Was Sie über die Hierarchie der administrativen Jobtitel wissen müssen

Hierarchie der administrativen Jobtitel

Verstehen Sie die Hierarchie der administrativen Berufsbezeichnungen?



Sogar Leute, die seit Jahren im Verwaltungsbereich tätig sind, finden das komplexe Netz von Berufsbezeichnungen, Organisationsstrukturen und unterschiedlichen Verantwortlichkeiten manchmal etwas verwirrend. Erfahrene Administratoren stellen möglicherweise Fragen wie:

  • Welche unterschiedlichen Dinge tun Verwaltungsbeamte und Verwaltungsaufsichtsbeamte normalerweise? (Beamte verwalten normalerweise Prozesse, während Vorgesetzte Prozesse verwalten, aber auch andere Mitarbeiter.)
  • Was ist der Unterschied zwischen einem Office Administrator und ein Office Manager ?
  • Ist ein Executive Administrator ein Administrator auf Executive-Ebene oder jemand, der Führungskräfte verwaltet? (Sie verwalten normalerweise an Führungskräfte.)

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Die Fragen gehen weiter und weiter. Schließlich könnte das mysteriöse Schema der administrativen Berufsbezeichnungen dazu führen, dass Fachleute sich fragen, wo ihre eigenen Titel in die Gesamtlandschaft passen. Ein ähnliches Dilemma könnte Jobjäger verwirren, die sich fragen, auf welche administrativen Jobtitel sie bei ihrer Karrieresuche abzielen sollen.



Verwirrt über die Hierarchie der administrativen Jobtitel

Lassen Sie uns die Hierarchie der administrativen Jobtitel klären! Hier finden Sie alles, was Sie wissen müssen, um die verschiedenen Ebenen von Administratortiteln zu verstehen und die Bedeutung der Titel zu interpretieren.

Ein Hinweis bevor wir beginnen: Die unten aufgeführten Berufsbezeichnungen, Verantwortlichkeiten und Erwartungen werden möglicherweise auf mehreren Ebenen angezeigt. Ein Office Manager kann beispielsweise eine Einstiegsposition in einem Unternehmen und eine hochrangige Position in einem anderen Unternehmen sein, das anspruchsvollere Büroanforderungen hat. Beachten Sie außerdem, dass diese Liste viele, aber sicherlich nicht alle administrativen Berufsbezeichnungen abdeckt, auf die Sie stoßen werden.



Administrative Berufsbezeichnungen für Einsteiger

Administrative Berufsbezeichnungen für Einsteiger

  • Bürokoordinator
  • Büroverwalter
  • Büroassistent
  • Büroleiter
  • Büroangestellter
  • Rezeptionsassistent
  • Dateneingabe Schreiber
  • Dateneingabespezialist
  • Abteilungskoordinator
  • Verwaltungskoordinator
  • Administrative Assistent
  • Verwaltungsassistent
  • Administrative Hilfe
  • Verwaltungsmitarbeiter
  • Administrator
  • Junior Verwaltungsassistent
  • Ereignisadministrator
  • Rezeptionist
  • Archivar
  • Persönlicher Assistent

Aufgaben als Administrator für Einsteiger

Einsteigeradministratoren erledigen normalerweise ein bisschen von allem. Möglicherweise haben sie einen langsamen Tag Zeit, um Dateien zu organisieren und Dokumente vorzubereiten, und kommen dann am nächsten Tag zur Arbeit, um einen Posteingang mit verschiedenen Anfragen von Mitarbeitern im gesamten Büro zu finden.

Mitarbeiter wenden sich an ihre Administratoren, um Unterstützung zu erhalten, die sie zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigen. Mitarbeiter in diesen Positionen erledigen alle erforderlichen Aufgaben im Büro, helfen den Mitarbeitern, ihre beste Arbeit zu erledigen, und sorgen dafür, dass das Büro so reibungslos wie möglich funktioniert.

