Die einzige Vorlage für das Office-Verfahrenshandbuch, die Sie jemals benötigen werden

Office Procedures Manual

Wenn Sie Office-Prozeduren dokumentieren müssen, können Sie wahrscheinlich eine Vorlage für ein Office-Prozedurhandbuch verwenden. Vorlagen erleichtern Ihnen das Leben, geben Ihnen einen soliden Ausgangspunkt und stellen sicher, dass Sie keine wichtigen Informationen auslassen.



Teambuilding für Remote-Mitarbeiter

Warum sollten Sie überhaupt Büroabläufe dokumentieren müssen? Mit anderen Worten, warum müssen Sie ein Handbuch für Büroabläufe erstellen?

Pro-Tipp: Wenn Sie ein Remote-Mitarbeiter oder Teil eines Teams mit Remote-Mitarbeitern sind, die nach einer effektiven Möglichkeit suchen, in Verbindung zu bleiben, empfehlen wir Ihnen, sich umzusehen Nextiva . Die VoIP-Technologie (Voice over Internet Protocol) von Nextiva ist perfekt für die moderne verteilte Belegschaft konzipiert und ermöglicht Ihren Mitarbeitern, von jedem Ort aus mit einem Computer oder einem Telefon klare Anrufe zu tätigen.

Ausgezeichnete Frage. Der gesunde Menschenverstand legt nahe, dass Verfahrenshandbücher im Allgemeinen eine gute Idee sind, aber es gibt auch einige spezifische Vorteile beim Erstellen eines Handbuchs für Büroverfahren:



  • Wenn Sie in den Urlaub fahren, kann jeder das Handbuch verwenden, um Ihre entscheidenden Aufgaben zu erledigen. Das Handbuch hilft Ihren Vertretern dabei, das zu tun, was getan werden muss, und gibt Ihnen Sicherheit, da Sie wissen, dass Ihre Arbeit abgedeckt und auch korrekt behandelt wird. Immerhin haben Sie das Handbuch geschrieben!
  • Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter an Bord haben müssen, können Sie dem neuen Mitarbeiter Kopien des Handbuchs zur Verfügung stellen. Sie können alle Prozesse und Verfahren auf einfache Weise erklären, wenn der neue Mitarbeiter folgt, da im Handbuch alles klar umrissen wird.
  • Wenn Sie dem Management Ihre Aufgaben und Prozesse erläutern müssen, haben Sie einen gut dokumentierten Bericht über alle wichtigen Prozesse und Aufgaben direkt zur Hand.
  • Wenn Sie jemals Ihren aktuellen Job verlassen, müssen Sie nicht verschlüsseln, um alle Ihre Prozesse aufzuzeichnen, bevor Sie den Job verlassen. Es kommt auch Ihrem Ersatz und dem gesamten Unternehmen zugute, ein Referenzhandbuch zu haben, das nicht in Eile zusammengestellt wurde.

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Die folgenden Vorlagen und Tipps helfen Office-Managern und Assistenten, ihre bewährten Arbeitsprozesse zu dokumentieren und weiterzugeben.

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Best Practices für das Office-Verfahrenshandbuch

Hier finden Sie alles, was Sie zum Erstellen einer effektiven Vorlage für manuelle Office-Verfahren benötigen.

