Die einzige Checkliste für die Planung von Unternehmensveranstaltungen, die Sie jemals benötigen werden

Geschenktüten für Firmenveranstaltungen
Nur wenige Aufgaben haben so viele bewegliche Teile wie die Planung von Firmenveranstaltungen.

Von der Sperrung von Daten bis zur Koordinierung von Reisen scheinen sich Ihre Aktionselemente täglich zu vermehren. Fühlen Sie sich nicht überwältigt - Sie haben das und wir haben Ihren Rücken!



Nehmen Sie das Rätselraten, die Panik und das Chaos aus der Veranstaltungsplanung heraus und treffen Sie alle Details mit dieser unverzichtbaren Checkliste für die Planung von Unternehmensveranstaltungen. Mit dieser Checkliste können Sie sicher sein, dass Sie alles tun, was Sie tun müssen, und Sie haben einen Teil Ihres Kopfraums frei, um sich auf alles zu konzentrieren lustige Details Das wird Ihre Veranstaltung unvergesslich machen.

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Was tun 24-18 Monate vor Ihrer Veranstaltung:

1. Forschungspotentialstädte

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Zu berücksichtigende Faktoren:

  • In der Nähe Flughäfen
  • Bequeme öffentliche Verkehrsmittel
  • Anzahl der verfügbaren Qualitätsorte (Sie möchten später eine Vielzahl von Veranstaltungsorten zur Auswahl haben.)
  • Wetter
  • Entfernung zu den meisten Zielteilnehmern
  • Konflikte mit stadtweiten Ereignissen (Wenn ein jährlicher Marathon während Ihres Veranstaltungszeitraums die Hauptstraßen der Stadt sperrt, möchten Sie möglicherweise eine andere Stadt auswählen.)
  • Begehbarkeit
  • Sicherheit
  • Der Verkehr
  • Kostenlose Attraktionen
  • Flugverfügbarkeit und -kosten (Verwenden Sie Google Flights, um während Ihres Zeitrahmens einen schnellen Preisscan für Tickets in die Stadt durchzuführen. Steigen die Preise bereits sprunghaft an? Wenn ja, suchen Sie nach einem anderen Ort, um die Besucherzahl zu erhöhen.)

Tipps:

  • Sparen Sie Zeit, bevor Sie zu tief in die Forschung einsteigen, indem Sie Ihre Suche auf Ihre fünf wichtigsten Städte beschränken.
  • Entdecken Sie die Persönlichkeiten der Städte. Praktische Details machen Ihre Veranstaltung möglich, aber Sie sollten auch bemerkenswerte Merkmale untersuchen, die Elemente, die den Städten Persönlichkeit verleihen. Verwenden Sie handliche Werkzeuge wie Von Einheimischen entdeckt , Wird finden , Aus dem Netz , und Auszeit Spaß haben.

2. Wählen Sie eine Stadt

Entscheidungskriterien:



  • Da Sie bereits eine Menge Nachforschungen angestellt haben, müssen Sie lediglich etwa 5 Forschungsfaktoren auswählen, die für Ihre Veranstaltung am wichtigsten sind. Während jedes Ereignis anders sein kann, umfassen einige allgemein wichtige Faktoren:
    • Stadtpersönlichkeit (Passt es zu Ihrer Unternehmenskultur?)
    • Verfügbare Veranstaltungsorte (Haben Sie in der Stadt vielversprechende Möglichkeiten gefunden? Selbst die beste Stadt kann einen unterdurchschnittlichen Veranstaltungsort nicht ausgleichen.)
    • Verfügbarer Transport
    • Reiseentfernung
    • Flugkosten

Tipps:

  • Befragen Sie einige wichtige Stakeholder, um ihre Gedanken zu bekommen. Ihre Mitarbeiter haben möglicherweise Erkenntnisse, an die Sie noch nie gedacht haben. Zum Beispiel könnte Ihnen jemand sagen, dass die Stadt eine Universitätsstadt ist, in der es an keinem Abend der Woche möglich ist, eine verfügbare Bar oder ein Restaurant zu finden.