Jeder Einsteigeradministrator wird sich wahrscheinlich wiederfinden:

  • Verwalten der Bürokommunikation - Ausführen von Telefonanrufen, E-Mails und herkömmlichen E-Mails in Unternehmen
  • Wartung von Bürodiensten, einschließlich IT-Ressourcen und -Einrichtungen (Dies umfasst die Beantwortung technischer Fragen und Serviceanfragen.)
  • Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit bei der Planung von Veranstaltungen und Initiativen
  • Reisepläne koordinieren, Reiserouten erstellen und Buchungen abschließen
  • Planen und Verwalten von Kalendern
  • Kontaktlisten pflegen
  • Das Büro behalten Ablagesystem in Ordnung
  • Vertretung von Bürointeressen in Beziehungen zu externen Mitarbeitern, einschließlich Lieferanten, Beratern und Kunden
  • Rechnungen erstellen
  • Verfolgung und Bestellung von Büromaterial
  • Bereitstellung Büro-Snacks und andere Vorteile
  • Unterstützung von Direktoren, Managern und Führungskräften nach Bedarf
  • Gemeinsame Büroräume organisieren
  • Bearbeitung eingehender und ausgehender Pakete und E-Mails

Um diese vielfältige Liste von Verantwortlichkeiten angemessen zu handhaben, wird von Administratoren der Einstiegsklasse normalerweise Folgendes erwartet:

  • Erkennen und reagieren Sie auf potenzielle Probleme
  • Ergreifen Sie die Initiative, um Probleme unabhängig und kreativ zu lösen (Um so effektiv wie möglich zu sein, müssen Administratoren der Einstiegsklasse in der Lage sein, Entscheidungen zu treffen und Probleme zu lösen, ohne dass jemand anderes Eingaben benötigt.)
  • Effektiv und respektvoll mit internen und externen Stakeholdern in verschiedenen Formaten kommunizieren
  • Zeit strategisch verwalten
  • Multitasking und schnelles Verschieben von Aufgaben, um eine Vielzahl von geringfügigen Aufgaben zu erledigen, ohne dass etwas durch die Risse fällt
  • Organisieren und verarbeiten Sie Informationen und verfolgen Sie gleichzeitig physische Elemente und Projekte, um die Produktivität zu maximieren
  • Behalten Sie die Gelassenheit, wenn etwas schief geht
  • Seien Sie immer schnell und vorbereitet
  • Denken Sie an wichtige Details, da mehrere Personen im Laufe des Tages mündliche, handgeschriebene und per E-Mail gesendete Anfragen stellen
  • Arbeiten Sie schnell, aber genau

Administrative Berufsbezeichnungen auf mittlerer Ebene

Administrative Berufsbezeichnungen auf mittlerer Ebene

  • Administrative Assistent
  • Büroleiter
  • Vorstandsassistent
  • Operations Manager
  • Administrative Services Manager
  • Administrativer Support-Manager
  • Spezialist für administrative Unterstützung
  • Ereignisadministrator
  • Persönlicher Assistent
  • Service Administrator
  • Reisekoordinator
  • Verwaltungsspezialist
  • Assistent der Geschäftsleitung
  • Exekutivsekretär
  • Geschäftsführer
  • Betriebswirt
  • Hausmeister
  • Verwaltungstechniker
  • Mitarbeiterassistent
  • Planer
  • Unit Assistant

Aufgaben des Administrators auf mittlerer Ebene

Wie Administratoren der Einstiegsklasse erledigen Administratoren der mittleren Ebene ein bisschen von allem. (Was können wir sagen; es scheint ein Markenzeichen des Verwaltungsbereichs zu sein.) nicht wie Einsteigeradministratoren, mittelständische Administratoren erledigen normalerweise etwas weniger, aber weitaus spezialisiertere Aufgaben, wie z. B. die Abrechnung. Administratoren mittlerer Ebene werden auch häufig aufgefordert, an großen unternehmensorientierten Unternehmensprojekten teilzunehmen, einschließlich Unternehmenskulturinitiativen, Mitarbeiterprämienprogrammen und strategischen Rebrandings.

Sobald Administratoren von der Einstiegsebene zur mittleren Ebene gewechselt sind, verfügen sie über genügend Erfahrung, um ihre eigenen Richtlinien zur Verbesserung des Unternehmensbetriebs zu entwerfen und zu implementieren.