Best Practices für das Office-Verfahrenshandbuch

  1. S. Geben Sie Ihrem Handbuch einen Überblick. Laut Patricia Robb , Autor von Lachen bis zur Arbeit: Ein Überlebensblog für den heutigen Verwaltungsassistenten , „Sie sollten Ihre Aufgaben in einem logischen Format in einem Inhaltsverzeichnis anordnen, um herauszufinden, wie Sie die einzelnen Elemente platzieren möchten. Sobald Sie das Inhaltsverzeichnis fertiggestellt haben, können Sie zurückgehen und die Details eingeben. “
  2. Verwenden Sie Ihre Stellenbeschreibung und die Dokumentation aus den letzten Überprüfungen, um Ihre Kernaufgaben zu erledigen. In Ihrem Handbuch sollte Schritt für Schritt beschrieben werden, wie Sie jede dieser Kernaufgaben erledigen.
  3. Trennen Sie alle Richtlinien, die Sie dokumentieren müssen, von allen Verfahren, die Sie dokumentieren müssen. Gemäß Compliance Bridge 'Eine Richtlinie definiert eine Reihe von Regeln wie das Verhalten am Arbeitsplatz, während ein Verfahren die Schritte definiert, die Sie unternehmen sollten, um einen neuen Mitarbeiter an Bord zu nehmen.' Wenn Sie möchten, dass jemand weiß, warum Sie etwas tun, erstellen Sie eine Richtlinie und zeichnen Sie sie auf. Wenn Sie möchten, dass jemand weiß, wie etwas zu tun ist, erstellen Sie eine Prozedur und zeichnen Sie sie auf.
  4. Schreiben Sie das Handbuch in klarer und prägnanter Sprache. Ein kryptisches Verfahrenshandbuch ist praktisch nutzlos. Hier ist ein neues Office-Sprichwort für Sie: Ein Verfahrenshandbuch, das niemand verstehen kann, nützt niemandem etwas.
  5. Fügen Sie Überschriften und Aufzählungszeichen hinzu. Rufen Sie nicht nur die Verfahren in klarer Sprache auf, sondern rufen Sie auch wichtige Themen und Imbissbuden mit fett gedruckten Überschriften, Aufzählungszeichen, Tabellen und anderen Informationen auf visuelle Elemente das zerlegt Textblöcke. Dies hilft jedem, das Handbuch zu überfliegen und zu den entsprechenden Abschnitten zu springen.
  6. Geben Sie die Kontaktinformationen für die Person an, der der Prozess gehört wahrscheinlich Sie selbst. Auf diese Weise kann jeder, der das Handbuch verwendet, wissen, an wen er sich wenden kann, wenn er Fragen hat.
  7. Überprüfen Sie das Handbuch. Lassen Sie jemanden, der keine Ahnung hat, was Sie tun, das Handbuch lesen. Nachdem Ihr Mitarbeiter das Handbuch gelesen hat, bitten Sie ihn, Sie spielerisch durchzugehen, was er an einem bestimmten Tag tun würde. Wenn er herumfummelt, liegt wahrscheinlich ein Fehler in der manuellen Schrift oder Struktur vor.
  8. Machen Sie das Handbuch zu einem durchsuchbaren PDF. Auf diese Weise können Benutzer mit weitaus mehr Raffinesse suchen, als sie mit nur ihren Augäpfeln erreichen können, um Ihre Aufzählungszeichen und Überschriften zu überfliegen, unabhängig davon, wie gut sie organisiert sind.
  9. Geben Sie das Erstellungsdatum des Handbuchs sowie das Datum der letzten Aktualisierung an. Auf diese Weise können Benutzer überprüfen, ob sie aktuelle Informationen erhalten.
  10. Bieten Sie Flexibilität und Optionen für jedes Verfahren. Gemäß ein Leitfaden zum Verfassen von Richtlinien , „Wenn möglich, sollten Verfahren den Benutzeroptionen bieten. Verfahren, die unnötig restriktiv sind, können ihre Nützlichkeit einschränken. “ In einigen Fällen werden die Personen, die das Handbuch verwenden, einfach „ausfüllen“ und sind möglicherweise nicht fest entschlossen, die Regeln für ein T zu befolgen. Wenn sie auf etwas stoßen, auf das sie wirklich keine Lust haben, tun sie es möglicherweise einfach nicht es.
  11. Vermeiden einschließlich Informationen das könnte bald veraltet sein. Wenn ein Verfahren beispielsweise die Zusammenarbeit mit jemandem im Unternehmen umfasst, können Sie einfach den Titel der Position anstelle des Namens der Person verwenden. Wenn Personen das Unternehmen verlassen, bleibt das Handbuch nützlich.
  12. Fügen Sie bei Bedarf den Kontext hinzu. Definieren Sie alle Begriffe, die für Ihre Position als Jargon spezifisch erscheinen, oder klären Sie alle Verfahren, für deren Verständnis möglicherweise ein Kontext erforderlich ist. Beispielsweise können Sie den Geschäftsbericht des Unternehmens als „The Annual“ bezeichnen. Stellen Sie sicher, dass Sie es als „Unternehmensjahresbericht“ bezeichnen, wenn Sie es in einem Verfahren erwähnen. Wenn jemand ein Verfahren überprüft, unterschätzt er möglicherweise die Bedeutung des „Jahres“ und nimmt Verknüpfungen, wenn er nicht genau weiß, was es ist.
  13. Erstellen Sie einen Aktualisierungsplan und einen Kalender. Ein Handbuch für Büroabläufe ist kein statisches Dokument und muss von Zeit zu Zeit neu belebt werden. Sie müssen sich darum kümmern, damit es funktioniert.
  14. Fügen Sie Organigramme von Abteilungen hinzu und Positionen in Ihrem Unternehmen, um sicherzustellen, dass manuelle Lesegeräte die Punkte verbinden können.
  15. Organisieren Sie Abläufe und Aufgaben nach Häufigkeit. Machen Sie deutlich, ob es sich bei einem Eingriff um eine einmalige oder wiederkehrende tägliche, wöchentliche, monatliche oder jährliche Aufgabe handelt.
  16. Geben Sie an, wie viel Zeit jedes Verfahren wahrscheinlich dauern wird. Dies verwaltet die Erwartungen der Benutzer und hilft ihnen, ihre Zeit effektiv zu verteilen.
  17. Patricia Robb empfiehlt auch das Einfügen von Checklisten um manuellen Benutzern zu helfen, sicherzustellen, dass sie alle kritischen Verfahren abdecken.