3. Forschungsorte in Ihrer Stadt

Suche nach einem Veranstaltungsort für eine Firmenveranstaltung

Zu berücksichtigende Faktoren ::

  • Aufteilung und Größe der Räume (Halten die Räume bequem alle erwarteten Teilnehmer?)
  • Hotels zu Fuß erreichbar - wenn der Veranstaltungsort kein Hotel ist
  • Look and Feel (Durchsuchen Sie Bilder des Veranstaltungsortes. Verwenden Sie die offiziellen Websites, suchen Sie aber auch in Google Bilder, um eine echte Darstellung zu gewährleisten.)
  • Restaurants und Cafés zu Fuß erreichbar
  • Kundenrezensionen (Überprüfen Sie auf Yelp, ob auf der offiziellen Website nichts veröffentlicht ist.)
  • Parken
  • Intern angebotene Dienstleistungen, einschließlich Catering, audiovisuelle Medien, Kellner, Reinigungsdienste usw.
  • Richtlinien für externe Anbieter (Dies ist wichtig, wenn der Veranstaltungsort nur wenige interne Services anbietet.)
  • Versicherung
  • Barrierefreiheit

Tipps:

  • Überprüfen Sie, ob die Veranstaltungsorte über Veranstaltungsportfolios verfügen. Welche Art von Veranstaltungen präsentieren sie? Wählen Sie am besten einen Veranstaltungsort mit Fachkenntnissen für die Art der geplanten Veranstaltung. Die Mitarbeiter kennen die Übung, nehmen Ihre Anforderungen vorweg und helfen Ihnen bei der Fehlerbehebung, wenn Probleme auftreten.
  • Machen die Veranstaltungsorte Hochzeiten? Wenn ja, könnten ihre Raten höher sein.
  • Können Sie sich vorstellen, welche Veranstaltung am Veranstaltungsort stattfinden soll?

4. Wählen Sie Ihre Top 3-4 Veranstaltungsorte

Entscheidungskriterien:

  • Wählen Sie ungefähr 5 Forschungsfaktoren aus, die für Ihre Veranstaltung am wichtigsten sind. Während jedes Ereignis anders sein kann, umfassen einige allgemein wichtige Faktoren:
    • Look and Feel - die Persönlichkeit des Veranstaltungsortes
    • Grundrisse und Größen der verfügbaren Räume
    • Dienstleistungen im Haus angeboten
    • Richtlinien für externe Anbieter
    • Hotels zu Fuß erreichbar

Tipps:

  • Verwenden Google Maps Machen Sie einen Blick auf die Straße rund um Ihre Veranstaltungsorte, um ein Gefühl nicht nur für Ihre Veranstaltungsorte, sondern auch für die Umgebung zu bekommen.

5. Kontaktieren Sie die Veranstaltungsorte für Vorschläge

Tipps:

  • Führen Sie eine Tabelle darüber, wen Sie kontaktiert haben, wann Sie Kontakt aufgenommen haben und wie Sie Kontakt aufgenommen haben. Haben Sie beispielsweise ein Online-Formular ausgefüllt, eine E-Mail gesendet oder einen Anruf getätigt? Diese Tabelle hilft Ihnen dabei, Ihre zu behalten Reichweite Flow organisiert und Ihre Daten klar, und es wird super hilfreich sein, wenn Sie mit jemandem nachverfolgen müssen.

6. Vergleichen Sie die Vorschläge mit dem Budget

Tipps:

  • Achten Sie bei der Prüfung von Veranstaltungsvorschlägen auf die Kosten, die Sie möglicherweise senken können. Ein Veranstaltungsort kann beispielsweise Gebühren für die internen Catering-Services enthalten. Wenn die Richtlinien jedoch externe Anbieter zulassen, können Sie dort möglicherweise Geld sparen.
  • Verhandeln! Wenn ein Veranstaltungsort, den Sie lieben, einen Vorschlag außerhalb Ihres Budgets sendet, müssen Sie ihn nicht von Ihrer Liste streichen. Rufen Sie einfach Ihren Kontakt an und erklären Sie Ihre Situation. Seien Sie bereit, mit den Verhandlungen zu beginnen, wenn der Veranstaltungsort nicht die Führung übernimmt. Studieren Sie die Werbebuchungen des Vorschlags und wählen Sie die Kosten aus, von denen Sie vermuten, dass sie gesenkt werden könnten.

