen teilnehmen.

Das Anfordern von Feedback von Veranstaltungsteilnehmern funktioniert, weil, as Bill Gates sagte einmal: „Wir alle brauchen Leute, die uns Feedback geben. So verbessern wir uns. '

Das Feedback der Teilnehmer ist die einzige Möglichkeit, einige der brennenden Fragen zu beleuchten, die Sie bei der Planung von Veranstaltungen sicher haben werden. Fragen wie:

  • Habe ich genug zu essen bekommen?
  • War der Raum zu eng?
  • War die Musik zu laut?
  • Hat sich der Redner gelohnt?
  • Waren diese Stühle zu nahe beieinander?
  • War das Format langweilig?

Je mehr Fragen Sie stellen, desto mehr lernen Sie und desto besser werden Ihre Veranstaltungen.

Sekretariatsaufgaben, einschließlich der Bearbeitung von Telefonanrufen, der Weiterleitung usw.

73% der Assistenten der Geschäftsleitung geben an, dies zu tun

Zu den Aufgaben des Assistenten der Geschäftsleitung gehört das Telefonieren

Nagel es: Kommunikationsfähigkeiten helfen bei all Ihren Sekretariatsaufgaben.

Wenn Sie sich nur an eines erinnern: Bemühen Sie sich ständig, Ihre Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern. Dadurch wird jeder Anruf und jede Interaktion reibungsloser und produktiver.

Wenn die goldene Regel des Lebens im Allgemeinen lautet: 'Behandle andere so, wie du behandelt werden möchtest', dann lautet die goldene Regel der Kommunikation 'rede mit anderen, wie du wünschst, sie würden mit dir sprechen'. Das bedeutet, ein einfaches Einfühlungsvermögen zu üben. Wenn Sie mit jemandem telefonieren, fragen Sie sich:

  • Was braucht diese Person?
  • Wie fühlt sich diese Person?
  • Was kann ich tun, um dieser Person zu helfen?

Die Antwort auf die meisten dieser Fragen finden Sie einfach durch Zuhören.

Persönliche Assistentenpflichten

71% der Assistenten der Geschäftsleitung geben an, dies zu tun

Zu den Aufgaben des Assistenten der Geschäftsleitung gehören einige persönliche Assistentenarbeiten

Übungen, um von der Arbeit zu kommen

Nagel es: Chefs lieben persönliche Assistenten, die Bedürfnisse und Probleme antizipieren.

Wenn Sie sich nur an eines erinnern: Achten Sie auf die Vergangenheit und visualisieren Sie die Zukunft.

Betrachten Sie Dinge, die in der Vergangenheit passiert sind, um fundierte Vermutungen über die Zukunft anzustellen. Sie haben vielleicht nicht immer Recht, aber Sie werden jedes Mal besser, wenn Sie versuchen, die Zukunft vorwegzunehmen.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, diese Ereignisse sind bereits eingetreten.

  • Ein bestimmter Kunde hat ein Meeting abgesagt, auf das sich Ihr Chef gefreut hat.
  • Dieselbe Klientin hat Sie aus heiterem Himmel angerufen, weil sie gerade „durch die Stadt ging“. Sie mussten ein spontanes Treffen vereinbaren.
  • Das spontane Treffen verlief nicht gut, weil Ihr Chef gerne vorbereitet ist.

In dieser Situation können Sie Ihre Antizipationsfähigkeiten unter Beweis stellen, indem Sie monatliche Check-in-Anrufe oder E-Mails mit diesem bestimmten Kunden planen. Sie können sie fragen, ob sie bald in die Stadt kommt, oder doppelt bestätigen, dass sie an vorhandenen Besprechungen im Kalender teilnehmen wird.

(- Holen Sie sich mehr sh * t erledigt mit Der Assist - der kostenlose wöchentliche Newsletter Nr. 1 für Assistenten von Assistenten.)

Technische Anfragen vor Ort

58% der Assistenten der Geschäftsleitung geben an, dies zu tun

Zu den Aufgaben als Assistent der Geschäftsleitung gehört die technische / IT-Arbeit

Nagel es: Akzeptieren Sie die Wahrheit, dass Executive Assistants am Ende eine Menge technischer Fehlerbehebung erledigen.

virtuelle Teambuilding-Spiele / Aktivitäten

Wenn Sie sich nur an eines erinnern: Seien Sie auf technische Pannen vorbereitet.

Ein paar technologische Schwierigkeiten werden Sie wahrscheinlich überraschen, wenn Sie neu im Job sind, aber das ist in Ordnung. Verfolgen Sie die Anfragen und Probleme, die Ihnen von Personen gestellt werden. Verwenden Sie Ihre „Forschung“, um Trends wie die zehn häufigsten Probleme aufzudecken. Notieren Sie, wie Sie jedes Problem erfolgreich gelöst haben, und verwandeln Sie Ihre Lösungen in ein kleines Anleitungsblatt. Wenn jemand mit einem der Probleme zu Ihnen kommt, können Sie einfach die Bedienungsanleitung per E-Mail senden. (Sie können es sogar auf der Website des Unternehmens oder im Intranet veröffentlichen, wenn dies eine Option ist!)