Vorlagen für Office-Verfahrenshandbücher

Arbeiten an einer Vorlage für ein Büroverfahren

Workouts bei der Arbeit zu tun

Verwenden Sie diese Vorlage so oft, wie Sie benötigen, um alle wichtigen Aufgaben abzudecken.

Fügen Sie die folgenden Informationen hinzu, um die Verfahren für eine Aufgabe in Ihrem Verfahrenshandbuch zu beschreiben.

  • Die Aufgabe:
  • Erforderliche Zeit:
  • Beteiligte Abteilungen:
  • Beteiligte Positionen:
  • Warum wir es tun:
  • Wenn wir es tun:
    • Täglich:
    • Wöchentlich:
    • Monatlich:
    • Jährlich:
  • Wie machen wir es:
    • Schritt 1:
    • Schritt 2:
    • Schritt 3:
    • Schritt 4:
    • Schritt 5:
  • Schlüssellieferung / Abschlusszeichen:

Beispiele für das Office-Verfahrenshandbuch

Vorlage für das Office-Verfahrenshandbuch

Ihr Handbuch für Büroabläufe besteht wahrscheinlich aus einer Reihe von Aufgaben, von denen einige verwandt und andere vollständig getrennt sind. Offensichtlich gruppenbezogene Aufgaben zusammen. Fügen Sie Linien oder Flussdiagramme hinzu, um die Verbindung zwischen den Aufgaben anzuzeigen.

Beispiel 1:

  • Die Aufgabe: Nehmen Inventar der Büro-Snack-Station
  • Erforderliche Zeit: Etwa 15 Minuten
  • Beteiligte Abteilungen: N / A; Jeder genießt die Snacks, aber der Office Manager ist die einzige Person, die für die Bestellung von Snacks und die Inventarisierung verantwortlich ist
  • Beteiligte Positionen: N / A; Dies ist ein Solo-Gig
  • Warum wir es tun: Um sicherzugehen, dass unsere Snackmengen die tatsächlichen Vorlieben und den Verbrauch im gesamten Büro widerspiegeln.
  • Wenn wir es tun:
    • Täglich: Zweimal das erste am Morgen und das letzte am Abend.
  • Wie machen wir es:
    • Schritt 1: Zähle die Snacks.
    • Schritt 2: Notieren Sie die Gesamtmengen.
    • Schritt 3: Notieren Sie die Mengen jedes einzelnen Snacks.
    • Schritt 4: Füllen Sie die Snacks während Ihres Besuchs am Ende des Tages entsprechend auf.
    • Schritt 5: Bestellen Sie nach Bedarf.
  • Schlüssellieferung / Abschlusszeichen: Eine wieder aufgefüllte Snackstation.