7. Planen Sie Besuche vor Ort

Tipps:

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  • Fordern Sie Termine an, wenn Ereignisse stattfinden. Auf diese Weise erhalten Sie die beste Vorschau darauf, wie Ihre Veranstaltung aussehen könnte.
  • Wenn Sie Zeit haben, versuchen Sie, Besuche an verschiedenen Tagen zu buchen, oder lassen Sie zwischen den Besuchen mindestens einige Stunden Zeit. Sie möchten keinen guten Veranstaltungsort weitergeben, nur weil Sie während des Besuchs müde oder hungrig waren!

8. Besuchen und bewerten Sie Veranstaltungsorte

Wonach schauen:

  • Wie fühlst du dich, wenn du den Veranstaltungsort zum ersten Mal betrittst? Der erste Eindruck ist wichtig, Punkt. Selbst die akribischste Planung kann einen Veranstaltungsort nicht kompensieren, der nicht die richtige Persönlichkeit hat.
  • Erinnern Sie sich, wie Sie versucht haben, Besuche zu buchen, als Veranstaltungen stattfanden? Jetzt haben Sie die Möglichkeit, vorbeizuschauen und zu sehen, wie die Dinge laufen. Stellen Sie sicher, dass dies für die Mitarbeiter des Veranstaltungsortes in Ordnung ist, bevor Sie Nachforschungen anstellen, und achten Sie so unauffällig wie möglich auf die laufende Veranstaltung.
  • Schauen Sie sich das Personal an. Lächeln sie und sind höflich? (Selbst ein paar unhöfliche Begegnungen mit Mitarbeitern können Ihre Veranstaltung schlecht reflektieren.)
  • Ist der Veranstaltungsort sauber und gepflegt? Achten Sie darauf, die Toiletten zu überprüfen, in denen sich die anstößigsten Unordnung verstecken kann.

Was ist 18-12 Monate vor Ihrer Veranstaltung zu tun?

1. Unterzeichnen Sie einen Vertrag mit Ihrem gewählten Veranstaltungsort

Veranstaltungsort-Vertrag-für-Firmen-Event

Tipps:

  • Nehmen Sie sich mehrere Tage Zeit, um den Vertrag mit einem feinzahnigen Kamm zu überprüfen.
  • Stellen Sie Fragen und notieren Sie die Antworten, die Sie erhalten. Es ist wichtig, dass Sie alle Aspekte des Vertrags verstehen und sich an alle wichtigen Details erinnern.
  • Machen Sie viele Ihrer eigenen Kopien.
  • Überprüfen Sie, ob die Preise alle Steuern und Gebühren enthalten. Wenn die Preise diese Extras nicht enthalten, vermeiden Sie Überraschungen, indem Sie Ihren Veranstaltungsort kontaktieren, um sie hinzuzufügen oder einen Kostenvoranschlag zu senden.
  • Überprüfen Sie die Stornierungsbedingungen, um sicherzustellen, dass Sie wissen, worum es geht, wenn Sie aus irgendeinem Grund stornieren müssen. Wird die Anzahlung (oder ein Teil davon) zurückerstattet?
  • Stellen Sie sicher, dass die gewünschten Räume / Räume aufgelistet sind. Sie möchten nicht nur Platz. Sie wollen den Raum, den Sie bereist und geliebt haben.
  • Überprüfen Sie die für das Ereignis zugewiesenen Zeitrahmen. Was passiert, wenn Sie Ihre Zeit überschreiten?
  • Stellen Sie sicher, dass Sie geschützt sind, wenn der Veranstaltungsort keinen Teil des Vertrags liefern kann. Wenn zum Beispiel ein Hurrikan in dem gewünschten Raum ein undichtes Dach verursacht und Sie umziehen müssen, können Sie einen Teil Ihres Geldes zurückbekommen?
  • Verhandeln! Verträge sind wie Vorschläge verhandelbar. Es ist durchaus akzeptabel, Änderungen in Zeilen anzufordern, mit denen Sie sich unwohl fühlen.