Jeder Administrator auf mittlerer Ebene wird sich wahrscheinlich wiederfinden:

  • Implementierung von Bürorichtlinien und Strategieplanung für Verbesserungen bestehender Prozesse
  • Entwicklung von Initiativen in Bezug auf Unternehmenskultur und Wohlbefinden der Mitarbeiter
  • Implementierung kritischer Sicherheitsverfahren, einschließlich Erstellung von Evakuierungsplänen, Durchführung von Übungen und Einrichtung der Gebäudesicherheit
  • Umgang mit der Gehaltsabrechnung
  • Planung von Design- und Layoutverbesserungen im Büro
  • Onboarding und Offboarding neuer Mitarbeiter
  • Verwalten von Betriebsaufgaben, einschließlich der Abwicklung von Vergütungsvorteilen für Mitarbeiter, des Parkens und der Gebäudeinstandhaltung
  • Führungskräfte direkt unterstützen
  • Planen von Veranstaltungen und Besprechungen
  • Reise koordinieren
  • Planen und Verwalten von Kalendern
  • Berichte erstellen und manchmal präsentieren
  • Überwachung anderer Mitarbeiter des Office-Supports
  • Bücher und Aufzeichnungen führen
  • Rechnungsprozesse besitzen
  • Festlegen der Informationsorganisation und -architektur des Unternehmens
  • Regelmäßige Kontaktaufnahme mit Kunden, Lieferanten, Gebäudemanagement und Mitarbeitern
  • Ausführen großer Büroprojekte wie Renovierungen, Installationen und Initiativen zur Bürogestaltung
  • Verwaltung des Bürobudgets und der Finanzverwaltung, von der Kostenabwicklung bis zur Implementierung von Prozessen
  • Verträge verhandeln und verfolgen
  • Anhörung (und Behebung von Problemen im Zusammenhang mit) Beschwerden
  • Mitarbeiterkonflikte lösen

Multitasking-Verwaltungsassistent

Um diese vielfältige Liste von Verantwortlichkeiten angemessen zu bewältigen, wird von Administratoren auf mittlerer Ebene normalerweise Folgendes erwartet:

  • Entwickeln Sie unabhängig tragfähige Lösungen für auftretende Probleme
  • Nutzen Sie alle Werkzeuge des Handels Prozesse zu verbessern und zu verstärken
  • Denken Sie strategisch und geben Sie Führungskräften eine fundierte Gesamtführung
  • Gehen Sie elegant mit dem Druck um, eine stets zuverlässige Ressource für das Management zu bleiben
  • Priorisieren Sie die Arbeit so, dass sie mit der Unternehmensmission übereinstimmt
  • Verwenden Sie jederzeit Diskretion, um ein vertrauenswürdiger Bewahrer vertraulicher Informationen zu sein
  • Übermitteln Sie Nachrichten effektiv an verschiedene Zielgruppen in verschiedenen Formaten
  • Verhandeln und vernetzen Sie sich, um vorteilhafte und erfüllende Verbindungen aufzubauen
  • Nutzen Sie emotionale Intelligenz, um harmonisch und effektiv mit anderen zusammenzuarbeiten
  • Wenden Sie Analysefähigkeiten an, um wichtige Geschäftsentscheidungen zu treffen
  • Verstehen und interpretieren Sie komplexe Informationen, die sich sowohl auf abstrakte (Beziehungen) als auch auf technische (Bestandsverwaltung) Büroaufgaben beziehen
  • Anpassung an sich ändernde Anforderungen und Verantwortlichkeiten
  • Führen Sie andere und delegieren Sie Aufgaben
  • Führen Sie Projekte und Workflows von der Initiierung bis zur Fertigstellung
  • Fangen Sie große und kleine Details ein
  • Hören Sie zu, ermutigen Sie und bieten Sie gelegentlich „Therapie“ am Arbeitsplatz an.

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Hochrangige administrative Berufsbezeichnungen

Hochrangiger Verwaltungsassistent

  • Büroleiter
  • Vorstandsassistent
  • Senior Executive Assistant
  • Senior Personal Assistant
  • Chief Administrative Officer
  • Verwaltungsdirektor
  • Direktor für Verwaltungsdienste
  • Betriebsleiter
  • Betriebsleiter
  • Senior Rezeptionist
  • Community Liaison
  • Chief Happiness Officer
  • Chief People Officer

Verantwortlichkeiten für hochrangige Administratoren

Wie andere Administratoren tun dies auch hochrangige Administratoren von Zeit zu Zeit. In hochrangigen Positionen wird der Fokus, den wir auf der mittleren Ebene gesehen haben, jedoch noch tiefer. Hochrangige Administratoren verbringen normalerweise mehr Zeit mit der Arbeit mit bestimmten Führungskräften oder mit der Arbeit an Geschäftsprozessen. Erfahrene Administratoren verbringen den größten Teil ihrer Zeit damit, den Erfolg ihres Schwerpunktbereichs sicherzustellen und viel weniger Zeit für stückweise Probleme, kleinere Notfälle und andere kleine Verwaltungsaufgaben zu verwenden.