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Reise buchen

Beispiel 2:

  • Die Aufgabe: Erstellen Sie eine Reiseroute für die Sitzung des Executive Leadership Committee
  • Erforderliche Zeit: 30 Minuten
  • Beteiligte Abteilungen: N / A; Führungskräfte aus allen Abteilungen sind in das Komitee involviert, aber die Erstellung der Reiseroute bezieht nur das Verwaltungsteam mit ein.
  • Beteiligte Positionen: Die Assistenten der Geschäftsleitung für jeden Hauptabteilungsleiter müssen Reiseroutenelemente hinzufügen und die endgültige Reiseroute überprüfen und abzeichnen.
  • Warum wir es tun: Eine Reiseroute ist für den Erfolg jeder Sitzung des Executive Leadership Committee von zentraler Bedeutung. Führungskräfte nehmen die Reiseroute ernst und planen damit Diskussionspunkte, Präsentationen und mehr.
  • Wenn wir es tun:
    • Täglich: Während das Meeting nur einmal pro Woche stattfindet, erstreckt sich der Reiseroutenplanungsprozess über mehrere Tage und beginnt lange vor dem Tag vor dem Meeting. Machen Sie jeden Tag ein paar Dinge, um die Erstellung von Reiserouten so schnell und einfach wie möglich zu gestalten.
  • Wie machen wir es:
    • Schritt 1: Senden Sie eine E-Mail an andere Assistenten der Abteilung, um ihre Reiseroutenpunkte zu erhalten.
    • Schritt 2: Erstellen Sie einen ersten Entwurf der Reiseroute unter Verwendung der Eingaben anderer EAs.
    • Schritt 3: Senden Sie den Entwurf der Reiseroute zur Überprüfung und Genehmigung an andere EAs.
    • Schritt 4: Integrieren Sie Feedback und polieren Sie die endgültige Reiseroute.
    • Schritt 5: Senden Sie die Reiseroute an alle Besprechungsteilnehmer.
  • Schlüssellieferung / Abschlusszeichen: Die Reiseroute wird mindestens einen Tag vor dem Meeting (am Dienstag) an alle Meeting-Teilnehmer verteilt.

Geschäftsreise

Beispiel 3:

Weihnachtsfeier Ideen für die Arbeit
  • Die Aufgabe: Erstellen Sie die Geschäftsreiseroute einer Führungskraft.
  • Erforderliche Zeit: 1-2 Stunden
  • Beteiligte Abteilungen: N / A
  • Beteiligte Positionen: N / A
  • Warum wir es tun: Reiserouten sind für den Erfolg der Geschäftsreisepläne einer Führungskraft von zentraler Bedeutung.
  • Wenn wir es tun:
    • Wie benötigt: Sie werden wissen, dass es notwendig ist, eine Reiseroute zu erstellen, wenn die Führungskraft eine Reise plant.
  • Wie machen wir es:
  • Schlüssellieferung / Abschlusszeichen: Die executive hat eine Reiseroute mindestens eine Woche vor dem Abflugdatum.

Haben Sie jemals ein Handbuch für Büroabläufe erstellt? Welche Tipps, Tricks und Best Practices haben Sie auf dem Laufenden gehalten? Teilen Sie Ihre Erfahrungen in den Kommentaren unten.

(PS - Treten Sie einer unserer privaten FB-Gruppen exklusiv für bei Assistenten der Geschäftsleitung oder Büroleiter . Es ist eine GemeinschaftKontakte knüpfen, zusammenarbeiten und Ratschläge austauschen, wie Sie das breite Spektrum der Herausforderungen bewältigen können, denen Sie in Ihrer Rolle gegenüberstehen.)

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