2. Führen Sie den Besprechungsablauf durch und erstellen Sie Ihre ereignisspezifische Aufgabenliste

Tipps:

  • Führen Sie Ihren Ereignisfluss Minute für Minute durch. Schreiben Sie es auf, erstellen Sie ein Storyboard, zwingen Sie Ihre Mitarbeiter dazu, es zu spielen - tun Sie alles, was Ihnen hilft, Ihr Ereignis zu visualisieren, und wickeln Sie Ihren Kopf um jedes große und kleine Aufgabenelement. Wenn Sie sich beispielsweise immer vorgestellt haben, dass eine Diashow hinter Ihrer CEO abgespielt wird, während diese ihre Begrüßungsrede hält, müssen Sie diese Diashow erstellen und alle für die Projektion erforderlichen Geräte sichern.

3. Recherchieren Sie nach Unterhaltungsoptionen

Zu berücksichtigende Faktoren:

  • Universelle Sympathie (Kann jeder in Ihrem Büro, von den Praktikanten bis zu den Veteranen, die Option schätzen?)
  • Kreativität (Haben Sie dies bei anderen Veranstaltungen gesehen, an denen Sie teilgenommen haben? Versuchen Sie, etwas Denkwürdiges zu liefern, um Ihre Veranstaltung hervorzuheben. Die richtige Idee lässt alle lange nach der Veranstaltung darüber sprechen Firmenveranstaltung ist vorbei.)
  • Kosten (Noch bevor Sie Angebote anfordern, sollten Sie in der Lage sein, eine grobe Schätzung der Unterhaltungskosten zu ermitteln. Wenn Sie das Budget für einen Soloviolinisten haben, sollten Sie sich nicht für eine 15-köpfige Swing-Band entscheiden.)

Tipps:

  • Suchen Sie Empfehlungen. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter bei anderen Unternehmen nach Empfehlungen. Welche Art von Unterhaltung haben sie für die letzten Ereignisse verwendet? Wie wurde es aufgenommen?
  • Geh vom Gitter. Beschränken Sie Ihre Suche nicht auf Online-Aggregatoren. Wenden Sie sich an lokale Schulen, gemeinnützige Organisationen und Unternehmen. Vielleicht wäre ein lokales Café bereit, seinen wöchentlichen Poetry Slam auf Ihre Veranstaltung zu verlagern. Oder vielleicht tritt ein örtlicher Universitätschor kostenlos auf.

Was ist 12-9 Monate vor Ihrer Veranstaltung zu tun?

1. Senden Sie Kalendereinladungen an wichtige Stakeholder und Präsentatoren

Planung-Corporate-Event

unterhaltsame Möglichkeiten, um ein Meeting zu starten

Tipps:

  • Eine Kalendereinladung ist großartig, aber Sie sollten auch eine E-Mail oder einen Telefonanruf senden, um sicherzustellen, dass jeder, der eine Schlüsselrolle in Ihrer Veranstaltung spielt, über alle erforderlichen Details verfügt.

2. Annäherung an Unterhaltungsoptionen

Tipps:

  • Öffnen Sie die Tabelle, die Sie bei der Kontaktaufnahme mit Anbietern erstellt haben. Erstellen Sie eine neue Registerkarte für „Unterhaltung“ und… Sie kennen die Übung.