Jeder hochrangige Administrator wird sich wahrscheinlich wiederfinden:

  • Als Hauptmitarbeiter im Büro tätig
  • Die einzige Verbindung zwischen verschiedenen Büroteams bei der Entwicklung und Durchführung unternehmensweiter Initiativen, Richtlinien und Prozesse
  • Erleichterung und sogar Leitung neuer Geschäftsinitiativen und strategischer Projekte
  • Beratung zur Verbesserung von Abläufen und Arbeitsabläufen für ganze Abteilungen
  • Durchführung einer Vielzahl strategischer Personalfunktionen im Zusammenhang mit der Einstellung, Bindung und Entwicklung von Richtlinien für Mitarbeiter
  • Verwaltung anderer Abteilungsleiter und Manager
  • Bestimmen, wie Unternehmensressourcen am besten genutzt werden können
  • Halten Sie die Stakeholder des Unternehmens über wichtige Aktualisierungen und Entwicklungen auf dem Laufenden
  • Verwaltung und Führung des gesamten administrativen Supportteams und häufig auch anderer Teams
  • Ziele für das gesamte Unternehmen und einzelne Teams setzen
  • Überwachung aller Dinge im Zusammenhang mit dem täglichen Betrieb
  • Verfolgung von Geschäftsentwicklungsmöglichkeiten
  • Aufrechterhaltung wichtiger externer strategischer Geschäftsbeziehungen
  • Stellvertretende Führungskraft für wichtige Führungskräfte und Übernahme einer Vielzahl von Aufgaben in dieser Funktion

Um diese vielfältige Liste von Verantwortlichkeiten angemessen zu bewältigen, wird von Administratoren auf mittlerer Ebene normalerweise Folgendes erwartet:

  • Sie verfügen über jahrelange Erfahrung und nachgewiesene Erfolge in administrativer oder leitender Funktion
  • Demonstrieren Sie strategische und kritische Denkfähigkeiten, die denen der Führungskräfte, denen sie dienen, Konkurrenz machen
  • Besitze ein übernatürliches Auge für Details; Diese Personen erinnern sich an den Namen aller Personen, an jedes Fälligkeitsdatum und an jeden wichtigen Punkt in Bezug auf Richtlinien und Prozesse
  • Kommunizieren Sie mit jedem und jeder, um Ergebnisse zu erzielen
  • Manipulieren Sie ihre Zeit, bis es so aussieht, als hätten sie mehr Stunden an einem Tag
  • Demonstrieren Sie ein Engagement auf Investorenebene für die Unternehmensmission
  • Haben Sie ein Händchen für die Verbesserung von Prozessen und die Verwaltung von Workflows auf eine Weise, die sowohl Effizienz als auch guten Willen fördert
  • Seien Sie bei Mitarbeitern aller Ebenen und in allen Abteilungen beliebt und respektiert
  • Übernehmen Sie die Verantwortung für alle Ergebnisse, auch für diejenigen, die die tägliche Arbeit nicht direkt berühren

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Wenn Sie im administrativen Bereich tätig sind (insbesondere wenn Sie Jobs durchsuchen), sind Sie sicher, dass Sie auf Ihren angemessenen Anteil an administrativen Jobtiteln gestoßen sind. Wir würden uns über Ihre Informationen zur Hierarchie der administrativen Berufsbezeichnungen freuen. Teilen Sie uns mit, welche Titel wir verpasst haben, und teilen Sie uns unten Ihre Erkenntnisse mit!

Besonderer Dank an O * NET OnLine , gesponsert vom US-Arbeitsministerium, für die Führung einer erstaunlichen Datenbank mit Beschäftigungsinformationen.