Zusätzliche Tipps:

  • Suchen Sie nach einer Online-Ressource, auf die Sie verweisen können, wenn Sie jemand überfordert. Sie können beispielsweise die Hersteller Ihrer Hauptbüroelektronik nachschlagen. Notieren Sie sich die Kundendienst-Hotlines oder Online-Hilfelinks, damit Sie wissen, wo Sie nach Antworten suchen können, wenn Probleme auftreten.
  • Bitten Sie jeden im Büro mit Computerkenntnissen, auf Ihrer Kontaktliste zu stehen. Dies bedeutet einfach, dass Sie damit einverstanden sind, dass Sie sie anrufen, wenn Sie Hilfe bei einem Problem benötigen, das ihrem Fachwissen entspricht

Betriebsaufgaben, einschließlich Vergünstigungen, Parken und Wartung

56% der Assistenten der Geschäftsleitung geben an, dies zu tun

Erhalten Sie Mitarbeiterfeedback

Nagel es: Lassen Sie Mitarbeiter Ihre Betriebsstrategie leiten.

Wenn Sie sich nur an eines erinnern: Sprechen Sie im Zweifelsfall mit den Mitarbeitern.

Gut Betriebsleiter Sie wissen, dass sie viel lernen können, wenn sie nur mit Mitarbeitern sprechen. Assistenten der Geschäftsleitung, die gute Arbeit bei der Verwaltung von Vergünstigungen leisten möchten, können auch mit Mitarbeitern sprechen, um ihre Strategien zu informieren.

Personalaufgaben, einschließlich Onboarding / Offboarding)

51% der Assistenten der Geschäftsleitung geben an, dies zu tun

Zu den Aufgaben des Executive Assistant gehört das Onboarding

Online-Spiele für virtuelle Teams

Nagel es: Machen Sie das Beste aus Ihren ersten und letzten Interaktionen mit Mitarbeitern.

Wenn Sie sich nur an eines erinnern: Onboarding und Offboarding sind beide Lernmomente.

Onboarding präsentiert einen Lernmoment für Angestellte .

Dies bedeutet, wie von empfohlen HR-Technologe , dass Sie Ihre Unternehmenskultur stärken und klarstellen sollten. Beginnen Sie mit Onboarding-Sitzungen, indem Sie erklären, was die Unternehmenskultur für Sie bedeutet. Erwägen Sie, eine Geschichte über eine Situation oder ein Ereignis zu erzählen, in der sich die Unternehmenskultur im wirklichen Leben manifestiert.

Offboarding Präsentieren Sie einen Lernmoment für Ihre Firma .

Dies bedeutet, dass Sie herausfinden sollten, wie sich abgehende Mitarbeiter über das Unternehmen fühlen. Was mochten / mochten sie nicht? Warum gehen sie? Lerne, was du in diesem Moment kannst; Ausscheidende Mitarbeiter haben keinen Grund, nicht ehrlich zu sein.

Office Design / Layout-Aufgaben

46% der Assistenten der Geschäftsleitung geben an, dies zu tun

Zu den Aufgaben des Assistenten der Geschäftsleitung gehört die Bürogestaltung

fettfreie Mahlzeiten und Snacks

Nagel es: Viel Spaß!

Wenn Sie sich nur an eines erinnern: Jedes Büro erfordert unterschiedliche Designanforderungen. Wenn Sie die einzigartigen Aspekte Ihres Unternehmens berücksichtigen und Spaß bei der Planung von Designs und Layouts haben, können Sie ein Bürodesign erstellen, das jeder liebt.

Schauen Sie sich einige an Büro Dekor Ideen .

(- Holen Sie sich mehr sh * t erledigt mit Der Assist - der kostenlose wöchentliche Newsletter Nr. 1 für Assistenten von Assistenten.)

Lohn-und Gehaltsabrechnung

16% der Assistenten der Geschäftsleitung geben an, dies zu tun

Zu den Aufgaben des Assistenten der Geschäftsleitung gehört die Gehaltsabrechnung

Nagel es: Wählen Sie ein System, das mit Ihrem Zeitplan arbeitet.

Wenn Sie sich nur an eines erinnern: Die Mitarbeiter müssen bezahlt werden. Stellen Sie sicher, dass sie ihre Gehaltsschecks erhalten, indem Sie ein Gehaltsabrechnungssystem finden, das Ihrem Zeitplan entspricht.

Der Umgang mit der Gehaltsabrechnung ist wie das Kaufen von Lebensmitteln, das Reinigen des Hauses oder andere Aufgaben. es ist nie fertig Sie sind nie nur mit der Gehaltsabrechnung „fertig“. Sie müssen immer und immer wieder damit umgehen, und Sie können nicht einfach den Wert eines Monats an einem Tag ausschalten, wenn Sie in den Urlaub fahren. Seien Sie jedoch realistisch in Bezug auf Ihre Zeitplananforderungen, wenn Sie die Gehaltsabrechnung verwalten möchten.

wie man Stress am Arbeitsplatz reduziert

Als Assistent der Geschäftsleitung sind Sie möglicherweise viel unterwegs. Wenn dies der Fall ist, tun Sie was Nämlich Blog empfiehlt und finde a Cloud-basiertes Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem Sie können jederzeit und von überall darauf zugreifen.

Tipp: Wenn Sie wie die meisten EAs sind und einen vollen Terminkalender erwarten, entscheiden Sie sich für einen automatisiertes Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem Dadurch wird der sich wiederholende Stress beim Umgang mit Gehaltsabrechnungen von Ihrem Teller genommen.

Was halten Sie von diesen Aufgaben als Executive Assistant? Lass es uns in den Kommentaren unten wissen!