3. Aktivitäten zur Teambildung

Zu berücksichtigende Faktoren:

  • Unternehmensgröße (Wenn Ihr Unternehmen gigantisch ist, wählen Sie keine Aktivität aus, für die viel Ausrüstung oder Zubehör erforderlich ist.)
  • Stöhnfaktor (Wählen Sie nicht nur eine Aktivität aus, da diese einfach auszuführen ist. Stellen Sie sicher, dass sie den Leuten tatsächlich gefällt.)
  • Aktivitätsziele (Das Ziel einer Teambuilding-Aktivität besteht nicht nur darin, Spaß zu haben. Die Aktivität sollte zumindest qualitativ auch zur Teambildung beitragen.)
  • Fitnesslevel (Wählen Sie Aktivitäten mit viel Bewegung nur aus, wenn alle in Ihrem Unternehmen damit cool wären.)
  • Komplexität (Vermeiden Sie Aktivitäten, die viele Schritte beinhalten, die möglicherweise schwer zu erklären sind.)

Tipps:

  • Wer wird die Aktivität während der Veranstaltung erleichtern? Wenden Sie sich an einige Ihrer kontaktfreudigen, tatkräftigen Mitarbeiter, um zu erfahren, ob sie der „Meister der Teambuilding-Zeremonien“ sein möchten.

4. Skizzieren Sie ein Besprechungslayout, um den Miet- und Ausrüstungsbedarf zu ermitteln

Meeting-for-Corporate-Event-Finalisierung

Zu berücksichtigende Faktoren:

  • Überprüfen Sie den zuvor erstellten Ereignisfluss erneut. Halten Sie nach jedem Punkt inne und fragen Sie sich: 'Welche Ausrüstung benötigen wir, um das zu tun?'
  • Markieren Sie eine Skizze Ihres Besprechungsraums mit genau dem, was Sie benötigen und wo und wann Sie es benötigen.

Tipps:

  • Bitten Sie Ihren Veranstaltungsort, einen herunterladbaren Grundriss für Ihren Raum bereitzustellen.
  • Teilen Sie Ihre Ausrüstungsbedürfnisse mit Ihrem Veranstaltungsort und finden Sie heraus, welche Gegenstände sie haben. Sie können auch deren Fachwissen bei der Erstellung der Ausrüstungsliste anfordern. Hast du etwas Wichtiges vergessen?

5. Arbeiten Sie mit einem audiovisuellen Unternehmen zusammen, um den A / V-Bedarf zu ermitteln

Tipps:

  • Sie profitieren am meisten von der Zusammenarbeit mit einem A / V-Unternehmen, das Ihren Raum kennt. Fragen Sie Ihren Veranstaltungsort nach einer Liste empfohlener A / V-Anbieter und sparen Sie sich viel Recherchezeit.

Was ist 6 Monate vor Ihrer Veranstaltung zu tun?

Save-the-Date-for-Corporate-Event

1. Senden Sie Save-The-Dates

Tipps:

  • Wenn Sie die Save-the-Dates 6 Monate im Voraus senden, wird die Vorfreude im gesamten Büro erhöht.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie das Memo auf allen hinzufügen Büro Bulletin Boards Dies ist eine todsichere Möglichkeit, alle Mitarbeiter im Büro daran zu erinnern, das Datum in ihren Kalender aufzunehmen.

2. Wählen Sie Teambuilding-Aktivitäten und unterzeichnen Sie gegebenenfalls Vereinbarungen

Entscheidungskriterien:

  • Kosten (Wenn Ihr Veranstaltungsort gesperrt ist, können Ihnen die Kosten bei der Entscheidung helfen, welche Teambuilding-Aktivität Sie durchführen möchten.)
  • Mitarbeiterstimmen (Erleichtern Sie Ihre Entscheidung, indem Sie 20 oder mehr Mitarbeiter dazu bringen, Stimmen für ihre bevorzugten Teambuilding-Aktivitäten abzugeben.)

3. Research Dinner Locations

Suche nach Restaurants für Firmenveranstaltungen

Zu berücksichtigende Faktoren:

  • Spezielle Diäten (Suchen Sie nach geeigneten Restaurants, wenn Ihr Unternehmen zu 70% vegan ist.)
  • Reservierungen (Riskieren Sie keine Frustration, indem Sie Restaurants auswählen, die keine Reservierungen annehmen.)
  • Plätze für große Gruppen (Bucht das Restaurant Privatzimmer oder nimmt es Reservierungen für extragroße Partys entgegen?)
  • Menüoptionen
  • Entfernung vom Veranstaltungsort

Tipps:

  • Lokale Empfehlungen sind golden. Wenn Sie in der Stadt Ihrer Veranstaltung niemanden kennen, wenden Sie sich an die Mitarbeiter Ihres Veranstaltungsortes, um deren Meinung zu erfahren.
  • Stellen Sie ein authentisches lokales Speiseerlebnis sicher, indem Sie die Website des Restaurants sorgfältig überprüfen, um sicherzustellen, dass es sich nicht um eine Kette handelt.

4. Forschungspreise und Proben erhalten

Was ist 5 Monate vor Ihrer Veranstaltung zu tun?

1. Wählen Sie gegebenenfalls Aktivitäten für Ehepartner oder Kinder

Entscheidungskriterien:

  • Die Anzahl der Kinder und Ehepartner.
  • Alter von Kindern und Ehepartnern.

Tipps:

  • Fragen Sie Mitarbeiter, die ihre Kinder und Ehepartner mitbringen, nach Aktivitäten, die ihre Familien genießen.

2. Wählen Sie das Namensschild-Layout

Tipps:

  • Die Lesbarkeit ist der wichtigste Teil eines Namensschilds. Stellen Sie sicher, dass Designs und Farben die Namen der Teilnehmer nicht verdecken.

3. Schlüsselkarten bestellen

Was ist 4 Monate vor Ihrer Veranstaltung zu tun?

1. Senden Sie einen Registrierungslink

Tipps:

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  • Verwenden Sie Google Analytics, um Ihrem Link ein Backend-Tracking-Tag hinzuzufügen, damit Sie sehen können, wie viele Personen darauf klicken, insbesondere wie viele Personen darauf klicken und ihre Registrierungen nicht abschließen. Dies kann darauf hinweisen, dass Ihre Registrierungsseite fehlerhaft oder verwirrend ist.

Was ist 3 Monate vor Ihrer Veranstaltung zu tun?

1. Besuchen Sie den Ort für einen letzten Rundgang

2. Senden Sie den letzten Anruf für ausstehende Registrierungen

3. Sammeln Sie Größeninformationen für Geschenke

4. Finden Sie eine Firma für den Transport zum und vom Flughafen

Entscheidungskriterien:

  • Kapazität (Wie viele Fahrten können sie aufnehmen?)
  • Flexibilität (Fahren sie nur während der Geschäftszeiten oder können sie Reisen außerhalb der Geschäftszeiten unternehmen?)

5. Senden Sie Namensschilder an den Drucker

6. Finalisieren Sie die Anzahl der Köpfe für das Abendessen.

7. Finalisieren Sie die Menüs für alle Mahlzeiten

Entscheidungskriterien:

  • Kosten
  • Vielfältige Auswahlmöglichkeiten
  • Geeignet für spezielle Diäten
  • Geeignet für Allergien
  • Lecker (Bestehen Sie darauf, alle Optionen zu probieren.)

8. Holen Sie sich eine Liste der Preisträger und bestellen Sie die Final Awards

9. Entwurf der Tagesordnung

Was einzuschließen ist:

  • Informationen zum Veranstaltungsort und Adresse
  • Daten, Zeiten und Orte aller Ereignisse und Pausen
  • Daten, Zeiten und Orte aller Mahlzeiten
  • Namen und E-Mails von Referenten und Moderatoren
  • Sie kontaktieren Informationen, um Fragen oder Bedenken zu beantworten
  • Wichtige Hinweise (Wenn die Teilnehmer etwas mitbringen oder sich auf eine bestimmte Weise anziehen müssen, beachten Sie dies unbedingt auf der Tagesordnung.)

10. Entwurf eines Begrüßungsschreibens

Was einzuschließen ist:

  • Warum Ihr Unternehmen die Veranstaltung hat
  • Was Sie durch die Veranstaltung erreichen möchten
  • Wie sich die Veranstaltung mit Ihrer verbindet Unternehmensmission
  • Gegebenenfalls Termine für die nächste Veranstaltung

Was ist 2 Monate vor Ihrer Veranstaltung zu tun?

1. Wählen Sie Geschenke der Mitarbeiter und Bestellungen aufgeben.

Mitarbeitergeschenke für Firmenveranstaltungen

Was ist 1 Monat vor Ihrer Veranstaltung zu tun?

1. Mieten Sie ein Fahrzeug, um Gegenstände zum und vom Veranstaltungsort zu bewegen

2. Senden Sie die Rooming List an das Hotel

3. Schließen Sie die Agenda ab und senden Sie sie an den Drucker

Agenda-Checkliste:

  • Informationen zum Veranstaltungsort und Adresse
  • Daten, Zeiten und Orte aller Ereignisse und Pausen
  • Daten, Zeiten und Orte aller Mahlzeiten
  • Namen und E-Mails von Referenten und Moderatoren
  • Ihre Kontaktinformationen
  • Wichtige Notizen

4. Schließen Sie den Begrüßungsbrief ab und senden Sie ihn an den Drucker

Checkliste für Begrüßungsschreiben:

  • Ist klar, warum Ihr Unternehmen die Veranstaltung ausrichtet?
  • Sind die Veranstaltungsziele klar?
  • Verstehen Sie, wie die Veranstaltung zu Ihrer Unternehmensmission beiträgt?
  • Haben Sie Termine für zukünftige Veranstaltungen angegeben?

Was tun im Monat Ihrer Veranstaltung?

1. Verschieben Sie wichtige Elemente in einen Raum und führen Sie eine Bestandsaufnahme durch

2. Überprüfen Sie, ob Mitarbeitergeburtstage mit dem Ereignis überlappen

3. Veranstalten Sie eine Teambesprechung

Was ist zu tun:

  • Gehen Sie die Veranstaltungsagenda durch und stellen Sie Fragen.
  • Fragen Sie nach Freiwilligen für die verschiedenen Rollen, die Sie besetzen müssen. (Bereiten Sie im Voraus eine Liste mit Aufgaben vor, einschließlich Zeit- und Ortserwartungen, damit die Rollen klar sind und die Freiwilligen verstehen, wofür sie sich anmelden.)

Was ist 1 Woche vor Ihrer Veranstaltung zu tun?

Abschlussbesprechung vor Firmenveranstaltung

1. Veranstalten Sie eine Teambesprechung

Was ist zu tun:

  • Gehen Sie die Aufgaben im Detail durch und geben Sie den Freiwilligen die Möglichkeit, Fragen zu stellen.

2. Holen Sie sich Remote Access für Laptop

Was tun am Tag Ihrer Abreise zu Ihrer Veranstaltung?

  • Türentriegelungs-Timer wechseln.
  • Aktualisieren Sie die automatische Voicemail- und E-Mail-Antwortnachricht.
  • Aktualisieren Sie die von Ihnen verwalteten Websites.
  • Bürokühlschrank reinigen.

Was tun in der Woche Ihrer Veranstaltung?

Tag der Firmenveranstaltung

1. Veranstalten Sie eine Teambesprechung

Was ist zu tun:

  • Nehmen Sie die letzten Fragen auf.
  • Gehen Sie ein letztes Mal durch den Ereignisfluss.
  • Sei aufgeregt!

2. Veranstalten Sie eine Probe vor der Konferenz mit Hotelmitarbeitern, Mitarbeitern und Präsentatoren, die verfügbar sind

Was ist zu tun:

  • Stellen Sie sicher, dass alle über den Zeitpunkt von Präsentationen, Mahlzeiten usw. informiert sind.
  • Stellen Sie sicher, dass jeder weiß, wo und wann er sein muss.
  • Überprüfen Sie, ob Informationen oder Unannehmlichkeiten vorliegen.

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